Poste 1 : Assistant Administratif et Financier NPSA4
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
Job Purpose and Organizational Context
Le Gouvernement du Bénin et le PNUD font du développement durable et croissance inclusive un axe de croissance économique inclusive et la promotion du secteur privé, des organisations professionnelles en milieu rural et en développement des chaînes de valeur à forte valeur ajoutée dans un contexte d’adaptation aux changements climatiques.
Ils entendent ainsi mettre en œuvre à travers le projet Promotion du sel local Xwladjè, tout le mécanisme potentiellement prioritaire de soutien au développement de la filière Sel local, à la création au maintien des microentreprises, coopératives, emplois ruraux à la création d’emplois verts, de nouveaux métiers ruraux, à l’accès au marché, à la génération et croissance durable des revenus dans les zones d’intervention du projet. Par ailleurs, le principe de l’inclusivité qui soutient le projet est à la fois thématique et humain.
Le ProSel a pour but de renforcer la résilience des communautés salicultrices face à l’accès à des sources d’énergie durables et la création de micro, petites et moyennes entreprises de production et de commercialisation de sel local iodé Xwlajè. Il sera exécuté au niveau national par la Direction de la Planification, de l’Administration et des finances (DPAF) du Ministère des Petites et Moyennes Entreprise et de la Promotion de l’Emploi (MPMEPE),
dans ce cadre, il est prévu le recrutement d’un Assistant Administratif et financier.
Scope of Work: Duties and Responsibilities
- Gestion quotidienne et la coordination de la mise en œuvre des activités du Projet
- Assister le Coordonnateur, l’assistant suivi évaluation et la Chargée de Programme Environnement (CPE)dans l’élaboration et la mise en œuvre des plans de travail (PTB, PTA, PTT, etc.) et leur actualisation ;
- Assurer la budgétisation des activités du projet et suivre la progression conformément aux critères qualités ;
- Assurer avec l’Assistant Suivi évaluation, le Coordonnateur et la CPE, les produits techniques (appel d’offre, rapports techniques, rapport d’activités et financiers trimestriels, annuels, d’avancement, rapport de mission de suivi etc.) dans le cadre d’un mécanisme de suivi-évaluation, et sa mise en œuvre en impliquant toutes les parties prenantes tant au niveau national que local ;
- Assurer en concertation avec l’Assistant M&E, le Coordonnateur et avec la collaboration étroite du DNP et des cadres du projet, le suivi de la mise en œuvre du PTA et des PTT ;
- Assurer avec l’Assistant Suivi Evaluation la gestion du processus de collecte des données pour le compte des activités du projet et le suivi des activités ;
- Préparer avec l’Assistant M&E, le Coordonnateur et la CPE les rapports annuels de Revue et les soumettre au Comité Technique de Gestion du Projet ;
- Appuyer la capitalisation des acquis et la diffusion des rapports périodiques ;
- Rédiger les rapports et comptes rendus des activités du projet et formuler des recommandations ;
- Contribuer au renforcement des capacités des femmes salicultrices en termes d’offre de formation en éducation financière, gestion d’activité génératrice de revenus (AGR) et d’entrepreneuriat ;
- Produire les livrables et participer à la capitalisation des bonnes pratiques ;
- Exécuter toute autre tâche relative à la bonne marche du projet. Orienté vers le suivi et l’évaluation participatifs des activités ;
- Aider l’Assistant M&E, le Coordonnateur et la CPE à collectionner les rapports techniques et autres documents du projet ;
- Assurer le contrôle qualité des résultats et productions du projet en lien avec le CPD et l’UNDAF ;
- Préparer avec l’Assistant M&E, le CNP les sessions du Comité Technique de Gestion du Projet.
Formation, coaching et accompagnement des bénéficiaires du projet
- Evaluer les besoins en formation et élaborer les plans de formation ;
- Développer et/ou adapter les outils de formation (modules et manuels de formation) ;
- Développer et animer pour les bénéficiaires du projet des sessions de formation sur les thématiques de la culture entrepreneuriale, de la gestion d’activités et de l’éducation financière ;
- Participer au montage des dossiers de demande de crédit auprès de l’institution financière partenaire du projet ;
- Appuyer le Coordonnateur et la CPE dans l’organisation d’évènements et la sélection des bénéficiaires ;
- Accompagner et orienter les bénéficiaires dans les démarches relatives à la formalisation des micro entreprises/industries.
