Le PNUD recrute pour ces 02 postes (16 Octobre 2023)

L’assistant logistique travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays et le personnel d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

L’assistant logistique est nécessaire pour assurer la fourniture efficace de services au bureau de pays du PNUD et à d’autres hauts fonctionnaires et visiteurs de l’ONU, garantissant les plus hauts standards de discrétion et d’intégrité, un sens élevé des responsabilités, une excellente connaissance du protocole et des questions de sécurité.

 

 

 

 

 

Devoirs et responsabilités

• Aider à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles.
• Fournit un soutien logistique efficace.
• Aider à assurer un soutien de liaison efficace avec le commandant.
• Aider à un service de gestion de documents efficace.
• Soutien à la construction et au partage des connaissances

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Conformité totale des activités administratives avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de LIN/PNUD.
• Fourniture de contributions à la cartographie des processus opérationnels administratifs du CO et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
• Préparation des plans de travail de l’équipe administrative axés sur les résultats.

Assure un soutien logistique efficace, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Coordination des services de transport, entretien régulier des véhicules et assurances.
• Vérification et certification du journal quotidien du véhicule et de la consommation d’essence*, mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule.
• Signalement et enquête rapides sur les cas d’accidents de véhicules, de perte ou de vol d’objets.
• Fournit un soutien logistique aux missions entrantes, aux évacuations médicales et aux conférences/ateliers et séminaires ;
• Interagit avec le ministère des Affaires étrangères, le département principal du service de l’immigration et des affaires de nationalité, l’autorité aéroportuaire et d’autres autorités nationales pour obtenir diverses autorisations.
• Travailler en étroite coordination avec toutes les unités des opérations, des programmes, des projets et d’autres agences des Nations Unies pour assurer le bon déroulement des événements.

 

 

 

 

 

 

 

 

Contribue au soutien de liaison efficace avec le commandant en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Aide à superviser toutes les questions de protocole avec le ministère des Affaires étrangères (MoFA) ;
• Assurer la liaison et assurer le suivi avec les services diplomatiques et consulaires concernant la délivrance des visas ;
• Organise le traitement des permis de séjour et la certification des permis de conduire pour le personnel international et les personnes à leur charge.
• Aider au dédouanement rapide des envois du PNUD et des expéditions d’effets personnels du personnel de l’ONU ;
• Assurer la liaison et assurer le suivi avec le ministère des Affaires étrangères et le Département principal des affaires d’immigration et de nationalité sur toutes les nouvelles circulaires politiques ou révisions sur les privilèges et immunités ;
• Assurer la liaison avec l’autorité aéroportuaire pour obtenir les services de protocole appropriés ;
• Assurer le suivi de l’enregistrement des véhicules à moteur du PNUD ainsi que des véhicules à moteur privés du personnel international des Nations Unies.

 

 

 

 

 

 

 

 

Aider à un service de gestion de documents efficace en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Rédiger la correspondance sur les questions de protocole et guider le CO et d’autres agences résidentes et non-résidentes sur les lignes directrices appropriées en matière de protocole et de correspondance lors de la communication avec le gouvernement et d’autres partenaires externes ;
• Organise des séances d’information à l’intention du personnel sur leurs privilèges et immunités diplomatiques au Nigéria ;
• Guide le personnel pour remplir les demandes pertinentes du pays hôte et régir les privilèges et immunités ;
• Suit les dates d’expiration des documents et des visas ;
• Entreprend activement le recouvrement des coûts et assure le règlement en temps opportun des comptes par les clients et les projets pour les services fournis.

Soutient le renforcement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contribue à la formation du personnel sur les procédures administratives du PNUD
• Briefing/Debriefing des membres du personnel sur les questions liées au domaine de travail.
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Compétences et expérience requises

Éducation:

• Éducation secondaire. Permis de conduire valide.

Expérience:

• 5 ans d’expérience pertinente en administration logistique.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.).
• Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web,

Exigences linguistiques :

• Maîtrise de l’anglais, connaissance de la langue locale du lieu d’affectation.

Sous la direction et la supervision du conseiller adjoint en sécurité de l’UNDSS et la supervision générale du CSA et du représentant pays de l’UNDSS, l’assistant de flotte/chauffeur QRF devrait assurer une gestion efficace et efficiente de la flotte de véhicules de l’UNDSS dans tous les bureaux de terrain au Nigéria et soutenir en fournissant des services de conduite fiables et sûrs lorsque cela est nécessaire au personnel, aux fonctionnaires et aux visiteurs de l’UNDSS.

L’assistant de flotte/chauffeur QRF garantirait les plus hauts standards de discrétion et d’intégrité, un sens des responsabilités, une excellente connaissance des problèmes de protocole et de sécurité ainsi que des services de registre et de bureau, démontrant des compétences informatiques, une approche orientée client, du tact et une capacité à travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.

 

 

 

 

 

 

 

 

Devoirs et responsabilités

 

Assure  un entretien quotidien approprié de tous les véhicules UNDSS dans le bureau de pays d’Abuja et dans d’autres bureaux de terrain  grâce à des réparations mineures en temps opportun, des dispositions pour les réparations majeures, des changements d’huile en temps opportun, la vérification des pneus, des freins, le lavage des voitures, entre autres tâches grâce à une gestion efficace. soutenir les modalités de travail avec d’autres chauffeurs.

