Le Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
- CONTEXTE / JUSTIFICATION
Le Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires est l’organe du Secrétariat de l’ONU chargé de :
- Mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et reposant sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux en vue de soulager la souffrance humaine en cas de catastrophe et d’urgence ;
- Défendre les droits des personnes dans le besoin ;
- Promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes ;
- Faciliter les solutions durables.
C’est dans ce cadre que OCHA dispose d’un bureau en République centrafricaine. Au cours des dernières années, la République centrafricaine a connu une crise politique majeure qui s’est traduite par un conflit violent ayant touché presque l’ensemble de la population. De nombreux points de tension et de violence ont surgi à travers le pays depuis 2018 et se sont étendus à des zones qui jouissaient autrefois d’une certaine stabilité. Pour faire face à ces besoins, le Bureau OCHA RCA procède au renforcement de ses capacités de réponse en 2023 à travers le recrutement d’un(e) l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) qui sera basé à Bangui.
2. FONCTIONS ET RESPONSABILITES
Sous la supervision directe du Chef de l’Administration et des Finances, l’Assistant(e) Administrative et Financière aura à accomplir les tâches suivantes :
Gestion Administrative du Personnel :
- Elaboration des fiches de présence et compilation des rapports mensuels de congés des membres du personnel ;
- Suivi de la signature des fiches de présence ;
- Assister le point focal dans le système UMOJA pour les tâches en matière d’Administration et des Ressources Humaines ;
- Accomplir toutes autres tâches demandées par le superviseur.
Gestion Administrative :
- Réceptionner le courrier, l’enregistrer, le transmettre au messager pour distribution ;
- Saisir et présenter des documents administratifs ;
- Préparer et rédiger les correspondances à la demande et assurer leur transmission aux destinataires ;
- Mettre à jour et suivre le système de classement et d’archivage ;
- Organiser les réunions du bureau, y participer et produire des comptes-rendus ;
- Prendre rendez-vous et organiser les programmes de travail des chefs de bureau adjoint ;
- Mettre à jour la liste de contact des partenaires du bureau ;
- Accomplir toutes autres tâches demandées par le superviseur.
Gestion Logistique :
- Procéder aux réservations des membres du personnel et des partenaires autorisés (ONG, etc.) sur les vols UNHAS ainsi qu’à la vérification et certification mensuelle des factures ;
- Assurer la gestion des stocks de fournitures, consommables et biens du bureau ;
- S’assurer que tout le matériel, les outils et fournitures à utiliser soient fournis pour le bon déroulement des activités du bureau ;
- Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements des membres du personnel ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans les meilleurs délais ;
- Assister dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire ;
- Assister dans l’organisation des ateliers et de toutes les réunions initiées par le bureau
- Assister dans la préparation des missions officielles à l´intérieur et à l´extérieur du pays en collaboration avec les collègues des voyages, Finances et autres assistants administratifs du terrain en effectuant les demandes de voyages dans UMOJA, les réservations d’hôtel, de billets d’avion, de transport et en aidant aux formalités de visa, en relation avec les services de la sécurité du bureau ;
- Préparation des autorisations de voyages (Ordres de mission) et suivi pour signature
- Faciliter la gestion des demandes de visa des membres du personnel en mission ; établir les lettres d’invitation ; Effectuer les réservations d’hôtels à la demande.
- Faciliter l’établissement des cartes diplomatiques et de personnel de service
- Servir comme point focal pour la gestion des salles de réunion.
- Assurer la préparation, documentation et logistique des réunions organisées par le Bureau ;
- Accomplir toutes autres tâches demandées par le superviseur.
3. VALEURS ET COMPETENCES CLES
Valeurs :
- Intégrité
- Professionnalisme
- Respect de la diversité
Compétences :
- Aptitude à la communication
- Esprit d’équipe
- Souci du client
- Volonté de perfectionnement
- Rigueur
- Forte capacité de médiation et sens du compromis et du consensus
4. QUALIFICATIONS REQUISES
Education
- Être titulaire du Baccalauréat ;
- Diplôme universitaire en Administration des affaires, Gestion de projets ou des entreprises, Comptabilité/Finances, Transport/Logistique et/ou d’Administration des voyages ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ;
Expérience
- Un minimum de Six (6) années d’expérience professionnelle (avec un baccalauréat) ou trois (3) années d’expérience (avec un diplôme universitaire de niveau Licence/Bachelor) dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des projets, de l’Administration des voyages, du Transport/Logistique et/ou dans tout autre domaine pertinent.
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement institutionnel de la Centrafrique, une expérience au sein du Système des Nations Unies, d’une ONG internationale ou nationale, ou dans un secteur en relation avec l’action humanitaire, est un atout.
- Une expérience dans l’utilisation de l’outil informatique (MS Word, Excel, Outlook, etc.) est requise.
- Avoir une parfaite maîtrise de la langue française.
- Une connaissance de la langue anglaise serait un atout.
- Une connaissance du Sango serait un atout.
- Savoir communiquer oralement et par écrit.
- Une bonne expérience du terrain constituerait un atout.
- Être capable de travailler sous pression et dans un milieu multiculturel.
Nationalité
- Etre de nationalité Centrafricaine
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