Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une meilleure vie. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.
POSTE 1 : Associé(e) Administratif/Finance (Point Focal Actifs) – RDC
Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Un(e) Associé(e) Administratif/Finance – Point focal Actifs est recruté par le PNUD et travaillera sous la supervision du Spécialiste Finance.
Fonctions et responsabilités
L’Associé(e) Administratif/Finance – Point Focal, sous la supervision du Spécialiste Finance, exécutera les tâches suivantes :
a) Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire, en veillant à ce que la gestion appropriée des biens soit effectuée conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes. les unités de l’UGP/PNUD.
- Fourniture d’intrants pour la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.
b) Administrer les actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- S’assurer que toutes les immobilisations sont incluses dans l’inventaire des immobilisations RP et SR. Le cas échéant, assurer la mise à jour des rapports d’inventaire antérieurs, y comprendre enquêter sur tout écart avec les inventaires récents.
- S’assurer que tous les types d’immobilisations sont pris en compte en ce qui concernent l’entretien, l’assurance, l’utilisation et pas seulement les véhicules… c’est-à-dire la maintenance informatique tout en suivant spécialement la flotte des véhicules ainsi que leur entretien.
- S’assurer de la mise à jour trimestrielle du registre des immobilisations dans Quantum/Tompro au niveau des SRs et de la constitution des copies dures des documents support.
- Assurer le respect des règles du PNUD et des directives du FM sur la gestion des immobilisations.
- Renforcement des capacités de tous les SR et SSR en matière de gestion des immobilisations.
- Superviser la bonne tenue du registre des immobilisations en enregistrant les informations relatives aux immobilisations et en veillant à l’exactitude et à l’intégrité de ces informations.
- Assurer le suivi précis des immobilisations existantes, mettre en œuvre et suivre le processus périodique d’inventaire semestriel et annuel physique.
- Examiner, documenter et améliorer les directives et instructions existantes pour les processus liés aux immobilisations.
- Veiller à ce que le transfert de nouveaux actifs du RP aux SRs soit correctement documenté et que de détails soient fournis aux SR pour mettre à jour leur registre d’actifs.
- S’assurer de l’exactitude et de l’intégrité de l’information contenue dans le registre des immobilisations en surveillant le système de contrôles établi et en mettant en place un formulaire (dument approuvé par les personnes habilités) pour l’enregistrement des immobilisations ;
- Produire trimestriellement un rapport détaillé des actifs de chaque SR, tout en faisant ressortir les nouveaux actifs mis à disposition au cours de la période avec leur cout d’acquisition, les transferts vers d’autres emplacements/dépôts ainsi que les actifs perdus, volés ou endommagés. Ce rapport devra montrer si une maintenance a été effectuée et toutes les vérifications des biens matériels effectuées par les SR au cours de la période de présentation des rapports.
- Imprimer le rapport hebdomadaire du suivi des véhicules et le partager avec le superviseur et la direction.
- En cas de perte d’actifs due à un vol ou à des dommages, veillez à ce que les cas soient correctement signalés, documentés et examinés conformément aux directives du PNUD aux fins de l’aliénation des biens et/ou des mesures de recouvrement financier .
c) Fournir un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au bureau, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assistance (ameublement d’intrants) dans la préparation du budget du projet.
- Tenue à jour des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports afin d’en assurer l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs.
- Consolidation et préparation des états de synthèse en vue de leur inclusion dans les états financiers.
d) Assurer des services communs adéquats à Kinshasa et aux bureaux de terrain, axés sur l’atteinte des résultats suivants :
- Prend toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiés aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
- Gérer des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet.
e) Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Formation du personnel de bureau ou de projet participant à la réalisation de l’inventaire physique.
- Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Toute autre tâche jugée utile par le superviseur du poste.
Arrangement institutionnel
L’Associé(e) Administratif/Finance – Point focal Actifs travaillera sous la supervision du Spécialiste Finance.
Compétences
| Cœur | ||||||||||||||||||||||
| Obtenez les résultats : | NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêt attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais | |||||||||||||||||||||
| Pensez de Manière Innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations | |||||||||||||||||||||
| Apprendre en Continu : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires | |||||||||||||||||||||
| S’adapter avec Agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gérer de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible | |||||||||||||||||||||
| Agir avec Détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant | |||||||||||||||||||||
| S’engager et s’associer : | NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, nouvelle des relations positives | |||||||||||||||||||||
| Favoriser la Diversité et l’Inclusion : | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination | |||||||||||||||||||||
|
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
|
Qualifications Minimales du NPSA Réussi
| Exigences minimales en matière de formation |
|
| Années minimales d’expérience de travail pertinente |
|
| Compétences requises |
|
| Compétences souhaitées |
|
| Langue(s) requise(s) | La Maîtrise du français est requise
La connaissance de l’anglais souhaitable. |
Autres postes vacants :
Associé(e) Administratif/Finance (Point Focal Actifs) – RDC
Analyste administratif et financier – Tchad
Cliquez sur les postes pour plus de détails.
