Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons. Le PNUD recrute Assistant(e) Administratif(ve).
Sous l’autorité et la supervision du Coordonnateur du programme mondial CRIMJUST de l’ONUDC, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ière) (AAF) fournit une assistance et un soutien administratif au projet onusien « Renforcement des réponses judiciaires en matière pénale au trafic de drogue et crime organisé connexe dans les pays francophones du littoral atlantique de l’Afrique de l’Ouest ».
L’assistant de projet travaille en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, des projets et autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de qualité.
Objectif du poste
- Fournir un soutien à la gestion des projets en cours
- Appui aux services administratifs et logistiques
- Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
- Appui au développement et au partage des connaissances
- Toute autre tâche assignée par le superviseur
1.) Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
- Aide à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
- Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme/projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
- Aide à la coordination des événements prévus du projet ;
- Aide à rédiger des contributions pour les rapports du projet.
2.) Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
- Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
- Maintenance des enregistrements / documents / fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
- Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, comprenant la création de demandes électroniques ;
- Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents ;
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
- Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
- Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
- Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
- Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
- Réception correcte des biens et services ;
- Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
- Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
- Maintien d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui assurent la sécurisation des documents confidentiels ;
- Aide à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
- Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
- Extraction de données provenant de différentes sources ;
- Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
- Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
3.) Fournir un soutien à la maintenance du bureau et à la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ;
- Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
- Appui à la maintenance des locaux et services communs.
4.) Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;
Compétences de base
Atteindre des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est pragmatique en matière de résolution de problèmes, apporte des améliorations.
Apprendre en continu. NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
Adaptation avec agilité NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir calmement en face. face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
Favorise la diversité et l’inclusion NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination
Compétences interfonctionnelles et techniques
Nom du domaine thématique Définition
Éthique Connaissance des politiques de l’ONU – éthique Éthique Connaissance des politiques de l’ONU – éthique Connaissance et compréhension du Statut et Règlement du personnel de l’ONU et d’autres politiques relatives à l’éthique et à l’intégrité
Satisfaction du client/Gestion des clientsSatisfaction du client/Gestion des clientsCapacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
Gestion basée sur les résultatsGestion basée sur les résultatsCapacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables
Communication Communication Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté par le biais de communications écrites et verbales ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible
VI. Mots-clés
- Orientation client
- communication
- Confidentialité
- Éthique et intégrité
Éducation
- Enseignement secondaire (Baccalauréat).
Ou - Un Bachelor, en administration des affaires ou en commerce, ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe serait souhaitable. Cependant, ce n’est pas une exigence.
Expérience, connaissances et compétences
- Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou le service de soutien aux programmes.
Ou
Les candidats titulaires d’un Bachelor, devront avoir une expérience minimum de deux (02) années. - Maitrise dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (Microsoft Word, Excel, etc.).
- Expérience dans la gestion de systèmes de gestion exploités sur le web (Atlas, Quantum, Umoja…)
- Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies serait un atout ;
- Une expérience professionnelle en gestion administrative et financière au sein d’une Organisation Internationale/ONG est un atout majeur ;
- Connaissance de la préparation et de l’organisation d’ateliers et de séminaires sera considérée comme un atout.
- Bonne connaissance du domaine de l’administration, de la gestion financière et des procédures de passation des marchés financiers ;
- Bonne connaissance du domaine de l’administration, de la gestion financière et des procédures de passation des marchés financiers ;
- Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise, Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.
