À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde qui sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité, pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes et de l’impact du changement climatique.
Chez WFP, l’humain est au cœur de toutes nos actions et notre vision de l’avenir est celle d’équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, travaillant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs de WFP (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et améliorer la vie de ceux qu’elle sert.
POSTE 1 : 02 Assistant(es) aux Services de Gestion G5-1
DATE LIMITE DE CANDIDATURE
7 septembre 2025-23:59-UTC heure moyenne de Greenwich (Abidjan)
Ces postes sont à pourvoir dans le bureau de pays du Programme Alimentaire Mondial en Côte d’Ivoire. Les titulaires relèvent du Chef des Finances et des Services de Gestion, ou de son ou sa suppléant(e).
À ce niveau, les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités exigeant qu’ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standards à leur disposition. Tous et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.
OBJECTIFS ATTACHÉS AUX POSTES :
Objectif commun : soutenir l’efficacité de la prestation quotidienne des services d’administration générale et des services spécialisés, dans le respect des délais, des normes de qualité et du meilleur rapport qualité-prix, conformément au portefeuille de services de gestion :
- Poste A — Voyages & Gestion des actifs
- Poste B — Protocole & Gestion de la flotte
Continuité de service : chaque titulaire assure, au besoin, la suppléance de l’autre pour garantir la continuité des services clés.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
- Effectuer des tâches et des activités au sein du portefeuille des services de gestion afin de soutenir une prestation de services efficace et de haute qualité.
- Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d’une gestion efficace des ressources.
- Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d’autres domaines pertinents, en contribuant à l’enregistrement efficace et opportun des données dans les systèmes de l’organisation.
- Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques conformément aux procédures établies afin de garantir un accès rapide et aisé aux données, le cas échéant.
- Être le premier point de contact pour les questions internes, en fournissant des réponses rapides et précises afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
- Prendre partie et suggérer des améliorations aux procédures et pratiques afin de soutenir l’amélioration continue des services fournis.
- Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail et le service aux collaborateurs.
- Fournir un soutien administratif pour la préparation d’initiatives inter-agences dans le cadre de la réforme des Nations Unies afin de réaliser des économies et d’améliorer la qualité des services.
- Assurer la liaison avec d’autres fonctions et des tiers contractants pour permettre une prestation de services efficace.
- Fournir des conseils et des orientations au personnel subalterne dans l’exercice de ses fonctions.
- Effectuer des tâches de préparation et de réponse aux situations d’urgence en suivant les orientations données par le superviseur.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LES POSTES :
Poste A — Gestion des actifs, des installations et des voyages
- Actifs : assurer le suivi et la mise à jour de l’inventaire des biens et équipements (contrôles physiques, mises au rebut, archivage).
- Installations : combinent l’entretien et la maintenance des installations et bureaux.
- Voyages : appuyez sur l’organisation des déplacements officiels (réservations, autorisations, remboursements).
- Conformité & sécurité : veiller au respect des procédures internes et des normes de sécurité applicables.
Poste B — Protocole et gestion de la flotte
1. Protocole
- Faciliter les démarches administratives liées aux visas, permis de séjour et autres documents officiels.
- Assurer la liaison avec les autorités locales pour les questions protocolaires.
- Organisateur de l’accueil et de l’installation des nouveaux arrivants (personnel international).
- Préparer les correspondances officielles et les notes verbales.
Flotte
- Suivre l’utilisation des véhicules officiels et tenir à jour les registres de bord.
- Planifier les entretiens réguliers et les réparations nécessaires.
- Contrôlez la consommation de carburant et optimisez les itinéraires.
- Collaborer avec les chauffeurs pour garantir la poctualité et la sécurité des déplacements.
Compétences requises :
Services d’appui administratif et établissement de rapports :
Se montre capable de convertir des plans d’action en mesures claires que les membres de l’équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques :
Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur éventuelle application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.
Gestion des ressources :
Suit l’évolution des effectifs et de l’utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.
Connaissances spécialisées dans les services d’administratifs
Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré ; et utiliser cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficace et efficiente.
Prix en considération des besoins des bénéficiaires des services
Contrôler et superviser le travail administratif au respect des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurer un service d’excellence. S’assurez que les problèmes des bénéficiaires des services sont pris en compte et résolus.
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
- Minimum 5 ans d’expérience pertinente en administration/gestion des services (actifs, installations, flotte, voyages et/ou protocole) au sein d’une organisation de taille comparable ; expérience en milieu onusien souhaitée.
- Expérience en collecte de données, reporting et analyses opérationnelles de base (inventaires, indicateurs de flotte, coûts de voyage, etc.).
- Expérience d’appui-conseil aux utilisateurs et de coordination avec des équipes pluridisciplinaires.
- Bonne compréhension des règles, politiques, procédures, processus, normes et systèmes des services de gestion du PAM ; à défaut, forte capacité d’apprentissage
- Selon le poste :
- Poste A (Voyages & Actifs) : expérience des processus de voyage et de la gestion des actifs.
- Poste B (Protocole & Flotte) : expérience du protocole et de la liaison avec les autorités (visas, titres de séjour, notes verbales) et de la gestion de flotte.
NIVEAU D’ÉTUDES REQUIS MINIMAL :
Formation : Baccalauréat plus un certificat d’études post-secondaires dans le domaine de l’administration, de la gestion ou des finances.
Connaissances linguistiques : Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais sont exigés pour ces postes.
CADRE DE LEADERSHIP DU PAM
Le Cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.
Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM
LOGEMENT RAISONNABLE
Le PAM s’engage à soutenir les personnes handicapées en proposant des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable, veuillez contacter : [email protected]
AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ
Les Nations Unies ne facturent aucuns frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autres frais liés au processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement vigilant lorsque vous soumettez des informations personnelles sur Internet.
Autres postes vacants :
Un(e) Assistant/Assistante de gestion G-3
Responsable des finances NOB (Responsable des services financiers et de gestion)
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