Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
Les documents suivants sont exigés des demandeurs:
- CV personnel – indiquant tous les postes occupés et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du candidat et au moins trois (3) références.
- Lettre de présentation – indiquant pourquoi le candidat se considère comme apte au poste.
Le PNUD aide l’Assemblée métropolitaine de Kumasi (KMA) à améliorer l’accès à des toilettes privées sûres et hygiéniques pour les habitants de la communauté à faible revenu de Moshie Zongo. À Kumasi, 50 % de ses 1,2 million d’habitants n’ont pas accès à des toilettes domestiques. Le problème est pire dans les communautés à faible revenu comme Moshie Zongo, où 82,7% des ménages n’ont pas accès à un assainissement décent. Le conseil municipal a exploré les possibilités et les mesures pour résoudre ce problème au fil des ans. À la suite d’une expérimentation pilote, la KMA met en œuvre une initiative visant à fournir des toilettes domestiques aux résidents à faible revenu de Moshie Zongo, grâce à l’accès à des prêts à faible taux d’intérêt pour la construction de toilettes dans les ménages privés. L’initiative envisage également de former des jeunes chômeurs pour assurer la construction de toilettes à faible coût conçues localement. Cette initiative a été l’un des 15 lauréats du Global Mayors Challenge en 2021.
Le projet comprend trois volets :
- Sélection et formation de jeunes chômeurs pour construire des toilettes domestiques dans la communauté. Les activités comprennent la supervision de la construction de toilettes domestiques, y compris des unités de confinement, une superstructure avec des installations connexes et des installations de lavage. La composante formation implique l’élaboration et l’adoption de critères de sélection pour les jeunes chômeurs, le renforcement des capacités techniques et des conseils pour connecter et répondre à la demande de toilettes domestiques dans la communauté.
- Éducation civique et campagnes ciblées pour éduquer les membres de la communauté et créer une demande pour les toilettes domestiques et
- Mise en place et gestion d’un fonds renouvelable pour fournir des prêts aux ménages afin de financer de manière privée la construction de toilettes, en travaillant en étroite collaboration avec le gestionnaire du fonds pour administrer efficacement les fonds et atteindre les objectifs du projet.
Dans ce contexte, le PNUD cherche à recruter un assistant administratif et des services d’appui pour appuyer la mise en œuvre du Défi mondial des maires à Kumasi en facilitant le bon fonctionnement du bureau de projet.
L’Organisation Internationale du Travail (OIT) recrute pour ce poste (12 Septembre 2023)
L’assistant aux services administratifs et d’appui appuie le PNUD et l’équipe de projet en fournissant les services d’administration et d’appui logistique nécessaires pour faciliter la réalisation efficace des objectifs du projet. La principale responsabilité est d’assurer le bon fonctionnement du bureau de projet.
Fonctions et responsabilités
L’assistant aux services administratifs et d’appui, sous la supervision du Superviseur du projet et de l’Assemblée métropolitaine de Kumasi, travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du PNUD pour :
- Tenir à jour les dossiers du personnel du projet conformément aux exigences politiques et légales;
- Veiller à ce que tout le personnel du projet soit conscient de ses responsabilités en matière de devoir de diligence à l’égard des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables;
- Assurer des environnements de travail professionnels et productifs pour l’équipe de mise en œuvre du projet;
- Aider le superviseur de projet à assurer le bon déroulement du projet, y compris l’administration du bureau et le respect de tous les systèmes et processus du PNUD;
- S’assurer que tous les enregistrements légaux et autres exigences sont en place pour le bureau de projet;
- Responsable des questions relatives aux installations, à l’entretien et à la santé et à la sécurité (SST), en assurant la liaison avec la direction de l’immeuble ou des fournisseurs tiers au besoin;
- Comptabiliser et gérer tous les fournisseurs de bureaux tiers, tels que les nettoyeurs, afin d’assurer un niveau de service constant conformément à la législation applicable;
- Coordonner et soutenir les arrangements de visite communautaire du personnel du projet;
- Tenir un registre de toutes les visites au bureau par les membres de la communauté;
- Conserver les données de demande des clients sur la construction des toilettes;
- Soutenir le personnel avec la logistique pour les événements internes et externes si nécessaire, tels que l’organisation des lieux ou la restauration pour les ateliers;
- Assurer la fourniture de fournitures et de services de bureau, y compris les fournitures scolaires, les services Internet, etc.; et
- Assurer l’entretien régulier du véhicule du projet.
Arrangement institutionnel :
L’assistant aux services administratifs et de soutien relèvera du superviseur de projet, Kumasi Global Mayors Challenge.
Compétences
Noyau:
Obtenir des résultats :Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un
travail de qualité dans les délais.Penser de manière innovante :Ouvert aux idées créatives / risques connus, est pragmatique résolveur de problèmes, apporte des améliorations.Apprenez continuellement:Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.Adaptez-vous avec agilité :S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté / incertitude, est flexible.Agissez avec détermination :Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant.S’engager et s’associer :Fait preuve de compassion / compréhension envers les autres, forme des relations positives.Favoriser la diversité et l’inclusion :Apprécier / respecter les différences, conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Compétences transversales et techniques :
Compétences et expérience requises
Domaine thématiqueNomDéfinition
Gestion d’entrepriseCommunication
- Capacité de communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté par la communication écrite et verbale; Adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public
- Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Satisfaction de la clientèle/gestion de la clientèle
- Aptitude à contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
Sensibilisation et littératie numériques
- Capacité et inclination à adopter rapidement de nouvelles technologies, soit en saisissant habilement leur utilisation, soit en comprenant leur impact et en habilitant les autres à les utiliser au besoin.
Administration et opérationsVoyage d’admissibilité
- Connaissance des politiques et procédures relatives aux voyages autorisés, y compris l’identification des droits à verser une somme forfaitaire pour le PNUD ainsi que d’autres agences des Nations Unies.
Bureau de voyage
- Capacité de traiter et d’approuver les demandes de voyage, les demandes de remboursement de frais de voyage et les rapports de dépenses; connaissance des politiques et procédures pertinentes.
ApprovisionnementGestion des données
- Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données d’approvisionnement.
Approvisionnement
- Capacité de trouver, d’évaluer et de mobiliser des fournisseurs de biens et de services.
Exigences minimales en matière d’éducation :
- L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est exigée;
- Un baccalauréat en ressources humaines, en finance, en administration et dans des domaines connexes est un atout.
Min. années d’expérience professionnelle pertinente:
- Un minimum de cinq (5) ans avec diplôme d’études secondaires et deux (2) ans avec un baccalauréat d’expérience de travail pertinente dans le travail administratif et les fonctions de soutien de bureau est requis.
Compétences requises :
- Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) est exigée.
Aptitudes souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences :
- D’excellentes compétences en planification et en gestion du temps, capables de bien travailler sous pression et de prioriser une charge de travail difficile, sont souhaitables.
- Excellentes compétences analytiques et de communication (écrites, verbales, interpersonnelles et interculturelles) est un atout.
- Une expérience du renforcement des capacités, du plaidoyer et de la gestion des connaissances est un atout.
- La connaissance et l’expérience des procédures d’achat et de passation de marchés de l’ONU sont un atout.
- Travailler avec les gouvernements locaux et régionaux sera un atout.
Langue(s) requise(s) :
- La maîtrise de la langue anglaise est requise.
- La connaissance pratique des dialectes twi et/ou haoussa est un atout supplémentaire.
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