Le PNUD – Programme des Nations Unies pour le développement est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Il milite pour le changement et met les pays en contact avec les connaissances, l’expérience et les ressources pour aider les populations à bâtir une vie meilleure. Nous sommes présents dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver des solutions aux défis mondiaux et nationaux du développement, afin de contribuer à l’autonomisation des populations et à la construction de nations résilientes.
Au Gabon, le PNUD est fortement impliqué dans les questions de protection de l’environnement et autres thématiques connexes (chaînes de valeur vertes, emplois, financement durable, etc.). Les projets conjoints en cours seront renforcés afin de mieux contribuer à la transition vers une économie verte et bleue. Le PNUD est également reconnu comme un conseiller de confiance en matière de bonne gouvernance, premier pilier du Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable. Par ailleurs, le bureau de pays s’appuiera sur son expérience dans quatre solutions phares et un élément catalyseur du Plan stratégique 2022-2025 du PNUD.
i) Environnement : Le PNUD soutient la préparation de la Contribution déterminée au niveau national (CDN) du Gabon et est un partenaire de confiance dans la mise en œuvre de la Lettre d’intention entre le gouvernement gabonais et l’Initiative pour la forêt d’Afrique centrale (CAFI). Il a mené des initiatives visant à renforcer les capacités des institutions chargées de la conservation des forêts et de l’optimisation de l’utilisation des terres, interventions qui seront essentielles à une transition réussie vers une économie verte et bleue, principal pilier du Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable.
ii) Gouvernance : Le PNUD-Gabon a joué un rôle majeur dans ce domaine en contribuant au renforcement des capacités en matière de gestion du développement, de lutte contre la corruption et de protection des droits de l’homme.
iii) Pauvreté et inégalités : En collaboration avec l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO), le PNUD mène une opération pilote dans deux localités visant à renforcer les capacités des groupes vulnérables par l’entrepreneuriat, la formation (productivité, conservation et transformation des produits agricoles), le réseautage et l’accès au financement et aux solutions numériques.
iv) Égalité des sexes : Dans le cadre des solutions ci-dessus initiées dans ce projet pilote, le PNUD développe, avec d’autres agences des Nations Unies, des interventions visant à accroître la participation et la contribution des femmes.
v) Financement du développement : Le PNUD soutient plusieurs études (fiscalité verte, investissement privé vert, finances publiques vertes, etc.) et développe les capacités nationales dans ces domaines. Cette expérience facilitera la mise en place de plateformes pour la co-création d’un écosystème propice au financement de la transition vers une économie verte au Gabon.
Objectif du poste
Sous la direction et la supervision directe du RR/DRR, l’associé exécutif du RR/DRR assure le fonctionnement efficace et efficient du RR/DRR, la confidentialité totale dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des délais et des engagements pris.
L’associé exécutif travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays et avec le personnel d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et exploiter les liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est amené à travailler au sein d’équipes pluridisciplinaires inter-unités, fonctions, équipes et projets afin de favoriser et de favoriser la collaboration horizontale.
IV. Fonctions et responsabilités principales
1.) Assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau RR/DRR en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
• Tenue du calendrier du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut rang, organisation des rendez-vous et des réunions, interprétation si nécessaire et/ou rédaction de procès-verbaux.
• Tenue des procédures protocolaires.
• Préparation de documents d’information de haute qualité pour le superviseur pour les rendez-vous, les réunions et les missions.
• Préparation de traductions informelles.
• Gestion des missions RR/DRR et du calendrier de représentation.
• Tenue des listes de partenaires de haut niveau, des listes téléphoniques.
• Préparation de la correspondance, des directives, des commentaires au nom du RR/DRR pour sa signature et suivi si nécessaire.
• Utilisation de systèmes automatisés de gestion de bureau pour le fonctionnement efficace du bureau RR/DRR.
2.) Assure la fourniture d’un soutien efficace en matière de communication au bureau en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
• Tenue du système de classement garantissant la conservation des documents confidentiels. Utilisation d’un système de classement automatisé.
