Principales tâches et responsabilités
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- Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles ;
- Appuyer sur la gestion du programme du CO pour une maîtrise efficace des coûts ;
- Appuyer la mise en application de stratégies de mobilisation des ressources ;
- Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires et financières.
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| Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles, adapter les pratiques et procédures en se focalisant sur les résultats suivants : |
Exemple de tâches :
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- Conformité totale aux règles, stratégies et politiques du PNUD sur les activités financières, le système d’enregistrement/reporting et le suivi des recommandations des audits ; mise en application efficace des contrôles internes, fonctionnement propre d’un système de gestion des ressources financières orienté vers le client;
- Suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau ;
- Appuyer sur la programmer optimale les ressources régulières attribuées par le siège ;
- Faire le suivi de l’application des ressources non régulières aux projets concernés ;
- Analyser la programmation et informer le Management sur l’état de gestion des ressources ;
- Examiner, auditer, exploiter et analyser les informations en fonction des indicateurs de performance requis ;
- Élaborer et publier les rapports financiers.
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| Fournir un appui administratif au bureau dans la gestion du programme et assurer l’optimisation des coûts en se concentrant sur l’accomplissement des résultats suivants : |
| Exemple de tâches : |
- Fournir ses informations et des rapports sur la situation du programme, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions ;
- Préparer les rapports incluant les rapports des bailleurs ;
- Assurer un suivi régulier des décaissements du bureau ;
- Vérification et réconciliation (rapprochements) des divers rapports de dépenses par le bureau, le siège et les Agences d’Exécution ;
- Préparer à temps le Recouvrement des couts des services fournis dans Atlas, la mise en œuvre du système de traçabilité des entrées et suivi du recouvrement des coûts;
- Appuyer la réalisation des audits NEX/HACT/NGO et la mise en application des recommandations des audits.
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Appuyer les Conseillers aux Programmes et les Chefs de Projet dans la préparation des révisions budgétaires et l’utilisation efficace des outils de gestion des projets avec pour objectifs :
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- Faire le suivi et contrôler les révisions en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire ;
- Appuyez sur le processus de création et de clôture des projets dans Atlas. Veiller à la préparation et au regroupement de la documentation de clôture (compte-rendu tripartite, rapport d’évaluation, inventaire, etc.) ;
- S’assurer de l’archivage physique et électronique de tous les documents des projets, les conventions de financement, les rapports de progrès, etc.
- Faire le suivi de l’application du taux de remboursement des coûts indirects « GMS » dans les révisions faites à la suite des contributions non régulières reçues des bailleurs de fonds ;
- Faire le suivi des procédures de gestion de projet conformément aux manuels de gestion de projet (Politiques et procédures de programme et d’opérations) ;
- Enregistrer les données selon les exigences des Dashboards.
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Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :
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| Exemple de tâches : |
- Aviser les agences d’exécution sur la mise en œuvre ordinaire de projets, analyser l’utilisation des ressources financières.
- Conseiller le personnel du Projet sur les exigences administratives des reporting PNUD et le rapport de NEX/HACT, particulièrement sur les questions budgétaires.
- Information/Organisation de formations pour le Personnel des Opérations/Projet/Programme sur la gestion financière et le RBM.
- Faire une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme et dans les finances du programme.
- Assurer une contribution judicieuse aux réseaux de connaissance et aux communautés d’apprentissage.
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| Exécuter toutes autres tâches demandées par le superviseur dans le cadre de l’atteinte des objectifs du Bureau et de l’Unité PMSU. |
| Responsabilités de supervision/gestion : NA |
| Exigences : |
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| Éducation |
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- Diplôme d’étude secondaire ou
- Diplôme universitaire en gestion , Administration Publique, Economie, Sciences Politiques et Sciences Sociales sera dument pris en considération mais pas requis
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Expérience, connaissances et compétences
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- Avoir au minimum 7 ans d’expérience professionnelle combiné avec le diplôme d’étude secondaire ou 4 ans d’expérience combiné avec le diplôme universitaire avec des responsabilités progressives en gestion, administration, gestion de projets ou autre domaine apparent ;
- Expérience pertinente avec le PNUD ou une Agence du système des Nations Unies en matière d’administration/de gestion ou de programmes/projets, au niveau national et/ou international est souhaitable ;
- Expérience dans l’appui à la gestion et au suivi budgétaire de programme/projets ;
- Expérience dans le domaine du suivi des accords, partenariats et reporting ;
- La connaissance de QUANTUM constitue un atout majeur ;
- Expérience en Genre et de sa prise en compte dans toutes les étapes de la gestion d’un projet est requise ;
- Bonne connaissance des logiciels MS Word, Excel, etc. Connaissance avancée en base de données est requise ;
- La maîtrise du français et de la langue locale sont requises ;
- La connaissance de l’anglais est un atout
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Démonstration attendue des compétences
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| Core : La liste complète des compétences de base du PNUD peut être trouvée ici |
| Obtenez des résultats :
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NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais |
| Pensez de manière innovante :
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NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations |
| Apprendre en continu
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NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires |
| Adaptez-vous avec agilité
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NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible |
| Agir avec détermination |
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant |
| S’engager et s’associer
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NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives |
| Favoriser la diversité et l’inclusion
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NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
| Domaine thématique |
Nom |
Définition |
| Gestion d’entreprise |
Satisfaction client/Gestion des clients |
- Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service client.
- Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
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- Capacité à planifier, organiser, prioriser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques
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Gestion axée sur les résultats |
- Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables
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| Gestion d’entreprise |
Communication |
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible
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| Finance |
Comptabilité (générale) |
- Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques9
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| . Mots clés |
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Énumérez 3 à 5 aptitudes les plus importantes parmi les compétences requises pour le poste – limitées à des descriptions de 1 à 3 mots – qui aideront à éclairer la planification de la main-d’œuvre sur l’offre et la demande de compétences critiques :
- Direction
- Communication
- Rapports
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