Associé logistique G6_Fada (160221)
CDD – Afrique de l’Ouest – Burkina Faso – Fada N’Gourma
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité ou handicap.
A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de pour mener une vie saine et active.
CONTEXTE ADMINISTRATIF
Ces postes sont à pourvoir à Ouagadougou et FADA . Les titulaires chargés de la logistique ou du Responsable de l’unité, ou de son suppléant ou du chef de bureau terrain.
À ce niveau, les titulaires des emplois concernés font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d’appui logistique. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils encadrent généralement une petite équipe, dont ils assurent la supervision et l’accompagnement.
OBJECTIF ATTACHE AU POSTE
Assurer des fonctions d’appui spécialisées et/ou superviser le personnel qui a mis en œuvre les procédures et les activités standard d’appui logistique/d’approvisionnement de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d’execution.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)
- Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d’appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires efficaces.
2. Coordonner les expressions de besoins de stock et veiller à la livraison en temps voulu des produits et des fournitures aux partenaires habilités et sur les sites autorisés.
3. Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l’évaluation de la performance.
4. Aider à collecter des informations commerciales et à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.
5. Répertorier les demandes techniques et les demandes d’aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d’esprit d’initiative et en suivant les procédures standard, afin d’assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d’informations avec un grand souci du service à la clientèle.
6. Participer à l’établissement, au suivi et à la révision des budgets (FLA, logistique) pour toutes les modalités d’exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux normes institutionnelles.
7. Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire.
8. Aide au contrôle de la qualité et de l’
9. Analyser la filière d’approvisionnement opérationnelle et contribuer aux évaluations et à la planification des opérations pour toutes les modalités d’exécution, afin de s’assurer que les exigences relatives à la chaîne d’approvisionnement sont prises en considération.
10. Gérer le traitement de la documentation relative à l’exécution des opérations logistiques (transport, magasins, manutention, vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes à la responsabilité hiérarchique.
FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
- Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, rapports de clôture financière, rapports d’inventaire physique, rapports sur la performances des transports, etc.) et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
12. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour aider à gérer les opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
13. Superviser le travail du personnel d’appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s’assurer que les objectifs individuels et collectifs sont conformes conformément aux normes et délais convenus, et ce pour toutes les modalités d’assistance.
14. Appuyer les activités logistiques de préparation aux situations d’urgence et d’intervention en cas de crise, y compris l’actualisation de l’évaluation de la capacité logistique et du plan d’urgence, pour renforcer l’intervention du PAM dans les situations d’urgence.
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Développer l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
- Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Planifier les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM
Équipe
- Rechercher des moyens de développer les compétences des gens :Identifier les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences en milieu de travail pour soi-même, ses collègues et les rapports directs
- Créer une culture inclusive : Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
- Developper et fournir une réponse constructive : Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
- Créer un esprit « Je veux » / « Nous férons » : Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifiez les occasions d’être créatif dans son propre travail et aidez l’équipe à être plus innovante et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
- Se concentre sur l’obtention de résultats : Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une réponse pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
- Prendre des engagements et les respecter : Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches effectuées, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe
- Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain
Partenariat
- Connecter et partager entre les unités du PAM : Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
- Établir des partenariats externes solides : Constitue un exemple et fournit des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externes
- Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports dirige la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement | Démontrer la capacité de concevoir des réseaux de base de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’évaluation appropriée et l’intensification des défis pour s’assurer que le PAM est en mesure de fournir un service constant et ininterrompu à ses bénéficiaires et partenaires . |
| Planification, gestion des projets et des ressources | Recueille et analyse les données techniques applicables de diverses sources pour prévoir les besoins opérationnels dans divers scénarios et fait des propositions fondées sur des données probantes. |
| Gestion de l’information et des rapports | Assure la liaison avec les intervenants internes et externes pour l’analyse préliminaire des données, la révision des rapports et la diffusion des informations qui reflètent les préoccupations et les tendances. |
| Analyse du marché, passation de marchés et exécution opérationnelle | Démontrer sa capacité à faciliter des informations sur le marché et traiter et analyser les propositions conformément aux règles et réglementations standard du PAM afin de fournir une livraison efficace. |
| Gestion des entrepôts et des stocks | Démontrer sa capacité à mettre en place des procédures d’entrepôt opérationnel et des directives normatives pour gérer l’entrepôt du PAM, gérer efficacement l’inventaire à l’aide des systèmes de l’entreprise et assurer l’atténuation des pertes. |
| Assistance technique et coordination | Démontrer ses capacités à donner des conseils techniques de base et à maintenir des mécanismes de coordination logistique efficaces (inclusifs, collaboratifs, unifiés) avec les partenaires humanitaires et les autres parties concernées. |
QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES
| Éducation: | Avoir un BAC+2 et/ou un certificat d’études post-secondaire en logistique ,comptabilité , gestion , économie, etc. |
| Langue : | Avoir une maîtrise de la langue française et niveau B (intermédiaire) en anglais |
QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Expérience de la gestion des systèmes internes et de l’exécution des requêtes concernant les expéditions en cours, les approvisionnements, les demandes d’indemnisation auprès des assurances et les stocks alimentaires.
• Expérience de l’administration des contrats conclue avec des prestataires de services tiers.
• Expérience de l’établissement des documents contractuels.
• Expérience de l’exécution des contrats.
• Expérience du suivi des budgets et de l’établissement des rapports y afférents.
MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI
DATE DE FIN D’AFFICHAGE
