Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
POSTE 1: Assistant de soutien aux entreprises – SC3
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : Diplôme d’études secondaires.
Expérience : Trois ans ou plus d’expérience dans le travail administratif général.
Connaissances & Compétences :
• Capacité d’utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
• Connaissance des routines et des méthodes de travail normalisées de soutien aux entreprises.
• Connaissance des progiciels de bureautique standard, par exemple Microsoft Word.
• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec diverses personnes.
• Bonne attention aux détails afin d’identifier les écarts de données.
• Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.
Langue : Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le domaine de responsabilité.
Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste fournissent généralement un soutien administratif à l’équipe ou aux équipes et/ou prennent en charge un domaine d’activité spécifique, et rendent compte à l’associé concerné. A ce niveau, les travaux sont exécutés sous étroite surveillance ou avec une assistance immédiatement disponible. Les titulaires de poste doivent produire un travail organisé et précis.
OBJECTIF DU POSTE
Exécuter une gamme de tâches courantes de soutien aux entreprises, afin de s’assurer que le personnel est efficacement soutenu.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
1. Recueillir, trier et diffuser la correspondance, les rapports et autres documents pour répondre aux demandes requises du personnel dans les délais impartis.
2. Répondre aux requêtes de routine reçues et les escalader le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Relisez les documents écrits, tels que les rapports standard et la correspondance, pour contribuer à l’exactitude des informations écrites développées par le personnel.
4. Fournir un ensemble d’activités de soutien commercial standard, le cas échéant, pour contribuer au fonctionnement efficace des opérations commerciales.
5. Organisez vos déplacements et organisez des événements, etc., pour aider le personnel à travailler efficacement.
6. Soutenir la maintenance des dossiers, documents et dossiers du bureau conformément aux systèmes et processus établis afin que les informations soient à jour et facilement accessibles pour le personnel.
7. Entreprendre des tâches de saisie de données standard conformément aux systèmes définis, pour s’assurer que les informations sont organisées et facilement disponibles pour l’équipe commerciale.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4Ps
But
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : permet de mieux comprendre les objectifs stratégiques du PAM.
- Être une force de changement positif : Aborde les tâches et responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs.
- Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Comprendre l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
- Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : relie les tâches et les responsabilités individuelles aux objectifs et à la mission de l’unité.
Personnes
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Chercher des opportunités pour développer et améliorer les compétences individuelles.
- Créer une culture inclusive : Démontrer du respect et de la compréhension pour la diversité et les différences culturelles.
- Être un coach et fournir des commentaires constructifs : Identifie et approche des collègues ou des superviseurs pour servir de coachs.
- Créer un esprit « Je veux »/« Nous allons » : Fixe des objectifs clairs et des cibles mesurables pour ses propres tâches et responsabilités.
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Évalue ses propres tâches et responsabilités pour trouver des moyens d’être plus efficace.
- Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : Tient des registres précis des délais d’exécution et des tâches dans ses propres domaines de responsabilité.
- Prendre des engagements et respecter ses engagements : comprend les responsabilités et les paramètres associés à ses propres tâches.
- Soyez décisif : Informe les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels qui peuvent survenir sur le terrain ou au bureau.
Partenariat
- Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : comprend la structure organisationnelle du PAM, y compris le but et la mission de chaque unité.
- Construire des partenariats externes solides : Aide l’équipe à travailler avec des collègues et les partenaires du PAM sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
- Être politiquement agile et adaptable : Entretenir une relation professionnelle et courtoise avec les autres employés et partenaires du PAM sur le terrain.
- Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Comprend les contributions de sa propre équipe dans ses partenariats avec les parties prenantes internes et externes.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
N / A
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DE L’EMPLOI
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le travail spécifique
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE
N / A
COMPÉTENCES
TERMES ET CONDITIONS
POSTE 2: Associé (e) à l’Aviation SC6,
CONTEXTE ORGANISATIONEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les bureaux de zone (AOs) ou les bureaux hors Siège (FOs) et font rapport au charg(é) d’aviation.
À ce niveau, les titulaires d’emplois opèrent dans des endroits caractérisés par une situation de sécurité complexe et / ou un volume plus élevé de vols générant un nombre supplémentaire de processus et de détails qui doivent être complétés. Les titulaires de postes démontrent leur responsabilité personnelle et leur initiative pour répondre de façon indépendante aux questions et aux problèmes en se contentant d’une orientation générale, en ayant une bonne compréhension du contexte local. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement aux problèmes imprévus. Les titulaires de postes se spécialisent dans le transport aérien ou dans les mouvements aériens, jouent un rôle technique spécialisé ou, dans certaines situations, supervisent et coordonnent une équipe de personnel. Les titulaires de postes peuvent aussi être basés dans un AO ou FO sans superviseur technique professionnel direct sur le terrain et doivent donc résoudre les problèmes de routine et prendre des décisions de façon indépendante.
