Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Il prône le changement et s’appuie sur les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les gens à se construire une meilleure vie. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin d’aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.
Description de l’emploi
Arrière-plan
L’Associé(e) administratif(ve) et logistique apportera son soutien à l’ensemble du personnel du projet en matière administrative, logistique et de ressources humaines. Il/elle sera chargé(e) de mener à bien les activités générales de soutien administratif et logistique qui contribueront à une meilleure coordination et efficacité de l’Unité de gestion de projet (UGP – Unité de gestion de projet – Fonds mondial).
Elle/il contribuera à renforcer l’image du PNUD auprès des partenaires, en veillant à ce que toutes les activités de l’UGP soient bien organisées, efficaces et conformes au plan de travail de l’UGP.
Elle/il établira de bonnes relations avec les partenaires clés, contribuant à renforcer les liens administratifs et de gestion, en suivant les normes et les guides du PNUD et du Fonds mondial.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du coordonnateur de projet et du FM du projet, le titulaire aura les fonctions clés suivantes :
1. Réception, enregistrement et classement méthodique des documents (documents, lettres et autres écrits arrivant au bureau), tenue de dossiers permanents en copies papier et électroniques ; assurer la reproduction (scan, courrier électronique, photocopie et assemblage de documents divers) et le classement ;
2. Examiner et gérer la correspondance et l’enregistrer dans le registre des documents du PMU : courrier
arrivée/départ, assurer une bonne et rapide ventilation et respecter les engagements opérationnels ;
3. Rédiger et rédiger des lettres, des mémorandums et des notes ;
4. Fournir le soutien nécessaire à la préparation de l’ordre du jour et d’autres documents pertinents
pour des réunions et des formations ;
5. Fournir un soutien dans l’organisation de la correspondance de recouvrement entrante et le traitement des
données issues des activités du projet et transmises au gestionnaire ;
6. Tenir le registre et gérer la distribution des fournitures (stock de consommables) pour le projet ; assister l’unité PSM et CO (bureau de pays) dans la gestion des actifs, en effectuant deux fois par an une vérification physique des actifs, tant pour l’équipe de santé que pour ses partenaires ;
7. Soutenir la préparation des différentes missions officielles nationales et internationales (et tous les documents connexes, y compris les ordres de mission et les lettres de visa) et les voyages des membres du projet ;
8. Fixer des rendez-vous et tenir à cet effet un calendrier manuel et électronique ;
9. Organiser toutes les réunions et conférences téléphoniques, y compris le soutien logistique nécessaire pour garantir le succès des communications.
10. Contacter et accompagner les partenaires dans l’organisation de réunions, conférences, voyages (y compris
visites sur le terrain), en lien avec les besoins du projet ;
11. Aider à la coordination logistique et à l’entretien des véhicules du projet ;
12. Fournir un soutien logistique et administratif aux autres unités du projet et à l’organisation des différents audits ;
13. Fournir un soutien administratif pour la saisie des données dans les bases de données du PNUD et des Nations Unies (QUANTUM, UNALL, UNDSS, etc.) ;
14. Assurer l’orientation et la supervision de 5 conducteurs, surveiller leurs performances et coordonner leur travail quotidien ainsi que leurs besoins et leur utilisation de carburant, y compris leur suivi via le système Fleet Tracker, en produisant des rapports hebdomadaires ;
15. Partage des connaissances entre les membres de l’équipe de santé ;
16. Représenter l’équipe de santé en tant que personne focale au sein du comité de genre du CO ; 17. Responsable de l’intégration du nouveau personnel au sein de l’équipe de santé ;
18. Exécuter toute autre tâche qui lui est confiée par son superviseur et le coordonnateur du projet
Compétences
| Cœur | |
| Obtenir des résultats : | NIVEAU 2 : Élargit les solutions et simplifie les processus, équilibre la rapidité et la précision dans l’exécution du travail |
| Pensez de manière innovante : | NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée |
| Apprendre en continu : | NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage |
| S’adapter avec agilité : | NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement |
| Agir avec détermination : | NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer plusieurs sources de pression simultanément |
| Engagez-vous et collaborez : | NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats |
| Favoriser la diversité et l’inclusion : | NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte les différences dans la prise de décision |
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
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Compétences et expérience requises
Éducation:
- Un diplôme d’études secondaires est requis, ou un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en ressources humaines ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
Expérience:
- Un minimum de 6 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec baccalauréat) d’expérience administrative ou de projet à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés auprès d’organisations internationales ou nationales est requis.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et de systèmes de gestion Web, et connaissance avancée des tableurs et des bases de données.
Égalité des chances
En tant qu’employeur garantissant l’égalité des chances, le PNUD valorise la diversité, expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons. C’est pourquoi nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler. Nos décisions d’embauche sont fondées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination.
Le PNUD s’engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficier d’opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité
Le PNUD ne tolère ni le harcèlement, ni le harcèlement sexuel, ni l’exploitation, ni la discrimination, ni l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles appropriés et sont tenus de respecter les normes et principes applicables.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance. Nous pourrions également retenir les candidatures et étudier les candidatures pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences de formation similaires.
Alerte à l’arnaque
Le PNUD ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.
