Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) est une organisation intergouvernementale établie par les Etas Membres dont le siège est basé à New York, aux États-Unis. En tant qu’agence principale des Nations Unies pour le développement international, le PNUD travaille pour éradiquer la pauvreté et réduire les inégalités. Il accompagne les pays à développer des politiques, des compétences en matière de leadership, des capacités de partenariat, des capacités institutionnelles et à renforcer la résilience pour atteindre les objectifs de développement durable (ODD). Le travail du PNUD au Bénin se concentre sur deux domaines d’intervention : le développement durable et la croissance inclusive ; la gouvernance démocratique, la consolidation de la paix, la cohésion sociale, la participation citoyenne et la décentralisation.
Le Document de Programme Pays est l’outil qui permet d’opérationnaliser ces deux domaines d’intervention. En ce qui concerne la composante « Gouvernance démocratique, consolidation de la paix, cohésion sociale, Participation citoyenne et Décentralisation », elle est mise en œuvre à travers différents projets. Les problématiques prises en compte dans cette composante sont aujourd’hui d’une importance vitale et stratégique dans la sous-région en proie aux attaques des groupes extrémistes violents et terroristes qui sont une menace pour la stabilité sociale, sécuritaire et la conservation des gains de développement. Ainsi, la composante compte à date une dizaine de projets et dont le nombre ira croissant,
Tâches : Résumé des fonctions et responsabilités
- Apporter un soutien à la gestion des activités courantes des différents projets pertinents de l’Unité Gouvernance, Participation et Décentralisation ;
- Soutenir les services administratifs et logistiques ;
- Soutenir la maintenance des projets et la gestion des actifs ;
- Apporter un appui au développement et au partage des connaissances ;
- Exécuter toute autre tâche assignée par le superviseur.
- Assurer le soutien à la gestion des activités des projets en cours, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Fournir des contributions à l’élaboration des plans de travail des projets ;
- Contribuer à l’organisation de la logistique, à la préparation de l’ordre du jour et à la coordination avec les parties concernées pour l’organisation d’ateliers et de réunions, selon les besoins ;
- Aider à rédiger les procès-verbaux des réunions de l’Unité et à rédiger les rapports de recherche, le cas échéant ;
- Aider à la coordination des événements réalisés dans le cadre des activités mises en œuvre par l’Unité Gouvernance, Participation et Décentralisation ;
- Aide à la rédaction des contributions pour les rapports produits par l’Unité.
2. Assurer des services administratifs et logistiques efficaces, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Maintenir les contacts avec les visiteurs et le personnel des projets, organisation des rendez-vous et des réunions, rôle d’interprète si nécessaire et/ou rédaction de procès-verbaux ;
- Compiler et préparer les documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions ;
- Traduire les correspondances simples du français à l’anglais et vice versa, si nécessaire ;
- Tenir à jour des registres/documents/fichiers relatifs aux projets d’une manière conviviale ;
- Être responsable de la correspondance attribuée et d’autres tâches administratives, y compris la création de demandes en ligne ;
- Organizer les voyages et les réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents ;
- Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
- Organisateur le transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance ;
- Aider au contrôle adéquat des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
- vérifier que les formulaires connexes fournis par les partenaires de mise en œuvre sont bien remplis avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
- Recevoir correctement les biens et les services ;
- Préparer la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports destinés aux partenaires ;
- Extraire, saisir, copier et classer des données provenant de diverses sources, selon les besoins ;
- Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers financiers, en veillant à la sécurité des documents confidentiels ;
- Aider à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des exigences logistiques en fixant un calendrier des événements, un programme et une liste de contrôle pour le bon déroulement des événements ;
- Gérer les fournitures de bureau, y compris la tenue d’une liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution ;
- Extraire les données à partir de diverses sources ;
- Suivre les échéances, des engagements pris, des actions entreprises et la coordination de la collecte et de la présentation des rapports au Team Leader de l’Unité ;
- Assister la préparation du budget et fournir des informations pour l’audit.
3. Fournir un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Agir comme un soutien au point focal des actifs dans la tenue des dossiers sur la gestion des actifs ;
- Tenir les dossiers et des registres relatifs à l’entretien des bureaux ;
- Fournir un soutien à l’entretien des locaux et des services communs.
4. Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein de l’équipe de projet, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Participer à la formation du personnel des projets ;
- Apporteur des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
5. Exécuter toutes autres tâches
L’ Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère), en sus des fonctions ci-dessus supplémentaires, pourra effectuer toute autre tâche à lui/elle désignée(e) par son superviseur .
Compétences
| Cœur | |
| Atteindre les résultats : | NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais |
| Penser de manière innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations |
| Apprendre en continu : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires |
| Adaptez-vous avec agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible |
| Agir avec détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant |
| S’engager et s’associer : | NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives |
| Activer la diversité et l’inclusion : | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Finance | Efficacité de la gestion financière | Expertise en matière d’ingénierie financière et de processus nécessaires pour concevoir, mettre en œuvre et innover en matière d’instruments standard de capitalisation des fonds et de processus standards liés à la réception et au dépôt des contributions financières des donateurs, à la gestion de la trésorerie et des investissements, au décaissement des fonds, à la production de rapports annuels du Fonds et de rapports financiers certifiés et à la clôture en temps voulu des projets et des fonds. |
| Finance | Comptabilité générale | Connaissance des concepts, principes, règlements et politiques comptables et aptitude à s’appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques. |
| Administration et Exploitation | Efficacité opérationnelle | Capacité d’identifier et d’exécuter des opportunités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle. |
| Gestion d’événements | Organisation d’événements, de réunions et d’ateliers | Animation d’événements, de réunions et d’ateliers |
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Gestion d’entreprise |
Gestion de la clientèle |
Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportunes et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. |
| Satisfaction de la clientèle | Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens de satisfaire les demandes immédiates des clients. Habiliter pour anticiper les besoins et préoccupations à venir du client. | |
| Administration et Exploitation | Gestion des documents et des enregistrements | Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; Politique de registre et de rétention, y compris le stockage et l’archivage. |
| Finance | Efficacité financière
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Capacité d’évaluer les données financières, d’en tirer des conclusions pertinentes et de les présenter de manière significative
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Compétences et expérience requises
| Éducation: | Diplôme de fin d’études secondaires avec 5 ans d’expérience professionnelle
Ou Diplôme Universitaire BAC+3 en comptabilité et gestion administrative et des finances, ou en sciences économiques option gestion, ou équivalent. |
| Expérience: |
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| Exigences linguistiques : | Une excellente maîtrise de la langue française est exigée. Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage. |
| Autre: | Décrivez toute qualification supplémentaire :
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Clause de non-responsabilité
Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance sur la demande de citoyenneté américaine et, par conséquent, les candidats sont invités à demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration concernant toute demande.
