Sous la direction et la supervision de l’associé administratif, le commis au registre fournit des services fiables de gestion du registre, de la valise diplomatique et du courrier afin de garantir la conservation de dossiers de haute qualité et précis sur les documents et la correspondance entrants et sortants du bureau de pays. Le commis au registre fait preuve d’une approche axée sur le client, de tact et de capacité à travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
Le commis aux registres travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et des programmes des bureaux de pays, les consultants, les experts, le personnel des Nations Unies et les entités externes pour assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.
- Mettre en place et tenir à jour le système de classement du bureau conformément au système mondial de classement du PNUD. Ouvrir de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et éliminer les anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi. Ranger correctement les dossiers pour garantir l’accessibilité et la conservation des documents.
- Fournir des photocopies de documents provenant des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel; et aider à la collecte de documents de référence et d’information générale provenant des dossiers du registre.
- Établir et maintenir un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ainsi que maintenir la circulation et la lecture des dossiers du bureau.
- Préparer la correspondance et les rapports liés aux activités du registre.
- Participer à la création et à la maintenance d’un système de registre/archive électronique en étroite collaboration avec le personnel des TIC.
2.) Assurer une gestion efficace du courrier au sein du bureau de pays.
- Recevoir, enregistrer et coder les avis entrants, les lettres et autres correspondances et les transmettre au service/unité/agent approprié.
- Enregistrer et expédier les communications sortantes, y compris les pochettes, et assurer le suivi de la distribution. Préparer le résumé des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires ; et tenir à jour le dossier des pochettes reçues pour s’assurer que toutes les pochettes sont comptabilisées.
3.) Assurer le recouvrement des coûts des opérations de poche et d’autres services administratifs grâce à une répartition et une facturation appropriées des organismes utilisateurs.
4.) Effectue d’autres tâches dans le cadre de votre profil fonctionnel, telles qu’assignées et jugées nécessaires au fonctionnement efficace du bureau ou de l’organisation.
- Effectuer d’autres tâches administratives qui peuvent inclure, par exemple, servir de réceptionniste, traiter les paiements aux fournisseurs et aider à résoudre les problèmes de protocole selon les besoins, la gestion de la flotte, etc.
- Prise en charge du recouvrement des coûts d’inventaire des services communs.
- Penser de manière innovante – NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, sait résoudre les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
- Apprendre en continu – NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback.
S’adapter avec agilité – NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible. - Agir avec détermination – NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant
- S’engager et s’associer – NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives.
- Favoriser la diversité et l’inclusion – NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, affronte la discrimination
Transversal & Technique :
Administration et opérations – Gestion des documents et des dossiers – Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique de conservation et de registre, y compris le stockage et l’archivage
Administration et opérations – Gestion du registre et de la correspondance – Capacité de collecter, d’enregistrer, de conserver et de distribuer le courrier et la valise du PNUD ; capacité de gérer les archives
Gestion d’entreprise – Satisfaction client/Gestion client –
- Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
- Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service client.
- Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et préoccupations à venir du client
Gestion d’entreprise – Génération de connaissances – Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin exprimé
- L’enseignement secondaire est requis.
- Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en sciences sociales, en gestion, en finances ou équivalent sera pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
- Minimum de 4 années (avec diplôme d’études secondaires) ou 1 année (avec baccalauréat) d’expérience de travail pertinente.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des systèmes de gestion Web tels que ERP.
- Une expérience en matière de protocole, d’enregistrement, de coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives est souhaitable.
- Une expérience préalable avec des organisations internationales est un atout ;
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du portugais, du français ou de l’anglais est requise.