Coordination des activités d’audit et le suivi de l’exécution de mesures correctives
- Coordonner et faciliter avec les membres de l’équipe du projet, la préparation des vérifications et audits NIM et HACT,
- Développer un système de suivi pour assurer que toutes les recommandations des audits et vérifications et autres revues de gestion sont strictement mises en œuvre ;
- Renforcer la transparence et la responsabilité comptable.
Conseils techniques et appui à la mise en œuvre du Projet
- la préparation et le suivi des projets d’actes et de diverses décisions qui seront pris par le Gouvernement dans le cadre du Projet ;
- la coordination des inputs dans tous les rapports du Projet au besoin (y compris le Rapport Annuel du Projet, le Rapport Initial, les Rapports Trimestriels et le Rapport Final) ;
- Accompagner la mise en œuvre du plan de suivi évaluation du projet et appuyer les processus d’évaluation mi-parcours et finale ;
- l’organisation des réunions périodiques de l’équipe de mise en œuvre pour partager leurs expériences et les leçons apprises ;
- la rédaction de notes techniques et stratégiques sur le secteur de l’emploi au Bénin ;
- la mobilisation des différentes parties responsables au Projet ;
- le suivi, les commentaires constructifs et l’assurance qualité des Rapports d’Assistant SE sur les différents sujets devant permettre d’atteindre les résultats du Projet ;
- le développement et la diffusion de matériels de communication sur le Projet ;
Institutional Arrangement
Identify the direct supervisor (s) the Contractor and attach a general overview (or Organigram) in an Annex to show the position of this function within the office and unit structure (without indicating names of individuals).
Direct Supervisor : : Elisabeth TOSSOU, Chargé de Programme Environnement
L’Assistant Administratif et Financier travaillera sous la double supervision du Coordonnateur de projet et de la Chargée de Programme Environnement, il travaillera de concert l’équipe de gestion du projet les points focaux du projet au niveau des mairies et le Directeur National du Projet (DNP). Il va assurer la gestion administrative et financière dans la mise en œuvre réussie du projet dans les localités et reporter au Coordonnateur et à la CPE. Etablir la liaison avec le PNUD, le MPMEPE, les Mairies, les structures compétentes du Gouvernement, et tous les partenaires du projet, y compris les organisations de bases et les ONG pour une mise en œuvre effective des activités du projet.
Competencies and Selection Criteria
Description of Competency at Level Required
(For more comprehensive descriptions please see the competency inventory)
In this section list all core competencies as well as the most relevant technical/functional competencies the role will require along with the appropriate level. A Detailed list of competencies can be accessed through the following link: https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx
Core
Innovation
Ability to make new and useful ideas work
Renforcer les compétences du personnel, créer un environnement de créativité et d’innovation
Leadership
Ability to persuade others to follow
Etablir des rapports forts avec les acteurs, se concentre sur l’impact et le résultat et répond positivement à la rétro-information
People Management
Ability to improve performance and satisfaction
Mener les équipes de manière efficace et montrer des aptitudes de mentoring aussi bien que de résolution de conflits
Démontrer une aptitude à l’appropriation et à la diffusion des règles, normes et procédures
Communication
Ability to listen, adapt, persuade and transform
Créer et promouvoir un environnement propice à une communication ouverte, convainquant et expressif sur la base des évidences
Delivery
Ability to get things done while exercising good judgement
Démontrer une capacité à produire des rapports de Progress en lien avec les résultats attendus du projet
Démontrer une capacité d’anticipation et de documentation des bonnes pratiques.
Technical/Functional
Detailed list of competencies can be accessed through https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx
and hiring managers are encouraged to familiarize themselves for more information
Competency Name
Développement et gestion axée sur les résultats
Fournir des informations sur les liens entre les activités du programme pour aider à identifier les points critiques de l’intégration
Competency Name
Innovation et promotion des nouvelles approches
Créer un environnement qui favorise l’innovation et la pensée novatrice
Avoir une capacité d’analyse statistique, de collecte et de gestion de l’information technique
Competency Name
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage de connaissance
Identifier de nouvelles approches et stratégies qui favorisent l’utilisation des outils et mécanisme
Capacité à documenter les changements intervenus dans la mise en œuvre du projet et fournir une analyse comparative
Avoir une aptitude à travailler en réseau.
Competency Name
Competency Definition
Démontrer une capacité à identifier, analyser et à gérer les risques de mise en œuvre du projet
Recruitment Qualifications: Minimum Qualifications of the Successful NPSA
Education:
- Etre de nationalité béninoise ;
- Diplôme Universitaire BAC+3 ou BAC+2 en comptabilité et gestion administrative et des finances, ou en sciences économiques option gestion, ou équivalent.
