Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est de mettre fin à la faim dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site Web et suivez-nous sur les réseaux sociaux pour suivre nos dernières nouvelles : LinkedIn, Instagram, Facebook et Twitter.
POSTE 1/ Business Support Associate (administration des actifs informatiques)
CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION :
Le Bureau régional du PAM pour l’Afrique de l’Ouest (RBD) fournit des orientations stratégiques, un soutien technique et une direction aux opérations et activités du PAM dans 19 pays.
Le Programme alimentaire mondial a développé et continue d’améliorer et de maintenir un ensemble de solutions numériques pour aider à mieux gérer les actifs. Cela comprend le module du système mondial de gestion des équipements (GEMS), qui est l’outil de gestion des actifs opérationnels du PAM. Il suit tous les actifs qui répondent à la définition et aux critères de la taxonomie GEMS et est utilisé à des fins opérationnelles, c’est-à-dire pour gérer efficacement les actifs tout au long de leur cycle de vie.
En collaboration avec GEMS, l’organisation utilise trois autres outils. Lorsqu’un actif est enregistré dans plusieurs systèmes, les données communes de ces systèmes doivent correspondre. Un processus de rapprochement périodique est nécessaire pour assurer la cohérence entre ces systèmes.
La mise à jour de GEMS en temps réel tout au long du cycle de vie des actifs du PAM jette les bases pour rendre possible une réactivité accrue aux changements opérationnels. Avec des informations mises à jour, les actifs peuvent être rapidement redéployés là où ils sont stratégiquement nécessaires. Le suivi en temps réel des actifs permet de réduire les coûts fixes inutiles (par exemple, en optimisant le stockage, les assurances, etc.). Les cessions en temps voulu permettront de maximiser les bénéfices à réinvestir dans les activités du PAM.
Le poste fournira également un soutien administratif et financier sur les demandes d’achat pertinentes d’équipements et de services informatiques dans le plan d’approvisionnement. La création de bons de commande pour l’achat interne d’équipements et de services informatiques. Maintenir de bons dossiers de bons de commande électroniques et physiques et soumettre le rapport à l’équipe d’approvisionnement sur demande. Surveiller l’état et le suivi des dépenses et des allocations budgétaires informatiques via les systèmes financiers du PAM appelés WINGS. Examiner l’état des dépenses informatiques pertinentes et le comparer avec le budget approuvé et préparer un rapport régulier des dépenses informatiques et organiser des réunions telles que des ateliers et des séminaires. Examiner les pièces justificatives, les factures et vérifier les demandes d’action dans WINGS et les systèmes informatiques. Publier une feuille de saisie des services (SES) mensuelle pour les services contractuels et créer des correspondances de factures et assurer le suivi jusqu’à ce que le paiement du fournisseur soit effectué. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives courantes.
RESPONSABILITÉS/RESPONSABILITÉS :
- Préparer et/ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et mener des recherches dans le domaine de travail.
- Rechercher activement et utiliser les commentaires pour améliorer les processus et les procédures de l’entreprise.
- Répondre aux demandes complexes de soutien aux entreprises afin de fournir une résolution rapide et précise des demandes des clients.
- Superviser la maintenance des dossiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont organisées et facilement disponibles pour le personnel et conformes à toutes les réglementations et politiques pertinentes.
- Effectuer la gestion quotidienne des actifs dans son domaine de responsabilité et assurer des enregistrements d’inventaire précis et adéquats dans le système mondial de gestion des équipements (GEMS).
- Être responsable de la réception des actifs dans son bureau respectif et de l’enregistrement en temps opportun dans GEMS, sur la base des bons de commande et des bons de réception des marchandises. Notez que dans ce contexte, « en temps opportun » s’entend comme étant effectué à la même date de réception des actifs en question. Étiquetez tout l’équipement reçu et entrez toutes les informations pertinentes dans GEMS et, s’il s’agit d’une immobilisation, assurez-vous que l’AMR existe et reliez-la à l’EMR.
- Mettez à jour GEMS immédiatement avec tout changement de détail d’actif.
- Attribuer des actifs dans GEMS aux employés du PAM sur la base de l’approbation du responsable des biens. Recevoir les actifs des cessionnaires lors de leur réaffectation, de leur séparation ou de la fin de la période de prêt et préparer tous les documents et documents nécessaires pour l’attribution des actifs aux employés du PAM, ainsi que pour le transfert des actifs à d’autres bureaux de pays et le prêt à d’autres Agences des Nations Unies, ONG, etc. L’unité autorisant l’affectation / le transfert d’équipements fournit les informations nécessaires au bon suivi des actifs aux points focaux des actifs.
- Réviser et examiner la correspondance et la documentation, fournir des commentaires et apporter des modifications, le cas échéant, pour contribuer à la production de ces documents dans le respect des normes de temps et de qualité.
- Aider les gestionnaires à planifier, surveiller et rapprocher les budgets pour s’assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement. Planifie les réunions du Local Property Survey Board (LPSB) et prépare les soumissions pour la cession des actifs pour examen par le conseil. Cela comprend également la soumission de rapports sur les actifs manquants (en cas de perte, de vol, d’actifs non trouvés lors du décompte physique annuel)
- Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques, afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien aux entreprises.
