Org. Réglage et rapport
Le poste est basé à Dakar, au Sénégal et situé au Bureau du Coordonnateur Spécial pour le Développement au Sahel (OSCDS). Le titulaire rendra compte au chef de cabinet.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint administratif principal sera responsable des tâches suivantes :
Responsabilités
Administration générale / Assistance au Coordonnateur spécial :
• Assumer l’entière responsabilité de la gestion du temps et de la programmation, de la planification et de la préparation des activités du Coordonnateur spécial ; Filtre et priorise toute la correspondance entrante ; compile les documents de base et les références pertinents ; surveille et suit les actions à entreprendre.
• Agit comme premier point de contact et de liaison avec les assistants personnels d’autres hauts fonctionnaires à l’interne et à l’externe.
• Assiste le Front Office dans l’administration globale du Bureau, c’est-à-dire fournit un soutien dans la gestion des priorités et du flux de travail du Coordonnateur spécial et des canaux aux membres de l’unité de travail.
Traite de manière indépendante un large éventail de demandes d’informations et de demandes de renseignements complexes (par exemple, les demandes de réponse nécessitant une recherche de dossier ou d’autres recherches); répond ou rédige des réponses à un large éventail de correspondances et d’autres communications.
• Établit/améliore les procédures et systèmes administratifs pour assurer le bon fonctionnement du département, y compris les systèmes de classement (papier et électronique), conçoit et génère une variété de rapports périodiques et ponctuels.
• Gère un large éventail de tâches / processus administratifs (par exemple, les registres des congés et des présences, les feuilles de temps, les préparatifs de voyage, les demandes de visa, les relevés de dépenses, les frais de télécommunications, l’achat d’équipement, les demandes de services et de fournitures, les réservations de salles de conférence, le suivi des comptes et le paiement aux fournisseurs et prestataires individuels pour les services, la planification de l’espace physique et l’identification des besoins en bureautique et la maintenance des équipements, logiciels et systèmes, organisation et coordination d’événements, séminaires, conférences et traductions).
• Organise les réceptions officielles, les réunions, etc., en prenant toutes les dispositions nécessaires
• Supervise le travail du personnel de soutien de bureau; établit les priorités et les délais, attribue le travail et examine les résultats une fois terminés ; forme le personnel de soutien administratif aux procédures administratives, protocolaires et autres procédures pertinentes.
Gestion des ressources humaines :
• Coordonne diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité.
• Assure la liaison avec les services d’administration/de soutien de l’UNOWAS et de l’UNON, selon les besoins, sur toutes les questions d’administration, de ressources humaines et de budget/finances.
• Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits en vertu des Statut et Règlement du personnel, les visas et les voyages.
• Surveille les tableaux de dotation en personnel de l’UMOJA pour une variété d’activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel.
Budget et finances :
• Aide au suivi du budget/programme de travail en ce qui concerne divers budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds sur une base régulière.
• Surveille l’exécution du budget/les dépenses liées à la fonction du bureau, y compris l’achat de matériel et de services de bureau, les demandes de voyage, etc., et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Examiner les demandes de biens et de services pour s’assurer (a) que le code de dépenses correct des objets Umoja a été facturé et (b) que les fonds sont disponibles.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.
• Effectue d’autres tâches assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance des dispositions relatives aux fonctions des règles, règlements, manuels et politiques des Nations Unies. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de jeunesse et d’assurer la participation égale des femmes et des jeunes dans tous les domaines de travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement. Très fort esprit d’initiative. Capacité à faire avancer des processus complexes pour obtenir des résultats articulés, à travailler à différents niveaux et sur différents projets simultanément (organisation personnelle et capacité à effectuer plusieurs tâches). Capacité à travailler sous pression et à vivre confortablement avec le changement ; Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou administration est hautement souhaitable.
L’expérience professionnelle
Un minimum de dix (10) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience du traitement de texte et des tableurs est requise.
Une expérience de l’utilisation d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) tel que UMOJA, SAP ou un système similaire est requise.
Un minimum de deux (2) années d’expérience dans l’application des politiques, réglementations et règles administratives, financières ou de ressources humaines au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable.
Une expérience antérieure de travail dans une opération de terrain du système commun des Nations Unies, y compris des agences, des fonds et des programmes, ou une organisation internationale comparable est souhaitable.
Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU ; pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
REMARQUE : « la maîtrise de l’anglais équivaut à une note de « fluide » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la « connaissance de » équivaut à une note de « confiant » dans deux des quatre domaines.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre une évaluation écrite suivie d’un entretien axé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est temporairement disponible jusqu’au 31 décembre 2023, pour une durée limitée et ne comporte aucune espérance, légale ou autre, de renouvellement. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelles que soient leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Les candidats externes ne seront pris en compte que lorsqu’aucun candidat interne approprié du lieu d’affectation n’est identifié. Le candidat est responsable de tous les frais de déplacement encourus pour prendre le rendez-vous.
Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.
Candidats internes – lorsque vous remplissez le formulaire de profil de candidat, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTES les expériences professionnelles et les coordonnées sont remplis et à jour. Ces informations servent de base au responsable du recrutement pour évaluer votre éligibilité et votre adéquation au poste et pour vous contacter.
Le Secrétariat de l’ONU s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes et une diversité géographique 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.
