ASSOCIÉ EXÉCUTIF
Responsabilités
Français Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’associé exécutif sera responsable des tâches suivantes :
1. ASSURER LE FONCTIONNEMENT EFFICACE ET EFFICACE DU BUREAU DU CR EN SE CONCENTRANT SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS :
-Tenir à jour l’agenda du superviseur, les contacts avec les visiteurs de haut rang, l’organisation des rendez-vous et des réunions du CR et du RCO, en faisant office d’interprète si nécessaire.
-Assurer la couverture protocolaire des réunions, événements et correspondance écrite.
-Coordonner les documents d’information de haute qualité pour le coordonnateur résident pour les rendez-vous, les réunions, les missions.
-Rédiger la correspondance, s’assurer que toute la correspondance et tous les documents soumis au CR sont conformes aux normes et standards de l’ONU, y compris les directives, les commentaires au nom du CR pour signature et action/suivi si nécessaire.
-Préparer les projets de traductions/traductions informelles.
-Gérer les voyages, les missions et le calendrier de représentation du CR, soutenir la préparation des voyages et assurer la réservation des vols et la fourniture des informations logistiques.
-Tenir à jour les listes de partenaires de haut niveau, les listes téléphoniques des agences des Nations Unies et du corps diplomatique.
-Aider à organiser des événements officiels : voyages (réservation de vols, demande d’habilitation de sécurité, dispositions à l’aéroport, etc.) pour les visiteurs locaux et de haut niveau, selon les besoins.
-Préparer et tenir à jour des listes de contrôle et des modèles pour les processus pertinents (visites de haut niveau, préparation de réunions, etc.).
2. ASSURER LA FOURNITURE D’UN SOUTIEN EFFICACE EN MATIÈRE DE COMMUNICATION AU BUREAU EN SE CONCENTRANT SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS :
-Tenir à jour le système de classement (dans TEAMS) en assurant la conservation des documents confidentiels. Utilisation d’un système de classement automatisé.
-Coordonner le flux d’informations au bureau, assurer le suivi des dossiers de circulation.
-Filtrer les appels entrants et la correspondance du CR.
-Coordonner les activités de soutien au personnel engagé pour le CR, par exemple le chauffeur, la dame du thé, les coursiers.
-Soutenir l’organisation et la communication lors des diverses réunions de coordination, y compris les réunions de l’UNCT.
-Participer à l’organisation des Journées officielles des Nations Unies, des événements publics, des événements conjoints des Nations Unies et fournir un soutien de secrétariat et administratif à l’UNCT.
• Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au CR.
3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
-Fournir un soutien au personnel international du CR et du BCR pour les questions de réinstallation telles que la documentation, les visas, les préparatifs de voyage, la recherche de logement et d’école, etc.
4. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
-Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
-Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne au siège et sur le terrain.
-Accomplir d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; assistance à la planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance de l’équipement,
5. ADMINISTRATION DES CONTRATS :
-Agir à titre de remplaçant de l’adjoint administratif du RCO, au besoin, pour aider le RCO dans les tâches administratives quotidiennes, selon les besoins, y compris l’administration des contrats, le budget et les finances, et la gestion des ressources humaines.
-Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
-S’assurer que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
-Effectuer d’autres tâches pertinentes qui lui sont assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME :
Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles ses connaissances des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines de l’ONU.
Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter la conscience et le souci d’être efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérer face à des problèmes ou des défis difficiles ; garder son calme dans des situations stressantes.
S’engager à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION :
Élaborer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et les tâches prioritaires ; ajuster les priorités en fonction des besoins ; allouer suffisamment de temps et de ressources à l’achèvement du travail ; prévoir les risques et prévoir les imprévus lors de la planification ; suivre et ajuster les plans et les mesures selon les besoins ; utiliser le temps efficacement.
COMMUNICATION :
S’exprimer et écrire clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis. Un brevet de technicien supérieur en administration ou une licence en littérature est souhaitable. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.