- Fournir une gamme complète de services de soutien aux entreprises complexes au personnel pour contribuer au fonctionnement efficace des opérations commerciales.
- Fournir des conseils, un soutien et/ou une formation au personnel de soutien subalterne dans la prestation de services de soutien aux entreprises, afin de soutenir leur apprentissage en matière de soutien aux entreprises.
- Coordonner les tâches des collègues juniors pour s’assurer que les services de soutien sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
Éducation:
Diplôme universitaire en technologie de l’information, en gestion des affaires ou dans un autre domaine pertinent, ou diplôme d’études secondaires avec expérience de travail progressive. .
Vivre:
Six ans ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des affaires avec une expérience dans les systèmes d’information et le travail administratif général. Avoir travaillé dans les systèmes d’information et les processus et systèmes de télécommunications sera un atout supplémentaire car le poste nécessite la gestion d’actifs informatiques et de télécommunications en plus du soutien administratif.
Connaissances & Compétences :
- Connaissance spécialisée de l’application des processus commerciaux courants, des méthodes pratiques de soutien aux entreprises, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine de travail, acquise grâce à une formation technique et à une expérience de travail.
- Bonnes compétences en communication afin de fournir des services de soutien aux entreprises spécialisés à un large éventail de personnes.
- Capacité d’analyser, d’interpréter les données financières et de surveiller les budgets.
- Capacité d’identifier et de recommander de manière proactive des domaines d’amélioration de la conception et de la prestation de services spécialisés.
- Capacité à établir des relations avec une variété de personnes à travers les fonctions.
- Expérience de la coordination du travail des autres et de soi-même, de la formation et du soutien des autres. Capacité à maintenir la confidentialité.
Langues :
Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit
POSTE 2/ Associé de programme
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation:
- Baccalauréat ou équivalent en sciences sociales, économie, suivi et évaluation de projets/programmes ou autres domaines étroitement liés.
Vivre:
- Au moins six (6) années ou plus d’expérience opérationnelle substantielle sur le terrain en sciences sociales, chaîne d’approvisionnement, économie, nutrition, agriculture, gestion, suivi et évaluation de projets / programmes,
- Capacité d’analyser diverses informations et d’élaborer des recommandations.
Compétences:
- Solides compétences en communication (écrite et verbale) à un niveau approprié pour la représentation.
- Des compétences en gestion de données seraient souhaitables
- Capacité à s’engager efficacement sur le terrain avec un large éventail d’acteurs, y compris ceux de la communauté humanitaire internationale et des gouvernements.
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer simultanément plusieurs tâches de manière autonome.
- Maturité, esprit d’initiative, courtoisie, tact et aptitude à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
- Bonnes connaissances et compétences en informatique.
Langues :
- Maîtrise du français oral et écrit et connaissance intermédiaire (niveau B) de l’anglais.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
La stratégie du PAM au Bénin pour la période 2019-2023 est alignée sur le Programme de développement durable à l’horizon 2030, le plan national de développement du gouvernement pour 2018-2025 et le Cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable (UNSDCF) pour le Bénin pour 2019-2023. Il est basé sur les recommandations de l’examen stratégique Faim zéro de 2018, les évaluations et les enseignements tirés des programmes précédents.
Le PAM utilise une approche intégrée, le renforcement des capacités institutionnelles et des partenariats pour aider le gouvernement à lutter contre l’insécurité alimentaire aux niveaux des ménages, des communautés et des individus, en se concentrant sur quatre axes :
- l’alimentation scolaire dans le cadre d’une approche multisectorielle intégrée sensible à la nutrition (avec des liens avec la protection sociale, l’éducation, la santé, l’agriculture, l’hygiène et l’assainissement) ;
- l’assistance nutritionnelle, en mettant l’accent sur la prévention de la malnutrition, y compris les carences en micronutriments chez les enfants et les femmes et filles enceintes et allaitantes;
- le renforcement des capacités institutionnelles, avec l’alimentation scolaire à base de produits locaux comme point d’entrée pour la promotion de la production alimentaire locale, en particulier pour soutenir les petits exploitants agricoles, en particulier les femmes ;
- assistance aux populations affectées par les crises au Bénin pendant et après les crises.
Le PAM travaille avec le gouvernement, d’autres agences des Nations Unies, des ONG, des entreprises du secteur privé et d’autres pour mobiliser des ressources, trouver des solutions innovantes et atteindre les communautés vulnérables au Bénin.
