Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations unies. Il prône le changement et relie les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les gens à se construire une vie meilleure.
Description d’emploi
Contexte organisationnel
Créé en 1964, le Centre du commerce international (ITC) est l’agence de coopération technique conjointe des Nations Unies et de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) en charge de la promotion durable du commerce et en particulier des exportations des pays en développement et des économies en transition. L’objectif de l’ITC est de renforcer la compétitivité des entreprises de ces pays sur les marchés mondiaux, d’accélérer leur développement économique et de contribuer à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies.
Le Programme pour la Compétitivité Commerciale et l’Accès au Marché de l’Afrique (ATCMA) – Composante Afrique centrale, d’une durée de quatre ans (2025-2028) vise à augmenter de manière durable le commerce intra-africain ainsi que les échanges commerciaux entre l’Afrique et l’Union Européenne (UE). Mis en œuvre par l’ITC et l’Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI), ce programme a pour objectif d’améliorer l’accès aux marchés pour certaines chaînes de valeur spécifiques et de renforcer la compétitivité des PME exportatrices dans ces secteurs. Il couvre les 11 pays membres de la Communauté Économique des États de l’Afrique Centrale (CEEAC).
Une équipe, composée de professionnels et de personnel de soutien, est mobilisée pour la mise en œuvre du programme. L’équipe est dirigée par un(e) Manager Régional(e) de Programme, basé(e) à Yaoundé, au Cameroun, qui est directement assisté(e) par un(e) expert(e) technique et un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) attaché(e) au bureau de Yaoundé. Un(e) Coordinateur(trice) de Programme, basé(e) au siège de l’ITC à Genève, assurera la liaison entre le bureau local, les experts techniques de l’ITC et les fonctions de soutien, tout en finalisant les rapports
Tâches et responsabilités
1.) Assister dans la Gestion financière
- Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières, en collaboration avec le PNUD (système ATLAS), préparer les réquisitions et demandes de paiement ;
- Assister l’équipe du projet dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel ;
- Entreprendre les révisions budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds, s’assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé
- Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autres ;
- Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ;
- Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses trimestriel.
2.) Assister dans la Gestion administrative et opérationnelle
- Assister l’équipe du projet dans la mise en oeuvre des activités du projet ;
- Contribuer à la préparation des documents et rapports périodiques d’avancement ;
- Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ;
- Rédiger les comptes-rendus des réunions de coordination internes ;
- Appuyer l’élaboration des termes de référence pour les recrutements et les activités
- Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques
- Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées sur support papier et électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité ;
3.) Assister dans la Gestion logistique
- Assister dans la coordination de l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le programme ATCMA-CEEAC/ ITC, incluant la logistique d’accueil des experts de l’ITC et de leurs consultants en mission ainsi que les participants locaux conviés aux conférences, séminaires et réunions ;
- Assurer la préparation, l’organisation et la coordination des missions officielles internes et externes pour les membres de l’équipe du projet, y compris : gestion des demandes d’autorisation de voyage dans UMOJA, préparation et le suivi des demandes de visa, réservations et confirmations de billets d’avion, réservations d’hôtels, organisation des déplacements terrestres, coordination avec les services de sécurité des Nations Unies (UNDSS), distribution des per diems, et traitement des rapports de dépenses de voyage post-missions ;
- Appuyer la gestion des opérations nécessaires au bon déroulement des activités en collaboration avec l’unité de coordination à Genève, y compris : autorisations de voyage (visas), préparation des protocoles d’accord, requêtes d’achats et autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) ;
- Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports des dits évènements, conformément aux formats établis ;
- Être le point focal dans la gestion et supervision des stocks, équipements et fournitures du projet, incluant l’approvisionnement en matériel, outils et équipements nécessaires au bon fonctionnement du bureau, la gestion de l’utilisation des véhicules et de l’approvisionnement en carburant.
4) Assister dans la Gestion du personnel
- Gérer les rapports mensuels de congés et assurer le suivi administratif des documents liés aux congés et missions du personnel recruté via le PNUD, de l’équipe locale, des consultants, des points focaux régionaux et des visiteurs en mission en Afrique centrale, en veillant à leur conformité avec les règlements des Nations Unies et à leur transmission dans les délais requis ;
- Fournir conseils et assistance à l’équipe locale sur les questions administratives ;
- Servir d’interface avec les consultants contractés ;
- Assumer le rôle de point focal UMOJA pour les tâches liées à l’Administration et aux Ressources Humaines.
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement de l’Office et de l’Organisation.
NOYAU
Atteindre les résultats: Niveau 1 : Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
Penser de façon innovante : Niveau 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
Apprendre en permanence : Niveau 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information
S’adapter avec agilité : Niveau 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination : Niveau1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant.
Engagement et partenariat : Niveau 1 : Fait preuve de compassion/compréhension à l’égard des autres, noue des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion : Niveau 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
COMPÉTENCES, TECHNIQUES ET TRANSVERSALES
Gestion d’entreprise – Satisfaction du client/Gestion de la clientèle : Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Être capable d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Éthique – Connaissances politiques de l’ONU – Éthique : Connaissance et compréhension du statut et du règlement du personnel des Nations unies et d’autres politiques relatives à l’éthique et à l’intégrité
Administration et opérations – Gestion des documents et des dossiers : Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l’archivage.
Administration et opérations – Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions) : Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport, les décaissements, etc.
Finance- Financial planning and budgeting : Capacité à créer et à gérer des processus permettant d’atteindre les objectifs financiers du PNUD à court et à long terme, notamment par la planification, la budgétisation, les prévisions, l’analyse et l’établissement de rapports.
Finance – Banque et gestion de trésorerie : Capacité à collecter, manipuler et gérer des liquidités, ce qui implique d’évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements.
Communication – Rédaction/édition multimédia: Capacité à créer et/ou à modifier du contenu écrit pour le multimédia.
Compétences et expérience requises
Formation :
Diplôme de l’Enseignement Secondaire est requis Ou Un diplôme universitaire (Licence) en Administration, Gestion, Finance ou un domaine équivalent sera dûment pris en considération mais pas un requis
Une certification en Administration, Gestion, Finance ou un domaine équivalent exigé sera considérée un atout.
Expérience :
Au minimum cinq (5) années (avec le diplôme d’études secondaires) ou 2 années (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire dans l’administration, le secteur privé ou les organisations internationales, dans un cadre de gestion de projet (planification, mise en œuvre, gestion administrative).
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
