Le programme des Volontaires des Nations Unies est une agence de l’Organisation des Nations Unies qui déploie des volontaires pour soutenir directement sur le terrain d’autres organismes de l’ONU. Cette organisation vise à promouvoir le volontariat pour la paix et le développement dans le monde.
Détails
Mission et objectifs
Fondée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. Avec 174 États membres, 8 autres États ayant le statut d’observateur et des bureaux dans plus de 100 pays, l’OIM se consacre à la promotion d’une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Pour ce faire, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants. L’OIM s’efforce d’assurer une gestion ordonnée et humaine des migrations, de promouvoir la coopération internationale sur les questions migratoires, d’aider à la recherche de solutions pratiques aux problèmes migratoires et de fournir une assistance humanitaire aux migrants dans le besoin, y compris les réfugiés et les personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays. La Constitution de l’OIM reconnaît le lien entre la migration et le développement économique, social et culturel, ainsi que le droit à la liberté de circulation. L’OIM travaille dans les quatre grands domaines de la gestion des migrations : Migration et développement Faciliter la migration Régulation des migrations Migration forcée. Les activités de l’OIM dans ces domaines comprennent la promotion du droit international des migrations, le débat et l’orientation politiques, la protection des droits des migrants, la santé des migrants et la dimension de genre de la migration.
Contexte
Cette mission des Volontaires des Nations Unies (VNU) s’inscrit dans le cadre du programme phare de l’OIM COMPASS (www.iom.int/compass) en appui à son équipe de communication et de sensibilisation basée à Dakar, au Sénégal, au sein du Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre. L’équipe des communications et de la sensibilisation est à la recherche d’un(e) employé(e) d’équipe débrouillard pour fournir un soutien administratif et assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes de l’équipe, permettant ainsi aux membres de l’équipe de se concentrer sur leurs responsabilités et leurs objectifs fondamentaux. L’assistant d’équipe jouera un rôle essentiel dans l’amélioration de la productivité, de l’efficacité et de la communication au sein de l’équipe et dans l’ensemble de l’organisation. En échange, le/la candidat(e) sélectionné(e) apprendra les tenants et aboutissants du travail pour une agence des Nations Unies, de l’administration aux finances, et pourra apprendre de ses collègues aux niveaux national, régional et mondial sur la gestion des migrations et les activités de l’ONU dans cette région. Nous fournissons le soutien nécessaire à l’apprentissage et à l’encadrement pour transformer cette expérience en un voyage enrichissant qui préparera le jeune volontaire des Nations Unies à une future carrière dans le développement international.
Description de la tâche
Les tâches de l’assistant d’équipe sont les suivantes : – Gestion du bureau : s’assurer que les membres de l’équipe ont un accès régulier à la connexion Internet, aux fournitures et à toutes les installations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (assurer la liaison avec les collègues au niveau du DS).
– Soutien à l’approvisionnement : rédiger les termes de référence, créer des demandes d’achat dans la plate-forme de planification des ressources de l’OIM (PRISM ou équivalent) et assurer le suivi avec les collègues de l’approvisionnement pour la sélection des fournisseurs, la passation de marchés et la livraison des services et des biens.
– Soutien aux ressources humaines : aide à la rédaction des termes de référence pour le recrutement des consultants, suivi avec les collègues RH pour assurer les contrats de travail des membres de l’équipe, mise en place des processus de recrutement.
– Préparation et gestion des documents : Créer et mettre en forme des documents, des présentations et des visuels selon les besoins de l’équipe. Cela peut inclure l’édition de contenu, la traduction, la relecture et la cohérence de l’image de marque et de la mise en forme.
– Soutien aux réunions et aux événements : organiser des réunions et des événements, y compris la réservation de salles de conférence, l’organisation de la restauration, la préparation des ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux et la distribution des documents. Ils peuvent également aider à la mise en place de l’équipement audiovisuel et à la résolution de problèmes techniques pendant les réunions.
– Organiser les voyages : coordonner les préparatifs de voyage pour les membres de l’équipe et les partenaires, y compris la réservation de vols (par l’intermédiaire de collègues de voyage), d’hôtels et de transports. Traitement des demandes de déplacements et des notes de frais sur la plateforme centrale.
– Soutien administratif : Fournir un soutien administratif général, comme le classement des documents, la tenue des dossiers, la commande de fournitures de bureau et la gestion de l’équipement de bureau.
– Communication et coordination de l’équipe : Servir de point de contact central pour l’équipe, relayer les messages et faciliter la communication entre les membres de l’équipe. Ils peuvent également coordonner des événements d’équipe, des activités de renforcement de l’esprit d’équipe ou d’autres rassemblements sociaux.
Critères d’éligibilité
Âge
18 – 26
Nationalité
Le candidat doit être un ressortissant ou un résident légal du pays d’affectation.
Exigences
Expérience requise
2 années d’expérience en administration de bureau, y compris l’approvisionnement, les finances et les ressources humaines.
• Une expérience préalable de travail au sein de l’ONU n’est pas une exigence, mais une expérience de travail (indirect) avec des acteurs du développement est un atout.
• Maîtrise des tâches administratives générales telles que la planification, la gestion du calendrier, la correspondance par courrier électronique, la préparation et l’archivage de documents (en ligne). De solides compétences organisationnelles et le souci du détail sont essentiels.