Garantit  des économies grâce à  une utilisation appropriée du véhicule  et à la tenue précise des journaux quotidiens des véhicules, en fournissant des éléments de contribution à la préparation des plans et des rapports d’entretien des véhicules.

Coordination des activités des autres chauffeurs, à savoir : gestion de la liste des chauffeurs et des heures supplémentaires, entre autres.

Assure  la disponibilité de toutes les fournitures nécessaires  , y compris l’assurance du véhicule, les journaux de bord des véhicules, l’annuaire des bureaux, la carte de la ville/du pays, la trousse de premiers secours, les pièces de rechange nécessaires des véhicules UNDSS. Accompagnement dans la gestion des fournitures de bureau et des stocks

Assure la maintenance du système de registre en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Maintenance du système de classement du bureau conformément au système de gestion des dossiers de l’UNDSS.
• Ouverture de nouveaux dossiers selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, garantie que les fichiers sont correctement stockés et accessibles, conservation sécurisée des documents.
• Services de soutien de bureau au bureau.
• Établir et maintenir un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien du bureau de circulation et lecture des dossiers.

Assure  la fourniture de services de conduite fiables, sûrs et défensifs  en :

• Conduire des véhicules de bureau pour le transport des fonctionnaires de l’UNDSS, d’autres collègues de l’ONU, des éléments de police ou de l’armée pour les services QRF et les visiteurs, ainsi que pour la livraison et la collecte du courrier, des documents et d’autres articles, et
• Rencontrer le personnel officiel et les visiteurs à l’aéroport, y compris les formalités de visa et de douane si nécessaire.
• Fournir un soutien aux patrouilles de sécurité de routine, aux escortes et aux interventions d’urgence, si nécessaire.
• Fournit les services nécessaires tels que l’expédition et la collecte du courrier, selon les instructions.
• Assure la disponibilité de tous les documents et composants/gadgets requis du véhicule attribué sans perte.
• Maintenir la procédure et les pratiques standard en matière de ravitaillement et d’entretien des véhicules UNDSS.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

S’assure que  toutes les mesures immédiates  requises par les règles et réglementations  sont prises en cas d’implication dans des accidents.

Assure une liaison efficace en matière de visa, de protocole et de douane pour le bureau de pays, le personnel de l’UNDSS et les missions des consultants.

Assure les habilitations de sécurité et le soutien logistique pour les opérations du bureau pays, à savoir l’UNDSS et les missions des consultants.

Assure la fourniture d’  une gestion efficace du courrier  en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Réception, enregistrement, codage et transmission des lettres entrantes et autres correspondances aux départements/unités/officiers appropriés.
• Effectuer d’autres tâches assignées qui pourraient être jugées nécessaires pour les fonctionnalités efficaces du bureau.

Impact des résultats 

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution précise, sûre, rentable et opportune des services CO.

 

 

 

 

 

 

 

Compétences

Compétences organisationnelles 

• Engagement envers les idéaux de la Charte des Nations Unies et les valeurs fondamentales de l’Organisation – Professionnalisme, Intégrité et Respect de la diversité

Planifier et organiser: 

• Capacité démontrée à établir des priorités et à planifier, coordonner et surveiller son propre plan de travail avec un minimum de supervision. Capacité à travailler sous pression ou dans des situations de crise. Disponibilité à voyager dans la zone de responsabilité.

 La créativité:

• Capacité à chercher activement à améliorer les services, à proposer des options nouvelles et différentes pour résoudre les problèmes/répondre aux besoins des clients, et à promouvoir et persuader les autres d’envisager de nouvelles idées.

 Travail en équipe: 

• Compétences interpersonnelles avérées et capacité d’écoute et de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité.

 Communication:

• Compétences avérées et soutenues en communication (verbale et écrite).

 

 

 

 

 

 

 

Compétences et expérience requises

Éducation:

• Examen du certificat d’études secondaires (SSCE) ou équivalent.
• Un diplôme, un diplôme supérieur ou un certificat d’études sera un atout supplémentaire.
• Permis de conduire valide.
• Une certification en mécanique automobile ou dans un domaine connexe pourrait être un avantage supplémentaire.

Expérience et compétences :

• 5 ans d’expérience professionnelle pertinente sont fortement requis.
• Expérience de chauffeur et d’employé de bureau auprès d’organisations internationales, d’agences des Nations Unies, d’ambassades ou de bureaux gouvernementaux souhaitable.
• Une expérience dans la sécurité diplomatique, les forces de sécurité et le renseignement est un atout supplémentaire.
• Dossier de conduite sécuritaire ; connaissance des règles et règlements de conduite et compétences en réparations mineures de véhicules.
• Expérience démontrée dans l’utilisation de Microsoft Office : utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres packages MS tels que SharePoint ; connaissance des systèmes d’information de gestion intégrés, un atout.
• Connaissance des politiques et procédures administratives.
• Capacité à traiter les visiteurs avec patience et tact.
• Sens de l’initiative et bon jugement.
• Capacité à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
• Capacité à travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs.

Autres qualités :

• Connaissance du fonctionnement des radios HF et VHF
• Connaissance des codes de sécurité du pays hôte.
• Capacité à voyager.
• Bonne forme physique.