Experience:
- Justifier d’au moins 03 ans ou 4 ans (BAC+2) d’expériences professionnelles prouvées dans la gestion administrative et financière des programmes et projets de développement ;
- Posséder une forte expérience à tous les niveaux de la conception, de l’exécution, de l’analyse, de la gestion et de la dissémination pratique de la gestion administrative et des finances (chaîne de budgétisation axée sur les résultats de développement) ;
- Posséder une expérience dans l’utilisation des méthodes rapides et participatives, de la conception des budgets et des plans de travail ;
- Avoir une bonne connaissance de la situation des inégalités entre les sexes dans les domaines prioritaires du projet ;
- Être familier avec les procédures du Gouvernement et du PNUD en matière de gestion de programmes/projets serait un atout ;
- Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (surtout sur le plan rédactionnel);
- Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique notamment les logiciels de traitement de données ;
- La connaissance d’un logiciel de gestion des projets (MIS ou autre) serait un avantage ;
- Être capable de travailler en équipe.
Language Requirements:
- Avoir une parfaite maîtrise du Français (écrit et oral)
Travel : Include any official travel expected to be associated with performing the functions
- Être disposer à faire des déplacement dans les localités de réalisation du projet et travailler dans des conditions difficiles.
Other : Le PNUD est environnement non-fumeur
Disclaimer
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.
Poste 2 : Information Management Assistant (NPSA5)
The Boko Haram insurgency in the North-East Nigeria and the neighboring countries has left over 7.1 million people in need of supports, including 1.8 million people internally displaced (IDP) in the three most heavily affected States of Borno, Adamawa and Yobe. In addition, 226,000 Nigerians refugees remain in the neighboring Cameroon, Niger and Chad1. Now in its tenth year, the crisis remains one of the most severe in the world, and the total numbers of people in need, IDPs and refugees are not significantly reduced over the past several years. LGAs in the Northern and Eastern parts of Borno State continue to experience many terrorism incidents, with many residents displaced. For instance, a total of 14,587 displaced persons arrived in Monguno LGA in eastern Borno within the period from November 2018 to March 2019 because of the deterioration of security of the neighboring Kukawa LGA2. However, LGAs in Adamawa, Yobe and the southern and western parts of Borno are experiencing the early stage of stability. In these areas, Security Forces and vigilante largely take control of the security situation, although sporadic bombings and attacks in limited scale still occur. After the elections and the consequent inauguration of new Governors in Adamawa and Borno, public expectation for improvement of general situation in the region is very high. People have been returning to those communities in the early stage of stability. For instance, across the four LGAs of Hong, Michika, Mubi-North and Mubi-South in Adamawa State, the total number of returnees has risen to 511,830, which is much larger than 45,435 IDP in the area3. The IDPs in those communities are mostly from the other LGAs that are still unstable. These IDPs have been staying in the host communities for a prolonged period, and many of them want to immigrate to the area permanently. Furthermore, these communities will soon become the destination of return of refugees from the neighboring countries.
To support early recovery and livelihood of the conflict-affected communities in the region, various development partners including UN Agencies and NGOs are implementing activities in cooperation with the Government and donors. For coordination of the activities among the partners, Early Recovery and Livelihood Sector Working Group is organized, co-chaired by UNDP and Borno State Ministry of Reconstruction, Rehabilitation and Resettlement. UNDP needs an Information Management Assistant to provide support to the Sector concerning information management.
Scope of Work
Summary of key functions:
- Collation of data for implementation of the information management system for the Response and Recovery Planning (Early Recovery & Livelihoods) Cluster;
- Identify information requirements to support coordination of early recovery activities and early recovery decision making;
- Identify data standards and key datasets pertinent to the early recovery process and promote the use of such standards;
- Support Early Recovery and Livelihoods Cluster Coordinator for sector coordination;
- Support Early Recovery and Livelihoods Cluster Coordinator for knowledge management and advocacy of the sector.
1. Collation of data for implementation of the information management system for the Response and Recovery Planning (Early Recovery & Livelihoods) Cluster.
