Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi qu’à des problématiques humanitaires persistantes liées à l’insécurité croissante sur certaines parties du territoire et dans les pays voisins à l’Est et au Sud, ainsi qu’aux défis socioéconomiques, sanitaires et climatiques, dans un contexte de transition politique. L’exposition aux effets du changement climatique, l’ampleur des violences perpétrées par des groupes armés dans la région du bassin du Lac Tchad, la fragilité de la situation sécuritaire dans les pays limitrophes et les conflits intercommunautaires dans un contexte de sous-développement, pérennisent la situation humanitaire au Tchad.
Le pays a par ailleurs connu également ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Près de 5,3 millions de personnes (51% de femmes) souffrent d’insécurité alimentaire dont 1,5 million en insécurité alimentaire sévère, selon la situation projetée du cadre harmonisé de novembre 2022. Plus d’un million de personnes sont en situation de déplacement parmi lesquelles 577 237 réfugiés, 381 289 déplacés internes, 119 121 retournés tchadiens venus des pays limitrophes et 22 112 retournés anciens déplacés. A ces personnes s’ajoutent plus de 1,3 million de personnes affectées par les inondations de 2022. Vue la nature de la situation humanitaire et la nécessité de soutenir la recherche des solutions durables, la réponse humanitaire s’inscrit dans une dynamique de l’opérationnalisation du nexus Humanitaire – Développement – Paix.
Pour renforcer la section Administration- Appui aux Operations du bureau OCHA Tchad et au regard des activités de plus en plus croissantes, et afin de mieux répondre aux nombreuses sollicitations et besoins du bureau et Sous bureaux, OCHA Tchad a ouvert un poste d’Assistant Administratif Logistique de grade GS5/ICS5.
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique travaillera sous la supervision directe de l’Analyste à l’Administration&Logistique et en étroite collaboration avec toute l’équipe de la section ainsi que celle des sous bureaux OCHA pour assurer la mise en œuvre réussie des activités à lui confiées.
Responsabilités
- Assurer l’envoi et la réception des courriers et autres équipements demandés par les sous bureaux ;
- Assurer la gestion quotidienne des locaux du bureau OCHA au sein du bureau commun des nations unies ;
- Appuyer les actions administratives pour les activités suivantes ; achats et livraison des équipements ;
- Assister à l’élaboration des plans d’achats annuels et aux processus d’achats/acquisitions selon les normes établies ;
- Assurer la collecte des besoins des sous bureaux OCHA pour en faire le traitement et le suivi des approvisionnement et les aider dans la gestion des stocks ;
- Etablir les besoins en matériels et fournitures pour le bon fonctionnement du bureau OCHA et des sous bureaux ;
- Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine) ;
- Maintenir un système de suivi et de classement des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des requêtes des unités et sous bureaux ;
- Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels ;
- En collaboration avec l’Analyste à l’Administration et Logistique, assurer la gestion et l’inventaire de tous les équipements du bureau et des sous bureaux ;
- Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures
- Assurer le classement des documents administratifs et comptables ;
- Assister à l’organisation d’évènements (Réunions, Atelier, etc.) ;
- Appuyer la préparation des documents de travail (photocopie, scan, préparation des packages) ;
- Procéder au classement et aux archivages électroniques et chronologiques des dossiers administratifs et financiers ;
- Maintenir une base documentaire (SharePoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire ;
- Orienter le personnel des sous bureaux OCHA dans la gestion des stocks
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs : voyages, frets, courriers, pouch diplomatiques ;
- Préparer les kits pour l’organisation des réunions de coordinations et les ateliers ;
- Faire le suivi des convocations aux réunions, de la mise en place de la salle de réunion
- Rédiger le rapport de la réunion hebdomadaire du staff de l’Unité Administration et Appui aux Operations ;
- Assurer le monitoring des actions inscrites ;
- S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie du bureau.
Les principaux résultats attendus entraîneront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau OCHA Tchad, y compris sur l’amélioration des résultats et de l’appui de l’équipe Administrative au bureau et sous bureaux.
Requirements
Education
Posséder un diplôme d’étude secondaire avec 5 années d’expérience professionnelle pertinente où
Être titulaire d’un diplôme de Bachelor et 2 années d’expérience professionnelle en Gestion de la chaine d’approvisionnement, Logistique, Administration publique, commerce international, économie, passation de marchés publics, ou tout autre domaine lié directement avec la fonction serait un atout.
Expérience
- Justifier d’un minimum de deux (02) années d’expérience professionnelle dans le domaine.
- Posséder une (1) année d’expérience dans une agence des Nations Unies, ou organisation internationale comme personnel régulier ou consultant est un atout.
- Une bonne connaissance des questions administratives.
- Bonne connaissance des règles et procédures de gestion
- Connaissance de la gestion d’une petite caisse
- Aptitudes à organiser des réunions / ateliers
- Excellente connaissance en utilisation des machines et équipements de bureau photocopieur, imprimante, scan, etc.
- La maitrise parfaite du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.
Compétences / Core
- Atteindre les résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.
- Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations.
- Apprendre continuellement :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
- S’adapter avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.
- Agir avec détermination :
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant.
- S’engager et s’associer :
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.
- Faciliter la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.
Compétence /Techniques
Administration & Opérations / Gestion des documents et des archives
- Gestion globale des documents (imprimés ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage.
Administration & Opérations /Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)
- Capacité à gérer les événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
Administration & Opérations /Gestion des stocks
- Chaque bureau s’assure que suffisamment d’articles d’inventaire sont disponibles pour utilisation ainsi que des rapports pour les articles qui dépassent le seuil de l’entreprise de $5 000 et plus.
Gestion d’Entreprise/ Communication
- Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par communication écrite et verbale ; adapter les messages et choisir des méthodes communication selon le public.
- Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux médias et autres canaux appropriés.
Gestion d’Entreprise/ Planification et Organisation :
- Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ;
- Identifie les activités et taches prioritaires et modifie les priorités selon les besoins ;
- Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.
DISCLAIMER
Informations importantes pour les candidats :
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