• Coordination du flux d’informations au bureau, suivi des dossiers de circulation.
• Facilitation du partage d’informations entre l’équipe de pays des Nations Unies et l’unité de coordination des Nations Unies.
• Suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au RR/DRR.
• Filtrage de tous les appels et de la correspondance entrants.
• Présentation de propositions visant à éliminer les goulots d’étranglement de la communication au sein du bureau et à rationaliser les procédures administratives entre le bureau du superviseur et la division subordonnée.
3.) Assure la facilitation du développement et de la gestion des connaissances en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• Organisation de formations spécialisées pour les secrétaires.
• Organisation de formations pour le personnel des Nations Unies sur les questions de coordination, d’administration et de protocole.
• Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur l’administration.
• Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
4.) Veiller à ce qu’un soutien administratif et logistique approprié et requis soit fourni au bureau de pays.
• Coordonner la fourniture de fournitures de bureau fiables et de qualité.
• Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement, les voyages, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et les assurances, la gestion de l’espace et l’approvisionnement en fournitures.
• Fournir un soutien pour les questions de protocole, l’enregistrement du personnel, l’espace, la coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives.
• Assurer la maintenance des services communs pour assurer l’intégration des activités des services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.
Le titulaire s’acquitte d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel, selon ce qu’il juge nécessaire au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Peut superviser le personnel de soutien engagé dans les domaines du greffe, des services généraux, de l’opératrice téléphonique/réceptionniste.
V. Exigences :
Éducation
• L’enseignement secondaire est requis
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais il n’est pas obligatoire
• Des certifications en administration sont souhaitables
Expérience, connaissances et compétences
Français • Au moins 7 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec licence) d’expérience pertinente en administration, secrétariat ou services d’appui aux programmes sont requis.
• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de gestion intégrés et de systèmes de gestion en ligne tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP) est requise
. • Une première expérience de tâches administratives similaires à celles du PNUD, d’une ONG ou d’un donateur est souhaitée.
• Une bonne maîtrise des normes de rédaction de la correspondance administrative au sein du PNUD est souhaitée.
• Une expérience avérée en logistique et en gestion des expéditions est requise.
• Une expérience du protocole et de la communication institutionnelle est souhaitée.
Exigences linguistiques
• La maîtrise du français est requise.
• La connaissance de l’anglais est souhaitable.
Démonstration attendue des compétences
Français : La liste complète des compétences de base du PNUD est disponible ici
Obtenir des résultats
NIVEAU 2 : Mettre en œuvre des solutions à grande échelle et simplifier les processus, équilibrer rapidité et précision dans l’exécution du travail
Penser de manière innovante
NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu
NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
S’adapter avec agilité
NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S’engager et nouer des partenariats
NIVEAU 2 : Faciliter/intégrer, rassembler les gens, créer/maintenir des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, en tenir compte dans la prise de décision
Gestion du personnel
Les compétences en gestion du personnel du PNUD peuvent être trouvées sur le site dédié.
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
Nom du domaine thématique Définition
Gestion d’entreprise Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle • Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Contribuer à l’élaboration d’une stratégie de service à la clientèle.
• Rechercher des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Communication de gestion d’entreprise
• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
• Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Gestion d’entreprise Gestion des opérations
• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace.
• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Administration et opérations Gestion des actifs
• Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans l’ERP, le tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
Administration et opérations Gestion des expéditions
• Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés à la gestion des expéditions, y compris la passation de marchés pour les membres du personnel qui voyagent lors de leur nomination initiale, de leur réaffectation et de leur rapatriement
Administration et opérations Gestion des bâtiments, des installations et des espaces de bureaux
• Connaissances et capacités pour faciliter la rénovation et la modernisation des bureaux, y compris l’examen de dessins techniques et architecturaux complexes ; négocier des accords techniques pour garantir une infrastructure et des services de bâtiment pleinement opérationnels ; concevoir des politiques et procédures (POPP) pour les locaux et les installations, y compris les normes d’espace ; gérer les locaux et les installations ; valider
Administration et opérations Gestion d’événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)
• Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