• Capacité à hiérarchiser les tâches, à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide. Les compétences en gestion du temps permettent de s’assurer que les tâches administratives sont accomplies de manière efficiente et efficace.
• Familiarité avec Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Copilot). Une expérience de l’utilisation de Canva est un atout.
• Résoudre les problèmes, les résoudre et trouver des solutions de manière autonome. L’ingéniosité et l’initiative dans la résolution des problèmes contribuent à l’efficacité globale.
• Travail d’équipe : travailler en collaboration avec les membres de l’équipe et entre les services. Le fait d’être solidaire, coopératif et prêt à mettre la main à la pâte au besoin favorise une dynamique d’équipe positive.
• Esprit d’initiative et apprentissage rapide avec une attitude positive et la volonté d’apporter une contribution précieuse à l’équipe.
• Avoir des affinités ou un intérêt pour la migration, le volontariat en tant que mécanisme de développement durable et le système des Nations Unies.
Domaine(s) d’expertise
Administration, gestion des installations, approvisionnement et passation de marchés
Permis de conduire
Langues
Français, Niveau : Fluent, Requis English, Niveau : Working knowledge, Requis
Niveau de formation requis
Baccalauréat ou équivalent en gestion de bureau, administration, gestion d’événements, logistique, approvisionnement, finance ou domaines de spécialisation connexes.
Compétences et valeurs
•Responsabilité
• Adaptabilité et flexibilité
•Créativité
• Jugement et prise de décision
• Planification et organisation
•Professionnalisme
• Autogestion
Autres informations
Conditions de vie et remarques
L’affectation aura lieu dans la capitale du pays, Dakar, un lieu d’affectation familial (classe de difficultés A) avec des missions dans la région. Dakar est une ville où il fait bon vivre. L’accueil spontané et l’hospitalité des Sénégalais sont parmi les traits caractéristiques de ce pays d’Afrique de l’Ouest. Les conditions de vie à Dakar sont bonnes, ainsi que l’accès aux services de santé. Le vaccin contre la fièvre jaune est obligatoire ; Les cartes de vaccination doivent être présentées à l’entrée. Les vaccins contre la méningite à méningocoques et les hépatites A et B sont également recommandés. Les médicaments de base sont disponibles en pharmacie, mais il est recommandé d’apporter des médicaments spécifiques sur ordonnance. Selon les estimations officielles de l’ANSD/RGPHAE 2023, la population de l’agglomération de Dakar atteint plus de 3,9 millions d’habitants. La population totale du Sénégal est de 18 032 473 habitants (ANSD 2023). Le Sénégal se situe sur UTC/ GMT. Le Sénégal jouit d’un climat chaud et de journées ensoleillées tout au long de l’année, ce qui en fait un lieu d’affectation confortable. Les températures diurnes sont, en moyenne, d’environ 30°C. La saison des pluies a lieu en été/automne dans l’hémisphère nord. La monnaie utilisée au Sénégal s’appelle le Franc CFA (XOF). Au 1er janvier 2024, le taux de change moyen est de 1 USD = 602 577 XOF. De nombreux hôtels, restaurants et commerces au Sénégal acceptent les principales cartes de crédit internationales (Visa, MasterCard, American Express, etc.). Il est également possible de retirer de l’argent aux guichets automatiques que l’on trouve dans toutes les grandes villes. Les installations d’hébergement sont en général bonnes, et le choix est vaste. La location de logements non meublés et meublés de 450 à 2000 USD est possible. Les Volontaires des Nations Unies peuvent également co-louer et partager des concessions privées, qui doivent être conformes aux normes minimales de sécurité résidentielle d’exploitation (MORSS). Les taxis locaux peuvent facilement organiser le transport en ville. Un passeport en cours de validité est nécessaire pour entrer au Sénégal. Les ressortissants de la CEDEAO (Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest) ne sont pas tenus d’avoir un visa d’entrée. Les citoyens d’autres pays peuvent être requis pour un visa d’entrée ou de long séjour. Ils doivent s’adresser à la représentation sénégalaise la plus proche. Les ambassades et consulats du Sénégal dans divers pays d’Afrique de l’Ouest et dans d’autres parties du monde délivrent des visas avant le voyage.
Déclaration d’inclusivité
Le programme des Volontaires des Nations Unies est un programme d’égalité des chances qui accueille les candidatures de professionnels qualifiés. Nous nous engageons à atteindre la diversité en termes de sexe, de soins et de caractéristiques protégées. Dans le cadre de leur adhésion aux valeurs du programme VNU, tous les Volontaires des Nations Unies s’engagent à combattre toute forme de discrimination, et à promouvoir le respect des droits de l’homme et de la dignité individuelle, sans distinction de race, de sexe, d’identité de genre, de religion, de nationalité, d’origine ethnique, d’orientation sexuelle, de handicap, de grossesse, d’âge, de langue, d’origine sociale ou de tout autre statut.
Note sur les exigences en matière de vaccination Covid-19
Les candidats sélectionnés pour certains groupes professionnels peuvent être soumis à des exigences d’inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid-19), conformément à la politique de l’entité hôte applicable.
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