À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM), une organisation humanitaire très prestigieuse, réputée et la plus grande au monde, qui sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes et de l’impact du changement climatique.
Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons et de la vision de l’avenir. Le personnel du PAM est composé d’équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.
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POURQUOI REJOINDRE LE PAM?
- Le PAM est lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
- Le PAM offre un environnement de travail hautement inclusif, diversifié et multiculturel.
- Le PAM investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés à travers une gamme de programmes de formation, d’accréditation, de coaching, de mentorat et d’autres programmes ainsi qu’à travers des opportunités de mobilité interne.
- Un cheminement de carrière au PAM offre une opportunité passionnante de travailler dans différents bureaux nationaux, régionaux et mondiaux à travers le monde, et avec des collègues passionnés qui travaillent sans relâche pour garantir qu’une aide humanitaire efficace parvienne à des millions de personnes à travers le monde.
- Nous offrons une rémunération attractive (veuillez vous référer à la section Conditions générales de cette annonce de poste).
POSTE : Assistant de soutien aux entreprises (UNHAS), G5
DATE LIMITE DE CANDIDATURE :19 août 2024-23:59-UTC+01:00 heure normale d’Afrique de l’Ouest (Lagos)
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ce poste est situé au sein du Secteur de l’aviation humanitaire des Nations Unies (UNHAS) et est basé à Maiduguri. Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité d’un officier de l’aviation ou du chef de l’UNHAS.
Le titulaire sera responsable de la réalisation d’un large éventail d’activités de soutien aux entreprises nécessitant une certaine interprétation des lignes directrices/pratiques standard et sera en mesure de recommander un plan d’action au personnel à différents niveaux.
LE RÔLE
Le titulaire du poste sera amené à fournir une large gamme de processus et d’activités de soutien aux entreprises pour un domaine professionnel spécifique, afin de faciliter une prestation de services efficace.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive) :
1. Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des documents et de la correspondance, afin de soutenir le travail efficace des autres membres du personnel.
2. Répondre aux requêtes standard et fournir des conseils opportuns et précis.
3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources
. 4. Gérer et tenir à jour les dossiers et les bases de données, afin de garantir que les informations sont organisées et facilement accessibles au personnel.
5. Entretenir des relations avec un éventail de personnes en fournissant un soutien commercial pour aider au partage d’informations et à la prestation de services au personnel.
6. Relire les rapports, la documentation, la correspondance, etc., en apportant des modifications conformément aux directives établies, le cas échéant.
7. Contribuer à l’amélioration des procédures et des processus commerciaux.
8. Recueillir et effectuer des analyses de base des données pour contribuer à une gestion de qualité des informations commerciales.
9. Vérifier la fourniture d’une gamme de services, y compris la gestion des installations et des véhicules légers, les voyages, les protocoles, etc., en tenant à jour les informations, afin de contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable.
10. Rassembler et traiter l’information, y compris sa diffusion, pour soutenir la production de documents et de rapports standards pour l’unité, afin de permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources.
11. Gérer et tenir à jour les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, afin de garantir un accès rapide et facile aux données, selon les besoins.
12. Entreprendre des recherches et réaliser des analyses de base des données, afin de contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources.
13. Être le premier point de contact pour les requêtes internes, afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
14. Fournir des contributions aux méthodes et pratiques courantes dans son propre domaine de travail, afin de soutenir l’amélioration continue des services fournis.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :
Éducation : Obtention d’un diplôme dans le domaine fonctionnel concerné. Un baccalauréat est souhaitable.
Expérience : Cinq années ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le secteur d’activité concerné, avec une expérience dans le travail administratif général.
Connaissances et compétences:
• Connaissance des pratiques et méthodes commerciales courantes spécialisées, acquise grâce à une formation technique et une expérience pertinentes.
• Capacité à développer et à entretenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Capacité à effectuer des analyses de données de base et à rectifier de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité à surveiller et à enregistrer les transactions financières.
• Bonnes compétences en communication requises pour donner et recevoir des informations et travailler avec diverses personnes.
• Capacité à maintenir la confidentialité
Langue : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue des Nations Unies en usage sur le lieu d’affectation (anglais) et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
EN SAVOIR PLUS SUR VOUS :
• Compétences en gestion de l’information : La compétence en matière de gestion, de maintenance et de mise à jour des systèmes d’information, en particulier la connaissance des systèmes de réservation de passagers et de fret comme Takeflite, est essentielle pour des opérations quotidiennes efficaces.
• Service clientèle et coordination : de solides compétences en matière de gestion des relations avec les clients et de coordination avec les différentes parties prenantes, notamment les bureaux nationaux et régionaux et les organisations partenaires, sont essentielles. Cela comprend le traitement des requêtes et le maintien d’un contact régulier pour répondre efficacement aux besoins de l’UNHAS.
• Expertise en documentation et en création de rapports : la capacité à préparer des rapports détaillés, à gérer efficacement les données et à documenter les processus avec précision est importante. Cela comprend la génération de rapports et de demandes réguliers tels que les PO, PR, NFR, etc.
• Compétences en communication : D’excellentes compétences en communication écrite et verbale sont nécessaires pour les séances d’information, les réunions et la préparation de circulaires et de mises à jour conformes aux normes du PAM/UNHAS.
• Connaissances techniques et opérationnelles : Une connaissance des protocoles et procédures opérationnels spécifiques utilisés au sein de l’UNHAS, tels que les protocoles et processus administratifs et financiers, serait bénéfique.
COMPLÉMENT / AGRÉABLE À AVOIR :
• Maîtrise des logiciels administratifs et financiers des Nations Unies et du PAM :
Une expérience des logiciels administratifs et financiers actuels de l’ONU et du PAM, tels que les systèmes WINGS et EFMS, constitue un atout majeur. Cela permettra à l’assistant de s’intégrer de manière transparente dans le flux de travail opérationnel.