- Map existing information management systems already existing in-country (OCHA, cluster lead agencies, national and local authorities) to develop an understanding of information resources available and systems that already exist as a platform for developing information products, services and tools for planning, reporting, and accountability;
- Develop information tools and products to support the information needs of the Response and Recovery Planning Cluster and the HCT;
- Manage the Inter-cluster website (humanitarian response.info and early recovery.info) as a hosting mechanism for meeting schedules, minutes, posting maps, providing standard forms, policy/technical guidance, datasets, and joint needs/gap analysis;
- Develop and manage the 3W database and GIS mapping mechanism to support programming and project coordination, planning and implementation for the Cluster;
- Maintain contact lists to facilitate coordination;
- Lead the collection of relevant information and data for the Response and Recovery Planning Cluster from government entities, UN agencies, donors, and local and international NGOs;
- Prioritize objectives to address information needs in order to facilitate and maximize the exchange of information on the Cluster projects between humanitarian partners;
- Use the on-going mechanisms for data/information collection, processing, analysis and dissemination to address early recovery coordination and information needs;
- Develop and produce a workplan to implement an information management strategy.
2. Identify information requirements to support coordination of early recovery activities and early recovery decision making:
- In cooperation with OCHA’s information management staff, strengthen the capacity of the Response and Recovery Planning Cluster to manage information;
- Ensure that the information to support the Cluster’s information management needs and its coordination role is submitted/collected, organized, prioritized and made available to all stakeholders in-country, including national and local authorities;
- Develop partnerships with other IMOs and Cluster partners, including national and local authorities, to strengthen information exchange;
- Establish contacts to access available national statistics if possible, or statistical surveys carried out in country;
- Ensure information will contribute to an evidence base of good practice to assist advocacy;
- Present data and information in an accessible and useful format (templates, maps, reports) for analysis to support strategic and operational decision making.
3. Identify data standards and key datasets pertinent to the early recovery process and promote the use of such standards.
- Promote the use of global information management standards and data/information sharing protocols within the Response and Recovery Planning Cluster, UN Country Team, UNDP Country Office and among development and humanitarian partners (including local authorities), such as SHARE standards, standardized metadata, as well as data standards.
4. Support Early Recovery and Livelihoods Cluster Coordinator for sector coordination
- Work closely with the ER&L cluster coordinator and provide necessary support for cluster coordination. The actions include logistical and operational support and playing temporarily the acting role of the coordinator while the incumbent coordinator is on leave or away.
5. Support Early Recovery and Livelihoods Cluster Coordinator for knowledge management and advocacy of the sector
- Support the ER&L cluster coordinator in creation of knowledge products and advocacy of the sector. The action to be done include the logistical support and operational support in the process of knowledge management for the sector and the public advocacy.
Impact of results:
The key results is contribution to the successful implementation and outcomes of the projects to support recovery and resilience of communities in the North-East Nigeria.
Institutional Arrangement:
The incumbent will work under the direct supervision of the Early Recovery Project Manager with close communication and cooperation with the Early Recovery and Livelihood Sector Coordinator.
- Achieve Results: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline;
- Think Innovatively: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements;
- Learn Continuously: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback;
- Adapt with Agility: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible;
- Act with Determination: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident;
- Engage and Partner: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships;
- Enable Diversity and Inclusion: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination.
Cross-Functional & Technical competencies
Monitoring:
- Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results.
Customer Satisfaction/Client Management
- Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide; consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs;
- Provide inputs to the development of customer service strategy;
- Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests;
- Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Entrepreneurial Thinking
- Ability to create clarity around UNDP value proposition to beneficiaries and partners and to develop service offers responding to client needs based on UNDP’s organizational priorities and mandate.
Effective Decision Making
- Ability to take decisions in a timely and efficient manner in line with one’s authority, area of expertise and resources.
Communication
- Ability to communicate in a clear, concise, and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience;
- Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels.
Integration within the UN
- Ability to identity, and integrate capacity and assets of the UN system, and engage in joint work;
- knowledge of the UN system and ability to apply this knowledge to strategic and/or practical situations.
Operations Management
- Ability to effectively plan, organize, and oversee the Organization’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner;
- Knowledge of relevant concepts and mechanisms.
- Completion of Secondary Education with specialized certification is a requirement. Bachelor’s Degree or equivalent is desirable but not a requirement.
- Minimum 5 years’ experience (Secondary Education) or 2 years (Bachelor’s degree) experience of involvement in development-related information management;
- Experience from previous UN assignments and/or multilateral organizations and bi-lateral aid organizations would be an asset;
- Experience of monitoring of conflict-affected communities with residence will be an asset;
- Skill of conducting different kind of surveys with different sampling techniques will be an asset;
- Data analysis using power pivot and power query will be an asset;
- Skill of database design and development using MS Excel, MS Access and MYSQL will be an asset.
Language requirements:
- Fluency in written and spoken English is required. The ability to communicate effectively in Kanuri, Hausa, or any other local language spoken in NE Region of Nigeria is an asset.
