Associé.e au Programme
Libreville, Gabon
Apply Before
10/21/2022, 03:31 PM
Job Description
Background
Le PNUD s’engage à assurer la diversité du personnel en termes de sexe, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et de personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et l’abus sexuels, tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Sous la supervision directe de l’ARR/P, l’Associé(e) au programme appuie l’exécution des services au sein de l’Unité du programme du Bureau Pays du PNUD au Gabon. Son rôle sert d’interface à l’Unité de Programme et vise à appuyer la conception, la planification et la gestion du programme du Bureau Pays en gérant les données et en facilitant la mise en œuvre des projets, et l’organisation générale de l’Unité du Programme. L’Associé(e) au programme promeut une approche axée sur les résultats, conforme aux règles et règlements du PNUD.
Membre clé de l’Unité de Programme, l’Associé(e) au programme travaille en étroite collaboration avec les équipes du programme et des projets du Bureau Pays, des opérations ainsi qu’avec le siège du PNUD pour résoudre les problèmes complexes liés à l’avancée des décaissement (delivery) du portefeuille.
Duties and Responsibilities
- Appuie l’administration et mise en œuvre des stratégies de programme :
- Appuie la collecte d’informations pour la préparation de documents stratégiques, à savoir l’UNDAF, CPD, CPAP, suivi efficace des outils Result Based Management (RBM) et établissement d’objectifs de gestion (BSC).
- Appuie l’analyse et la présentation d’informations / de rapports pour l’identification des domaines d’appui et d’intervention du PNUD au Gabon.
- Fournit un soutien à la gestion du programme
- Assure la création d’un projet dans Atlas, la préparation des révisions budgétaires requises, révision de l’attribution du projet et de l’état du projet, détermination des fonds non utilisés, clôture opérationnelle et financière d’un projet ;
- Assure un suivi des informations relatives à la mise en œuvre courante des projets, création de rapport de suivi de la performance des projets et du programme, suivi régulier des activités et de l’utilisation des ressources financières ;
- Assure un suivi des indicateurs de performance et de résultats, objectifs et jalons, préparation des rapports et actualisation des données relatives à ces outils dans Atlas ;
- Fournit une analyse de la situation du portefeuille, identification des problèmes opérationnels et financiers
- Appui au suivi de la mise en œuvre des recommandations d’audits.
- Assure un suivi administratif à l’Unité du programme :
- Review of NEX projects Financial Reports; preparation of non-PO vouchers for development projects.
- Assure le contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements, examen des rapports financiers des projets,
- Assure la maintenance du système interne de contrôle des dépenses qui garantit que les PO/bons traités sont émis et complétés à temps, que les lignes budgétaires (COA) pour les demandes de service et les approbations de voucher sont correctement reportées et enregistrées dans Atlas.
- Initie des mesures correctives opportunes sur les PO/bons de commandes publiés, y compris les bons avec des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de correspondance, des PO/bons de commande non approuvés en lien avec les opérations.
- Fournit un suivi des partenariats stratégiques et à la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources
- Analyse des informations sur les bailleurs de fonds, préparation du profil et de la base de données des bailleurs de fonds, établissement de contacts avec les homologues des donateurs.
- Suivre et rendre compte des ressources mobilisées.
- Suivre les réunions auxquels l’ARR/P participe et développe un système de gestion de la relation et d’une base de données des rendez-vous avec les bailleurs de fonds.
- Assure la facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances:
- Appui à la préparation de formations pour le personnel des opérations/projets aux besoins et exigences du programme.
- Synthétise les enseignements tirés et des meilleures pratiques du programme.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. Assure la rédaction des procès-verbaux pour les réunions du Programme, le suivi des projets, et les réunions avec les bailleurs.
Competencies
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Expected Demonstration of Competencies Core Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements Learn Continuously LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback Adapt with Agility LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible Act with Determination LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident Engage and Partner LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships Enable Diversity and Inclusion LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found on the dedicated site.
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Thematic Area Name Definition Project Management Business Management Ability to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals Monitoring Business Management Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results Knowledge Facilitation Business Development Ability to animate indididuals and communities of contributors to participate and share, particularly externally
2030 Agenda: Engagement and Effectiveness Effectiveness Performance analysis on programming 2030 Agenda: Engagement and Effectiveness Effectiveness Project Quality Assurance Finance Financial planning and budgeting Ability to create and manage processes to achieve UNDP’s long and short-term financial goals, including through planning, budgeting, forecasting, analysing and reporting
Required Skills and Experience
Education:
- L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis ou un diplôme universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique, en Economie/Finance, en Sciences Politiques ou Sociales sera dument pris en considération.
- Une certification spécialisée en finance est un atout.
Experience:
- Minimum 6 ans (avec Secondaire) or 3 ans (avec Diplôme Universitaire) d’expérience pertinente en gestion de projet, de programme avec des responsabilités progressives sont requises au niveau national
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance de tableurs et de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.
- Une formation et /ou certification Prince2, PMP ou autre outil de gestion de projet/programme sera un avantage
- Bonne connaissance de l’anglais est un atout.
- Expérience similaire dans de grandes structures privées ou publiques ou dans des organismes internationaux.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
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UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
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