Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre la Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder à la nourriture nutritive dont ils ont besoin.
Poste 1 : Associe (e) à la Logistique (adjoint responsable des entrepôts),Contrat Service, SC6, Bangui, RCA (162042)
CONTEXTE :
Le Responsable des entrepôts Adjoint assistera le responsable des Entrepôts dans l’ensemble de ses tâches comprenant la gestion des activités de réceptions, stockage, préparations des commandes et dispatch des produits de santé du Projet Fonds Mondial du PAM dans près de 1000 formations sanitaires en RCA. Le projet est subventionné par le Fonds Mondial de lutte contre le Paludisme, le VIH/Sida à travers ses principaux récipiendaires World Vision International (WVI) et la Croix Rouge Française (CRF) en appui au Ministère de la Santé et de la Population (MSP) en RCA.
Par ailleurs, il apportera un support technique et de supervision aux activités de livraisons des Moustiquaires Imprégnées à Longue Durée d’Action (MILDA) dans le cadre de la lutte contre le paludisme en RCA. Le PAM est en charge de la gestion du stockage et de la distribution de plus de 3.5 millions de moustiquaires sur la subvention 2021-2023 signée entre WVI et le Fonds Mondial de lutte contre le Paludisme, le VIH/Sida et la Tuberculose en RCA.
L’adjoint au Responsable des entrepôts fournira un support et un appui en terme de supervision, et de suivi des performances du personnel impliqué dans la gestion des entrepôts des produits de santé pour le Projet Fonds Mondial du PAM en RCA.
ROLES ET RESPONSABILITES:
- Sous la supervision du Responsable des entrepôts et du Pharmacien, l’adjoint(e) participera au renforcement du suivi des activités de stockage et de préparations à la distribution des produits de santé des programmes Palu, Tuberculose, VIH/SIDA et COVID, notamment :
- Apporter son appui pour les activités de stockage et de distribution des MILDA tant de routine que de Campagne.
- Seconder le responsable des entrepôts dans l’ensemble de ses tâches. A ce titre, il/elle sera garant (e) de la mise en place et du suivi de l’exécution des SOP de gestion d’entrepôts, du suivi de la sécurité et de la performance des magasiniers.
- Apporter un support adéquat à l’ensemble des équipes du projet pour permettre des livraisons fluides et à temps des articles médicaux vers les points de distributions validés.
- Être en charge du suivi des travaux de maintenance/ entretien au niveau des entrepôts (électricité, climatisation, éclairage…)
- Être en charge du suivi des différentes prestations de services au niveau des entrepôts (Propreté, dératisation, désinfection, etc.).
- Être en charge des transferts de stock entre les différents entrepôts, en collaboration avec l’équipe Pharmacie et RITA.
- Être en charge de la vérification de la documentation attestant des livraisons effectives aux FOSA, avant la transmission aux PR.
- Collaborer efficacement en interne avec les autres services du projet pour garantir la chaine d’information et de communication.
- Assister techniquement l’équipe des entrepôts dans la réalisation des taches.
- Remplacer le responsable des entrepôts lors de ses absences.
- Assurer toutes autres tâches non exhaustives assignées par le management du Projet Fond Mondial.
LIVRABLES A LA FIN DU CONTRAT :
- Au niveau des entrepôts, l’existence de la documentation en adéquation avec les procédures en vigueur, en collaboration avec les équipes Logistiques et Pharmacie (LTIs, WB, Packing list et Als, etc.);
- Respect des SOP au niveau des entrepôts, en s’assurant qu’elles sont disponibles et connues par le personnel dans les magasins.
- Réalisation des transferts de stock entre magasins sous la supervision effective de l’Assistant responsable des entrepôts.
- Respect des délais dans la production des rapports journaliers par les magasiniers, ainsi que du suivi des points d’actions requis.
- Suivi effectif de toute activité/action requise par le management du Projet relative aux opérations d’entreposage.
QUALIFICATIONS & EXPERIENCE REQUISES:
| Education: | • Bac + 3 ou plus en Logistique, Administration, Sciences de la Santé ou domaine équivalent. |
| Expérience: | • Minimum 3 ans dans la gestion d’entrepôts, dont 2 années au moins en entrepôts médicaux ou des pharmacies.
• Expérience souhaitable dans la gestion des frets internationaux et le commerce international • Expérience souhaitable dans le suivi des contrats de service et de leur exécution.
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| Connaissances & compétences : |
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| Langages:
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Bonne maitrise du Français écrit et parlé et un Anglais professionnel. |
Poste 2 : Business Support Assistant (Logistique-RITA), SC3, Service Contract, Bangui, RCA (162009)
Le Fonds mondial a contacté le PAM pour une demande de prestation de services logistiques – la gestion de sa chaîne d’approvisionnement « dans le pays » pour trois programmes de santé (paludisme, tuberculose et VIH) en République centrafricaine. Les trois programmes sont soutenus par le mécanisme de financement du Fonds mondial et sont actuellement gérés par la Croix Rouge Française (CRF) et World Vision (WVI), qui sont les deux récipiendaires principaux de la subvention.
