Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une meilleure vie.
Description de l’emploi
Veuillez noter le niveau approprié indiqué dans le titre du poste vacant et vous assurer que vous détenez le contrat applicable tel que défini ci-dessous :
- Niveau 1 : Personnel de l’OMPI titulaire d’un contrat permanent (PA) ou d’un contrat à durée déterminée (FTA) (définis comme candidats « internes »)
- Niveau 2 : Personnel de l’OMPI titulaire d’un engagement temporaire (AT) et personnel sous contrat PSA régulier.
ARRIÈRE-PLAN
Le poste est à pourvoir au Bureau de l’OMPI en Algérie, à Alger. Ce bureau fait partie du réseau des bureaux extérieurs de l’OMPI et fait partie intégrante de l’Organisation, sous la supervision du Directeur général adjoint chargé du développement régional et national. Il travaille en étroite collaboration avec tous les secteurs et domaines d’activité de l’OMPI afin de contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de l’OMPI et à la mise en œuvre des résultats escomptés pertinents en Algérie. À ce titre, il soutient la coopération et les services de l’OMPI en Algérie et, ce faisant, apporte une valeur ajoutée, une efficacité et une efficience manifestes à l’exécution des programmes et répond à des besoins spécifiques.
DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS
Sous la direction et la supervision du Directeur du Bureau de l’OMPI en Algérie (WAO), le titulaire est tenu d’entreprendre et de coordonner une gamme complète de tâches de soutien de bureau et de gestion et de tâches administratives, assurant un flux d’informations efficace et le bon déroulement des travaux du Bureau extérieur.
Il/Elle assure une étroite liaison avec les unités de l’Organisation pour initier les demandes, obtenir les autorisations, traiter et suivre les mesures administratives et recommander des améliorations. Il/Elle interagit fréquemment avec des représentants gouvernementaux et d’autres parties externes pour partager des informations et confirmer les arrangements. Il/Elle assure également la liaison avec d’autres entités des Nations Unies et agit comme point focal de l’UNDSS.
Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles conformes aux règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence
et de qualité.
- Filtrer, enregistrer, attribuer et surveiller le courrier entrant et sortant, la correspondance et autres documents ; recommander des délais, coordonner les réponses et attirer l’attention sur les questions urgentes et importantes.
- Prendre des rendez-vous et tenir à jour l’agenda du superviseur; recevoir les visiteurs et répondre en temps opportun aux demandes générales (en personne, par téléphone, par courriel) sur les activités du Bureau externe, en renvoyant les questions plus complexes aux collègues appropriés pour suivi; et administrer les boîtes aux lettres génériques.
Fournir un soutien pour un contrôle administratif, informatique et logistique efficace au bureau
- Coordonner et fournir un soutien administratif et logistique aux réunions, conférences, ateliers et autres événements, y compris : la réservation de salles, les arrangements de voyage et d’hébergement, la gestion du SCI, l’équipement, la préparation et l’envoi des mémorandums et invitations connexes, le traitement des formulaires administratifs connexes et le suivi des actions administratives.
- Préparer et rédiger la correspondance administrative officielle, courante et non courante ainsi que les lettres d’invitation ; utiliser des logiciels standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes ; réviser et corriger la correspondance et les rapports en termes de format, d’orthographe, de grammaire et de style, conformément aux directives et normes applicables de l’OMPI ; fournir des traductions informelles ; compiler des informations sur les activités des unités de travail à des fins de reporting ; préparer des documents d’information pour les superviseurs pour les missions et les réunions.
- Assure le bon fonctionnement de l’infrastructure TIC, en pleine coordination avec la Direction des TIC et le prestataire de services local Algérie Télécom, ainsi que la maintenance des locaux en coordination avec les autorités nationales compétentes.
- Maintenir le système d’archivage du Bureau des relations extérieures ; examiner l’efficacité et faire des recommandations d’amélioration ; recueillir, consolider et présenter des informations/données sur des sujets spécifiques.
- Tenir à jour le plan de voyage du Bureau extérieur, prendre les dispositions de voyage pour les missions, préparer les estimations de coûts, rédiger les notes de service et la correspondance connexes et traiter les formulaires administratifs.
Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays
- Former le personnel chargé de la réalisation de l’inventaire physique.
- Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique
Le titulaire s’acquitte d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel, selon ce qu’il juge nécessaire au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion :
N / A
COMPÉTENCES
- Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
- Pensez de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations
- Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback
- S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
- Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de réagir calmement face à l’adversité, est confiant
- S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives
- Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Gestion du personnel
Les compétences en gestion du personnel du PNUD peuvent être trouvées sur le site dédié.
COMPÉTENCES TRANSVERSALES ET TECHNIQUES
Gestion d’entreprise
- Satisfaction client/Gestion de la clientèle : Capacité à réagir rapidement et efficacement, avec un sens de l’urgence, à proposer des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre aux besoins réels des clients. Contribution à l’élaboration de la stratégie de service client. Recherche de solutions pour apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper leurs besoins et préoccupations futurs.
Administration et opérations
- Gestion des documents et des archives : Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d’enregistrement et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
- Documents de voyage des Nations Unies : Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage des Nations Unies ; capacité à faciliter l’assurance des documents de voyage des Nations Unies pour le PNUD et les agences des Nations Unies ; traitement des visas et assurer la supervision et l’approbation
- Gestion des expéditions : Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés à la gestion des expéditions, y compris la contractualisation des expéditions pour les membres du personnel qui voyagent lors de leur nomination initiale, de leur réaffectation et de leur rapatriement.
- Gestion d’événements (y compris retraites, formations et réunions) : Capacité à gérer des événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
- Gestion des actifs : Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenance du module de gestion des actifs dans l’ERP, tableau de bord des actifs ; développement d’outils de support pour la certification des actifs et améliorations ultérieures pour le module AM ; conception et exécution de programmes de formation, etc. sur la gestion et l’enregistrement des actifs ; exécution de l’interface AP-AM ; réalisation d’un rapprochement AP-AM-GL ; réalisation d’un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs.
QUALIFICATIONS
Éducation :
- L’enseignement secondaire est requis OU
- Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais il ne constitue pas une exigence.
Expérience, connaissances et compétences :
- Un minimum de 5 années (avec diplôme d’études secondaires) ou 2 années (avec baccalauréat) d’expérience pertinente en administration ou en services de soutien aux programmes est requis.
- Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de base de données et de systèmes de gestion Web tels que ERP est requise.
- Une expérience ou une connaissance avérée des politiques et procédures opérationnelles de l’OMPI ou de l’ONU serait un atout.
- Une expérience / des connaissances démontrées dans la préparation du budget, les processus d’approvisionnement et la gestion des contrats sont souhaitées.
- Une expérience de travail avec des équipes diverses dans des pays en développement est souhaitée.
- Une expérience dans le développement d’une Maison des Nations Unies et dans le soutien à l’UNCT à BOS sera un avantage.
- Une expérience préalable avec l’OMPI, le PNUD ou d’autres agences des Nations Unies serait un atout.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise de l’arabe et du français est requise.
- La maîtrise de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) est requise.
- La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
Clause de non-responsabilité :
Égalité des chances
En tant qu’employeur garantissant l’égalité des chances, l’OMPI valorise la diversité, expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles elle opère. C’est pourquoi nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler. Nos décisions d’embauche sont fondées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination.
L’OMPI s’engage également à créer un lieu de travail inclusif où tous les membres du personnel sont habilités à contribuer à notre mission, sont valorisés, peuvent s’épanouir et bénéficier d’opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité
L’OMPI ne tolère ni le harcèlement, ni le harcèlement sexuel, ni l’exploitation, ni la discrimination, ni l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles appropriés et sont tenus de respecter les normes et principes applicables.
Probation
Pour tous les nouveaux engagements à durée déterminée (ADD) de l’OMPI, y compris pour les fonctionnaires transférés ou détachés à l’OMPI en vertu de l’Accord interorganisations concernant le transfert, le détachement ou le prêt de personnel, pour une nomination de plus d’un an, la prolongation de l’engagement au-delà des 12 mois initiaux est subordonnée à la réussite d’une période probatoire.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
L’OMPI se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance. Nous pourrions également retenir les candidatures et étudier les candidatures pour d’autres postes similaires à l’OMPI, de même niveau hiérarchique et présentant une description de poste, une expérience et des exigences de formation similaires.
