Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) a pour mandat général de renforcer les contributions de l’ONU à la réalisation de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest et au Sahel. Elle s’engage dans la diplomatie préventive, les bons offices et la médiation politique et la facilitation dans les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel.
Le poste est au sein de la Section des affaires politiques du Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS). L’assistant administratif travaille sous la supervision du chef du bureau de liaison d’Abuja avec les conseils techniques de l’appui à la mission. L’assistant administratif est chargé de gérer efficacement et efficacement toutes les questions administratives et logistiques liées à la cellule de liaison d’UNOWAS à Abuja, y compris les ressources humaines, les finances et l’administration générale.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :
Gestion des ressources humaines
¿ Initie, examine, traite et suit les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la Cellule de liaison d’Abuja, par exemple, le recrutement du personnel et des consultants , le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des postes, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
¿ Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités et les droits en vertu du Statut et du Règlement du personnel.
¿ Supervise la maintenance des fichiers d’annonces de postes vacants et suit l’état des annonces de postes vacants.
¿ Surveille le tableau des effectifs et prépare les données/graphiques statistiques pertinents.
Budget et finances
¿ Aide à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines. Consolide le budget / programme de travail en ce qui concerne le budget, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats de l’UNOWAS.
¿ Surveille les dépenses et compare avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
¿ Assiste le superviseur, au besoin, dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
¿ Assure la liaison avec l’appui à la mission, aide à la préparation des soumissions d’exécution budgétaire et à la finalisation des rapports d’exécution budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
¿ Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Administration générale.
¿ Rédige la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
¿ Coordonne étroitement avec POLAS et assure fréquemment la liaison avec l’appui à la mission ainsi qu’avec le PNUD Abuja.
¿ Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyage opérationnel ; suivi des comptes, remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes).
¿ Soutien à l’organisation et à la coordination d’événements, d’ateliers et de réunions de partenaires à Abuja.
Gestion des contrats
¿ Assurer la liaison avec l’appui à la mission, aider à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les sous-traitants externes pour les services externalisés.
¿ Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur au besoin.
¿ Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris les laissez-passer de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer la connaissance des diverses ressources et réglementations administratives, financières et humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis. Une formation technique/professionnelle supplémentaire en
secrétariat, administration, gestion de bureau ou autre domaine pertinent est souhaitable
Emploi – Qualification spécifique
Une formation technique supplémentaire en secrétariat, administration, gestion de bureau ou autre domaine pertinent est souhaitable.
L’expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis. Le minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq (5) ans pour les candidats qui possèdent un diplôme universitaire de premier cycle ou plus.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance du français est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est temporairement disponible jusqu’au 31 décembre 2024. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
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