DESCRIPTION DU POSTE
Fournir et / ou superviser toute une gamme d’activités de coordination, d’administration et techniques qui soutiennent la livraison d’un service aérien sûr et efficace à la communauté humanitaire
RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)
- Assurer la coordination opérationnelle et le soutien technique des opérations aériennes, en veillant au respect des normes du PAM, y compris des processus de gestion des risques, afin de soutenir les opérations aériennes sûres et efficaces pour la communauté humanitaire.
- Assurer la liaison avec les autorités aéroportuaires, les autres autorités locales et les parties externes afin d’obtenir les autorisations nécessaires pour les opérations aériennes.
- Effectuer des opérations avant le vol afin de s’assurer que tous les passagers et marchandises enregistrés sont dûment transportés sur le vol en coordination avec l’équipage pour assurer des vols sûrs.
- Rassembler tous les documents postérieurs au vol afin de confirmer que les vols ont eu lieu conformément aux conditions établies et, à l’occasion, examiner et évaluer le rendement des exploitants aériens.
- Résoudre ou accroître les problèmes opérationnels, en utilisant l’initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties et en naviguant dans des paysages de sécurité complexes, afin d’assurer leur résolution en temps voulu en respectant les normes du PAM.
- Soutenir la négociation de contrats de services locaux afin d’établir des partenariats efficaces sur des conditions optimales facilitant les opérations aériennes.
- Effectuer des recherches et analyser des données et produire des rapports techniques qui permettent de prendre des décisions et de supporter la planification, l’exécution et l’établissement de rapports afin d’assurer la performance contractuelle.
- Mettre à jour et développer les bases de données et les dossiers existants, en veillant à ce que les renseignements pertinents soient exacts, organisés et accessibles à d’autres personnes, et appuie les exigences en matière de rapports.
- Répondre aux demandes des clients, en suivant les processus standard et obtenir des conseils ou en intensifiant selon les besoins, afin d’assurer le règlement rapide de toutes les demandes avec un niveau élevé de service à la clientèle.
- Renforcer les relations avec les homologues internes, afin de soutenir l’alignement des activités aériennes sur les programmes plus larges et d’assurer une approche cohérente des opérations aériennes.
FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
- Superviser le travail des autres membres du personnel, en leur fournissant des conseils pratiques afin de s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont respectés conformément aux normes et délais convenus.
- Formuler des recommandations fondées sur des données probantes et soutenir la revision et l’amélioration des méthodes et des pratiques afin de maximiser la performance des opérations aériennes et des activités connexes.
- Établir ou maintenir les procédures minimales nécessaires pour assurer un bon système de gestion de la sécurité pour la conduite des opérations aériennes.
- Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à réagir rapidement dans les domaines essentiels dès le début de la crise.
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
- Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM
Equipe
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
- Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
- Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d’être créatif dans son propre travail et aider l’équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
- Se concentrer sur l’obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une rétroaction pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
- Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe
- Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain
Partenariat
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
- Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externe
- Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Gestion de la chaîne d’approvisionnement et optimisation | Affiche l’aptitude au suivi et aux rapports sur les opérations de la chaîne d’approvisionnement pour permettre aux équipes d’évaluer efficacement les performances et la durabilité des réseaux actuels. |
| Planification, gestion des projets et des ressources | Recueille et analyse les données techniques pertinentes de diverses sources pour prévoir les besoins opérationnels dans divers scénarios et fait des propositions fondées sur des données probantes |
| Gestion de l’information et rapports | Rapproche les informations et les données exactes et opportunes pour permettre une prise de décision claire sur les rapports au sein de chaque unité et par conséquent sur la communauté humanitaire. |
| Livraison de services, sous-traitance de l’aviation et exécution opérationnelle | Démontre la capacité de négocier de petits contrats / portions de contrats plus importants afin d’établir des partenariats qui font appel au meilleur intérêt de toutes les parties. |
| Mesure de la performance aéronautique et contrôle de la qualité | Démontre la capacité de faire respecter les normes de fonctionnement et de qualité du PAM au sein de ses propres équipes pour s’assurer que les opérations aériennes sont menées de manière sécurisé, rapide et responsable de haute qualité. |
| Connaissances techniques spécialisées dans les domaines de l’aviation et de la sûreté et de la sécurité | Utilise des systèmes d’aviation pour surveiller les questions opérationnelles et de sécurité dans les services aériens du PAM tels que les opérations de transport aérien, les vols d’évacuation et les autres opérations de vol affrété. |
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
| Education: | Diplôme d’études secondaires. Le certificat d’études postsecondaires en contrôle de la circulation aérienne, en expédition de vol, en génie aéronautique ou dans un domaine connexe est essentiel aux rôles des opérations aériennes, ce qui est souhaitable pour les rôles du mouvement aérien.
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| Language: | Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU utilisée dans le lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle diffère.
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QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Expérience dans la répartition des vols depuis des aérodromes non contrôlés.
- Expérience dans l’interprétation des plans de vol opérationnels.
- Expérience dans la planification du carburant, la gestion du carburant et la supervision des opérations de ravitaillement.
- Expérience dans les opérations côté piste et les procédures de marquage
MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI
Duree du poste: Une année
Type de contrat : Service contract
Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées.
DATE DE FIN D’AFFICHAGE
Date de clôture : 22 Février 2023 à Minuit