Le service comprend la gestion « dans le pays » de la chaîne d’approvisionnement de santé du Fonds mondial – réception, entreposage / stockage et livraison de produits pharmaceutiques à 838 points de distribution (dont 24 hôpitaux et autres centres / postes de santé) situés dans 80 sous-préfectures en République centrafricaine.
L’objectif du poste est de mettre en œuvre des processus et des activités logistiques / de chaîne d’approvisionnement bien définis afin de permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison, et une traçabilité qui contribue à plus de transparence à toutes les étapes de la chaîne.
ROLES ET RESPONSABILITES:
Sous la responsabilité directe du Responsable de la base de données RITA, l’assistant logistique contribuera à la complétude, promptitude et la qualité de l’information de la base de données RITA. Il s’agit entre autres de :
- Créer les commandes internationales telles que documentées par les Récipiendaires Principaux (PRs).
- Mettre tout en œuvre afin de s’assurer que le responsable de l’entrepôt / pharmacien émettent les documents nécessaires lors du transfert de responsabilité du cargo, s’assurant que les informations et le cargo transféré correspondent à la demande initialement soumise par les PRs.
- Aider à éviter toute divergence dans les informations fournies et s’assurer que les actions/informations réelles ont été enregistrées dans RITA.
- Se mettre en liaison avec le logisticien / responsable en charge des opérations de fourniture de services logistiques (ou tout autre personne en lien avec la mise en place opérationnelle des services logistiques) afin de s’assurer que les documents logistiques (bon de livraison, lettre de voiture, connaissement, bon de réception, etc..) ont bien été émis, signés, transmis et rangés comme stipulé dans les documents de Procédure Opérationnelle Standardisée et autres manuels régissant la fourniture (transport et entreposage) et le suivi des services logistiques fournis aux partenaires humanitaires.
- S’assurer que les documents logistiques émis mentionnent la référence de la Demande de Service Logistique initialement créée dans RITA.
- Enregistrer toutes les transactions logistiques liées au transfert du cargo entre l’utilisateur et le fournisseur de service dans l’application RITA.
- S’assurer que toutes les informations disponibles dans la documentation papier et retransmises dans l’application RITA.
- S’assurer que les rapports d’activités sont fournis selon les procédures et processus définis par l’organisation et correspondent aux besoins opérationnels des demandeurs des rapports.
- S’assurer que le demandeur a accès aux rapports d’activités et de suivi des services qui lui ont été fournis.
- Produire depuis les données exportées de RITA, les rapports, graphiques et tableaux nécessaires pour répondre aux demandes émises. L’utilisation d’Excel dans ce cas-ci est indispensable.
- •Exécuter toutes autres taches sollicitées par le responsable hiérarchique.
LIVRABLES A LA FIN DU CONTRAT:
• Au niveau des entrepôts, l’existence de la documentation en adéquation avec les procédures en vigueur, en collaboration avec les équipes Logistiques et Pharmacie (LTIs, WB, Packing list et Als, etc);
• Respect des SOP au niveau des entrepôts, en s’assurant qu’elles sont disponibles et connues par le personnel dans les magasins.
• Réalisation des transferts de stocks théoriques entre magasins sous la supervision effective de l’Assistant responsable des entrepôts.
• Respect des délais dans la production des rapports journaliers par les magasiniers, ainsi que du suivi des points d’actions requis.
• Suivi effectif de toute activité/action requise par le management du Projet relative à la traçabilité du stock.
QUALIFICATIONS & EXPERIENCE REQUISES:
Formation : Avoir complété les études secondaires avec un diplôme post-secondaire dans le domaine logistique, gestion, informatique ou un autre domaine connexe ; un diplôme universitaire dans les mêmes domaines ou une combinaison équivalente d’éducation et d’expérience serait un atout.
Expérience de travail : Expérience minimum de 3 années en logistique (transport, entreposage, achat), expérience dans le service aux clients et en suivi de cargaisons. Production de rapports d’activités logistiques / saisie de données, et connaissance de procédures de gestion de chaine d’approvisionnement.
Langues : Français indispensable (lu, écrit, parlé) et anglais un plus.
Compétences clés : Organisé et structuré, capable de suivre des procédures et des processus (chaine d’approvisionnement logistique), capable de respecter les délais imposés et de travailler sous pression seul ou en équipe ; bonnes compétences en communication écrite et orale ; bonnes compétences analytiques ; capable de prioriser ses tâches et d’organiser son travail de manière autonome. Soucieux de former et de renforcer les capacités de ses interlocuteurs et flexible. Compétences étendues en MS Excel (tableaux croisés dynamiques et graphiques).
