Associé(e) à l’Administration – République démocratique du Congo
Le Fonds du Secrétaire général pour la Consolidation de la Paix (Peacebuilding Fund—PBF) soutient la RDC depuis 2010. En 2020, l’éligibilité de la RDC au PBF a été reconduite pour 5 ans afin d’appuyer la poursuite des activités de consolidation. de paix et de stabilisation, en particulier dans un premier temps dans les provinces du Kasaï, Kasaï Central et du Tanganyika, et en appui à la transition progressive du Système des Nations Unies. La rééligibilité de la RDC au PBF a également permis d’identifier des priorités thématiques pour la période 2020-2024, notamment : la réintégration communautaire, la réconciliation et la cohésion sociale, la gouvernance locale inclusive et la promotion de solutions durables pour les populations . Par ailleurs, le PBF compte prolonger son appui des prochaines étapes de la transition de la MONUSCO dans les trois provinces de l’Est du pays.
En tant que mécanisme de gestion du portefeuille PBF dans le pays, le Secrétariat PBF a la charge de : (i) coordonner et donner un appui technique (contrôle qualité) aux agences onusiennes et aux ONG récipiendaires du PBF dans le développement de nouveaux projets de consolidation de la paix ; d’orienter les entités récipiendaires dans la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets approuvés ; de veiller au respect des lignes directrices du Fonds dans le reporting, la gestion et la clôture des projets; (ii) appuyer et organiser le travail du Comité de Pilotage Conjoint du PBF (organe de supervision stratégique et politique des projets financés par le PBF) ; (iii) communiquer et coordonner avec les partenaires engagés dans la consolidation de la paix en RDC, afin d’assurer la synergie des projets et la mobilisation des ressources ; (iv) assurer une liaison régulière avec l’équipe du PBF à New York.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision générale du Chef de Bureau du Coordonnateur Résident en RDC et la supervision directe du Coordonnateur du Secrétariat PBF, le Secrétariat du PBF recrute un(e) Associé(e) administratif(ve).
L’Associé(e) administratif (ve) collabore étroitement avec les équipes du Programme et des opérations ; des projets et institutions de l’ONU, afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service de qualité.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale
Résumé des fonctions clés :
• Assurer un fonctionnement efficace et efficient du Secrétariat PBF ;
• Apporte un appui à la programmation du Secrétariat PBF ;
• Assure une gestion financière efficace. Effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
Assurer la gestion administrative efficace et efficiente du Secrétariat PBF afin d’atteindre les résultats escomptés
Exemple de fonctions : • Assurer le suivi administratif du Secrétariat PBF ;
• Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;
• Proposer des drafts des documents et mettre en forme les documents de projets et, toute autre documentation produite.
• Contribuer à la préparation et à l’organisation des rencontres organisées par le SPBF avec les partenaires nationaux et internationaux (réunions internes et externes, des séminaires, des retraites liées aux activités du Secrétariat PBF) et préparer les comptes rendus des rencontres ;
• Préparer les missions et les déplacements en se rapprochant des unités logistiques et financières du PNUD pour l’élaboration des ordres de mission tout en assurant le suivi avec le service de finances et celui des voyages ;
• Assister la coordination du SPBF dans le maintien des contacts avec les partenaires et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du Secrétariat PBF ;
• Assister la coordination dans le suivi des dossiers et les révisions de programme/projets y compris la révision budgétaire en collaboration avec l’unité chargée des finances du PNUD ;
• Partager des informations régulières avec toutes les parties intéressées aux programmes/projets ;
• Réaliser toute autre tâche requise par ses supérieurs hiérarchiques selon la vision du PNUD.
Appuyer dans la gestion programmatique du Secrétariat
Exemples de fonctions :
• Rassembler et présenter les informations à figurer dans le bulletin d’information des nations unies ;
• Assister dans le suivi de l’exécution des projets et des programmes par l’examen de la mise en œuvre des plans de travail, recommandations des rapports d’avancement, des budgets et des dépenses ;
• Contribuer à assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations et plans d’action formulés au cours des différentes réunions (RCO, Comité de Pilotage Conjoint, PNUD, etc..)
• Assurer la liaison avec les collègues du Bureau du Coordonnateur résident (Suivi et évaluation, communication, nexus, GCP, finances ) ainsi que les unités transversales du bureau PNUD (Partenariat, Genre, Suivi et évaluation, Communication, etc.)
• Réaliser toute autre tâche requise par ses supérieurs hiérarchiques selon la vision du PNUD ;
• Contribuer à la visibilité du PBF, au partage du savoir et au renforcement des connaissances du projet ;
• Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique
Assurer la gestion budgétaire du projet et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants :
Exemple de tâches :
• Préparation des révisions budgétaires sur la base des plans de travail annuel.
• Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;
• Préparation des exercices de planification des ressources financières ;
• Préparation des rapports financiers périodiques du PBF sur la situation des ressources du Secrétariat PBF ;
• Veille au respect des procédures, règles et politiques administratives et financières du PNUD.
En étroite collaboration avec l’Unité de Contrôle Qualité et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
Exemple de tâches :
• Suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
• Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements du Secrétariat dans Quantum ;
• Réalisation des paiements dans Quantum des prestations liées à la mise en œuvre du projet ;
• Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liés au projet ;
• Effectuer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme.
Responsabilités de supervision/gestion : Oui
Compétences
Français Objectifs principaux :
NIVEAU 2 : Développer des solutions et simplifier les processus, équilibrer rapidité et précision dans l’exécution du travail
Penser de manière innovante :
NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu
NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
S’adapter avec agilité
NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux situations nouvelles, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S’engager et s’associer
NIVEAU 2 : Faciliter/intégrer, rassembler les gens, créer/entretenir des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, en tenir compte dans la prise de décision
Gestion du personnel (Insérez ci-dessous la phrase standard si le poste a des rapports directs.)
Les compétences en gestion du personnel du PNUD peuvent être trouvées sur le site dédié.
Un Diplôme de l’enseignement secondaire est requis ou
Un Diplôme Universitaire en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie, comptabilité ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération mais pas un requis.
Expérience, connaissances et compétences
• Minimum six (06) ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience au niveau national ou international en finances et dans la gestion administrative est requis
• Une expérience pertinente au sein d ‘entreprise privée, d’organisation non gouvernementale Nationale et internationale ou d’organisations internationales est souhaitable
• Expérience confirmée dans l’utilisation avancée d’Excel et autres feuilles de calculs des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.) est requis;
• Connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels Quantum serait un atout.
Langues requises:
• Une maîtrise de la langue française est exigée.
• La connaissance de l’anglais est un atout.
Requis
Prière ajouter dans votre candidature votre diplôme le plus élevé ; vos certifications et vos trois derniers PMD (si applicables) ;
Postulez ici
