Le PNUD recrute pour ce poste (13 Mai 2024)

Le PNUD s’engage à parvenir à la diversité de la main-d’œuvre en termes de sexe, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, les groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère aucune exploitation ni abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Analyste administratif de la Clinique des Nations Unies

Contexte et contexte organisationnel

Le personnel de terrain de l’ONU est exposé à divers risques en matière de santé et de sécurité qui peuvent entraîner des maladies ; traumatisme psychologique et blessures mettant la vie en danger. Des services de santé primaires, de santé au travail et de médecine d’urgence dédiés et efficaces peuvent atténuer les conséquences négatives des traumatismes, des blessures et des complications de santé, offrant ainsi de meilleures chances de sauver des vies ainsi qu’un rétablissement plus rapide et meilleur.

La Clinique des Nations Unies fait partie des services communs de l’équipe de pays des Nations Unies au Nigéria et est administrée par le PNUD.

Objectif du poste :

Sous la direction et la supervision du médecin de la clinique des Nations Unies, l’analyste administratif est responsable de la fourniture efficace d’un soutien financier, budgétaire et administratif à la clinique des Nations Unies. Cela impliquera la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, le fonctionnement efficace et efficient de la Clinique des Nations Unies, la coordination des services administratifs et logistiques ainsi que le renforcement et le partage des connaissances.

L’analyste administratif de la clinique des Nations Unies travaillera en étroite collaboration avec les agences des Nations Unies, le centre de services du PNUD et d’autres unités pour assurer le succès de la clinique des Nations Unies, et coordonnera les fonctions administratives de la clinique des Nations Unies à Abuja et à Maiduguri.

Principales tâches et responsabilités 

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et des SOP, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Conformité totale des activités administratives avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD ;
• Fourniture de contributions pour optimiser les processus administratifs et mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes ;
• Fourniture de contributions à la préparation du budget de la clinique et des plans de travail axés sur les résultats.

2. Assure le fonctionnement efficace et efficient du dispensaire des Nations Unies en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Initier et suivre les processus de passation des marchés, y compris la préparation des documents, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des bons de commande ;
• Coordonner le transport des véhicules, l’entretien régulier des véhicules et les assurances ;
• Superviser l’enregistrement de la consommation quotidienne d’essence du véhicule et la préparation du réapprovisionnement total des cartes ;
• Coordonner la tenue du rapport d’historique des véhicules, le gardien de la gestion des fournitures médicales de la clinique, des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution ;
• Assurer la liaison avec l’agence des Nations Unies compétente pour assurer les expéditions, les modalités de dédouanement, la préparation des documents pour les expéditions (reçus/envoyés), la préparation de tous les documents nécessaires, la mise en œuvre des actions de suivi ;
• Gestion du système de classement assurant la sécurité des documents confidentiels ;
• Extraction de données de diverses sources ;
• Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes ; préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques;
• Gérer les délais, les engagements pris, les actions prises et la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
• Préparation du budget, fourniture d’informations pour audit.

4. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation du personnel des opérations/projets sur l’administration ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

5. Rôles supplémentaires sous la supervision du médecin de la clinique :

• Coordonner les fonctions administratives de la Clinique des Nations Unies à Abuja et à Maiduguri ;
• Gérer la mise en œuvre et l’expansion du système de facturation directe en ajoutant davantage d’assurance maladie (MSH, Allianz, SHI, etc.) au système de facturation directe pour les cliniques d’Abuja et de Maiduguri ;
• Automatisation et maintenance du système de facturation ;
• Coordonner les procédures administratives pour les urgences sanitaires relevant de la Clinique (telles que le récent COVID/SARI) ; et
• Organiser et coordonner les actions médicales organisées par la Clinique au profit du personnel et des personnes à charge ;
• Gérer les collaborations avec d’autres unités du PNUD/agences des Nations Unies pour améliorer la prestation globale des cliniques des Nations Unies ;
• Analyser les commentaires des enquêtes, pour le reporting et la prise de décision de gestion ;
• Publication de newsletters périodiques.

Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Compétences

Les compétences de base

• Atteindre le résultat :  NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais ;
• Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations ;
• Apprendre en continu :  NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires ;
• S’adapter avec agilité :  NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible ;
• Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant ;
• S’engager et s’associer :  NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives ;
• Permettre la diversité et l’inclusion :  NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.

Compétences transversales et techniques

Direction et stratégie commerciale

• Pensée systémique
  • Capacité à utiliser l’analyse objective des problèmes et le jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et à considérer comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système.

Gestion d’entreprise

• Gestion de portefeuille
  • Capacité à sélectionner, prioriser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à sa capacité ; capacité à équilibrer la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement.
• Satisfaction client/Gestion des clients
  • Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service client. Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
• Communication
  • Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public visé ;
  • Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.
• La gestion des ressources
  • Capacité à allouer et à utiliser les ressources de manière stratégique ou tactique conformément aux principes de responsabilité et d’intégrité.

Éthique

• Connaissance des politiques de l’ONU
  • Connaissance et compréhension du Statut et Règlement du personnel de l’ONU et d’autres politiques relatives à l’éthique et à l’intégrité.

Développement des affaires

• Facilitation des connaissances
  • Capacité à animer les individus et les communautés de contributeurs pour participer et partager, notamment en externe.

Exigences:

Exigences minimales en matière de formation :

• Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent) en sciences sociales, gestion des affaires, administration ou tout autre domaine disciplinaire pertinent OU ;
• Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) combiné à deux années supplémentaires d’expérience pertinente sera dûment pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.

• Jusqu’à 2 ans (avec une maîtrise) ou au moins 2 ans (avec un baccalauréat) d’expérience professionnelle pertinente auprès d’organisations nationales et internationales dans les domaines de la gestion de la santé, de la gestion de bureau, de l’administration, de la budgétisation, des TIC, des ressources humaines, des achats ou toute autre fonction pertinente ;
• Une bonne expérience dans l’utilisation des applications Microsoft Office est un avantage supplémentaire ;
• Une expérience professionnelle dans un lieu d’affectation d’urgence est souhaitée ;
• Une expérience de sensibilisation au genre et à la diversité est souhaitée.

Langue

• La maîtrise de l’anglais et de la langue de travail locale du lieu d’affectation est requise.

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