Le Centre du commerce international (ITC), l’agence conjointe des Nations Unies (ONU) et de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) basée à Genève, en Suisse, s’engage à favoriser le commerce international et à promouvoir le développement durable.
Le travail de l’ITC dans le secteur agroalimentaire au Ghana, dans le cadre du programme Alliances pour l’action (A4A) de l’ITC, a connu une croissance et un impact significatifs. Cette expansion a conduit à la décision de recruter un assistant administratif national dédié, basé à Accra, au Ghana. L’objectif du poste est de contribuer à la planification, à la mise en œuvre et au suivi efficaces des projets. Les responsabilités comprennent l’assistance à la formulation des plans de travail du projet, la rédaction des budgets et des propositions, et la garantie du respect des règles et procédures. Le poste consiste à soutenir la mise en œuvre du projet en fournissant une assistance administrative et logistique, en coordonnant les événements, en gérant les contrats et en facilitant les visites sur le terrain.
En tant qu’organisation des Nations Unies, l’ITC vise à respecter les normes les plus élevées d’efficacité et de professionnalisme dans ses opérations, et ce rôle jouera un rôle déterminant dans la réalisation de cet objectif.
- Aider à compiler et résumer les informations et les données pour la formulation des plans de travail du projet. En consultation avec l’équipe de projet, rédiger des budgets annuels/trimestriels, des propositions sur les modalités de mise en œuvre et sur d’autres sujets ou questions spécifiques liés au projet.
- Soutenir la mise en œuvre du projet conformément aux documents de projet, aux plans de travail annuels et aux autres accords entre le PNUD et les partenaires responsables. Examiner les documents du projet pour vérifier qu’ils sont complets et conformes aux règles et procédures pertinentes et identifier les incohérences à soumettre au superviseur. Compiler, résumer et présenter des informations/données de base sur un projet spécifique et des sujets ou problèmes connexes ;
- Contribuer et soutenir la collecte de données pour l’analyse de genre et l’intégration du genre au niveau du projet.
- Fournir un soutien administratif et logistique pour assurer la réussite de la réalisation du projet, qui comprend l’organisation/coordination des événements du projet, les activités liées aux achats et aux finances, la gestion des contrats, le recrutement et la coordination des visites sur le terrain et des missions liées au projet,
Soutenir les partenariats et la mobilisation des ressources.
- Établir et maintenir des contacts et une coopération avec les agences des Nations Unies compétentes, les institutions gouvernementales et d’autres partenaires et parties prenantes concernées. Fournir un soutien à la mise à jour de la base de données du public concerné, des partenaires de développement et des autres parties prenantes qui sont des homologues du projet.
- Soutenir une communication régulière avec les partenaires, les homologues du projet, les parties prenantes et les bénéficiaires.
- Soutenir la diffusion d’informations de haute qualité et la visibilité des activités du projet auprès des parties prenantes.
- Aider l’équipe du projet à identifier et à rassembler des informations sur les opportunités de mobilisation des ressources.
Fournir un soutien au suivi, à l’évaluation et aux rapports efficaces sur les progrès de la mise en œuvre du projet.
- Soutenir la mise en œuvre du système de suivi du projet conformément à son cadre de suivi et d’évaluation pour faciliter le partage efficace d’informations sur l’état du projet et la réalisation des objectifs.
- Recueillir, analyser et présenter des informations pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre du projet par rapport aux objectifs du projet ainsi qu’à des fins d’audit. Aider l’équipe à concevoir et à mener des évaluations et des enquêtes internes. Identifier les lacunes dans la mise en œuvre et fournir un soutien pour combler ces lacunes en consultation avec le superviseur et les partenaires.
- Soutenir l’organisation de réunions d’avancement, de visites sur le terrain et d’étude pour suivre la mise en œuvre du projet et soutenir l’organisation d’ateliers, de tables rondes et de conférences au sein du projet.
- Aider à la mise en œuvre d’une gestion efficace des risques pour le projet avec un plan d’atténuation des risques bien documenté en place. Soutenir la surveillance des risques précédemment identifiés et émergents. Mettre à jour l’état des risques dans les journaux de risques et/ou les bases de données pertinents du projet.
- Surveiller le budget du projet, les ressources financières et la comptabilité pour une utilisation efficace et transparente des ressources disponibles et garantir l’exactitude et la fiabilité des données/informations utilisées dans les rapports financiers.
- Soutenir la préparation des rapports de projet hebdomadaires, trimestriels, annuels et autres demandés, conformément aux directives de suivi et de reporting et aux exigences des donateurs.
Soutenir le développement et le partage des connaissances pertinentes pour le projet assigné.
- Participer à la formation sur les procédures internes pour le personnel du projet et fournir un soutien à l’organisation de formations et d’autres activités de renforcement des capacités selon les besoins.
- Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Tenir des registres organisés des données du projet, des activités sur le terrain, des études de cas, des histoires d’intérêt humain, des photographies et d’autres documents pertinents sur lesquels on peut s’appuyer pour soutenir le partage des connaissances et le plaidoyer.
Tâches spécifiques au projet
- Accès à UMOJA, le titulaire sera formé par l’assistant de projet du siège de l’ITC.
- Faciliter l’enregistrement des petits exploitants agricoles dans le système des Nations Unies pour les paiements.
- Fournir un soutien dans le processus de demande de visa aux participants au projet lors d’événements régionaux et internationaux.
- Faciliter l’engagement des PME et coordonner également les visites liées au projet dans les entreprises/agriculteurs. Celles-ci incluent des visites de donateurs de projets, de partenaires de projets, du personnel de l’ITC et d’experts de l’industrie.
- Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
4. Disposition institutionnelle
L’assistant de projet travaille sous la supervision générale du [chef de projet ACP et collabore étroitement avec les membres du projet, notamment les agents et assistants de projet au siège de l’ITC à Genève et les agents nationaux basés à Accra. [à insérer]
Compétences
Résultats de base :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Pensez de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
Apprendre en continu :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.
Adaptez-vous avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.
Agir avec détermination :
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant.
Engagez-vous et partenaire :
NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
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- Un enseignement secondaire est requis, ou
- Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
Années minimales d’expérience de travail pertinente
- Un minimum de 5 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 2 ans (avec baccalauréat) d’expérience en administration ou en projet, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, est requis.
- Expérience de travail avec les agences des Nations Unies
- Expérience de travail direct avec les MPME et connaissance de la chaîne de valeur du cacao et du café
- Expérience de travail et administration et opérations de projets
- Connaissance dans une des langues locales
- Connaissance des procédures de passation des marchés des organisations nationales/internationales.
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