OBJECTIF DU POSTE
Ce poste se trouve au bureau de pays du Bénin (Cotonou) et les titulaires de poste relèvent du responsable des politiques de programme ou de la personne désignée.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
Appui à la coordination et à la gestion du travail de l’équipe
1. Surveiller l’exécution des plans de travail annuels, suivre l’exécution de la planification, produire des analyses mensuelles des écarts et faire le point avec les « effecteurs » ;
2. Soutenir la mise en œuvre globale et le suivi de l’exécution financière et mettre en évidence les tendances qui garantissent que les livrables répondent aux normes et normes de qualité du PAM ;
3. Veiller à la bonne coordination de l’information au sein de la Cellule impliquant la mise en place d’un système de gestion de l’information informatisé, la centralisation et la systématisation du système d’archivage de la Cellule, la production et la standardisation des rapports et des matrices de suivi, et la mise à jour hebdomadaire de la plateforme avec tous documents pertinents ;
4. Ensure the management of the KM&CS team’s calendar and the different program tools (calendar of key activities, leave plans, attendance sheets, consolidated plan of recommendations, etc.)
5. Archiving of strategy documents, study or activity reports;
6. Ensure the administrative management of the various activities of the unit by ensuring their smooth running and the achievement of results;
7. Prepare and participate in the weekly meetings of the Unit and prepare the minutes within the deadlines set by the Unit and archive them.
Support for the management of strategic partnerships
8. Follow up on the implementation of the Memorandum of Understanding between WFP and the United Nations Agencies (UNFPA, UNDP, UNICEF, IFAD) and other organizations (EDUCO, DIRECT-AID, GIZ, KfW, etc.) and others;
9. Follow up on the establishment and implementation of memoranda of understanding between WFP and the Government at the central, deconcentrated and decentralized levels within the framework of the entire WFP Benin Country Strategic Plan portfolio;
10. Support the establishment, implementation and monitoring of innovative partnerships, including with the private sector, across the WFP Benin Country Strategic Plan portfolio;
11. Maintain links with Government, UN and TFP partners in the development of the country model and in capacity building and knowledge management;
12. Contribute to the capacity building activities of the partners and the development of the model, particularly in the experimental testing phase;
13. Support resource mobilization for the unit, including the development of funding proposals
14. Support the development of knowledge partnerships and ensure information sharing
15. Support the establishment and management of partnerships with research and academic structures to support evidence generation
Support knowledge management
16. Coordinate the centralization of needs
17. Support the identification of knowledge management needs and support the production of identified knowledge products
18. Organize key knowledge management and capitalization events
19. Document WFP good practices in school feeding and related activities;
20. Support the development of information and outreach materials, etc.
21. Ensure knowledge management outside the organization.
22. Perform any other tasks related to program activities.
4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES
Purpose
- Understand and communicate the Strategic Objectives: Coaches team in the most effective ways to communicate WFP’s Strategic Objectives to WFP team and partners in the field.
- Be a force for positive change: Implements new methods or tools to improve team’s work processes and productivity.
- Make the mission inspiring to our team: Maps team’s activities and tasks to specific successes in beneficiary communities to showcase positive impact.
- Make our mission visible in everyday actions: Explains to teammates how each unit contributes to the overall WFP mission.
People
- Look for ways to strengthen people’s skills: Identifies skill development opportunities such as training modules or on-the-job experiences for self, colleagues and direct reports.
- Create an inclusive culture: Facilitates team building activities to build rapport in own unit.
- Be a coach & provide constructive feedback: Facilitates the pairing of junior colleagues with coaches within own team.
- Create an “I will”/”We will” spirit: Proactively anticipates potential challenges and develops mitigation plans to ensure that team meets goals and targets.
Performance
- Encourage innovation & creative solutions: Identifies opportunities to be creative in own work and to help team be more innovative and accurate in their respective tasks and areas of work.
- Focus on getting results: Monitors team’s deliverables and provides feedback to ensure outcomes are delivered consistently and accurately.
- Make commitments and make good on commitments: Provides accurate guidance to team on expected responsibilities and tasks, whilst also upholding own commitment to the team.
- Be Decisive: Sets an example and provides guidance to junior team members on when to escalate issues when faced with challenging issues in the workplace or in the field.
Partnership
- Connect and share across WFP units: Facilitates partnerships with other WFP units to accomplish missions in the field.
- Build strong external partnerships: Sets an example and provides guidance to team on how to build relationships with external partners.
- Be politically agile & adaptable: Articulates to colleagues or direct reports the value of contributing to other WFP teams and agency partnerships in fulfilling WFP’s goals and objectives.
- Be clear about the value WFP brings to partnerships: Organizes, monitors, and prioritizes own and team’s efforts to ensure that they will fulfil the needs of internal and external partners.
FUNCTIONAL CAPABILITIES
| Capability Name | Description of the behaviour expected for the proficiency level |
| Programme Lifecycle & Food Assistance | Demonstrates ability to identify key variables and contextual factors that affect food assistance problems and programmes throughout the lifecycle to inform quality programme design or re-design. |
| Transfer Modalities (Food, Cash, Vouchers) | Demonstrates ability to implement, under guidance, food assistance programmes deploying the full range of transfer modalities with an understanding of basic principles guiding modality selection and implementation. |
| Broad Knowledge of Specialized Areas | Understands basic technical concepts and data and their relevance to food assistance programmes. |
| Emergency Programming | Displays capacity to provide inputs into the development, implementation and realignment of high quality emergency programmes. |
| Strategic Policy Engagement w/Government | Understands and applies basic principles of engagement with government counterparts at the national or local level. |
