Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
ORGANIZATIONAL CONTEXT
Sous la direction et la supervision du Chef des opérations et de l’Associé aux Achats, l’Assistant Administratif fournit un soutien aux opérations de bureau en effectuant une variété de processus administratifs standards assurant une qualité et une exactitude élevées du travail. L’adjoint administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
L’Assistant administratif travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du Bureau-Pays et d’autres organismes des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
POSITION PURPOSE
Résumé des fonctions clés :
- Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
- Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau, unité opérationnelle, unité administrative)
- Soutien aux services administratifs et logistiques
- Support à la maintenance du bureau, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat
- Soutien à l’acquisition et au partage des connaissances
KEY DUTIES AND ACCOUNTABILITIES
1.) Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
- Contribution à la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau-Pays et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs).
- Fourniture de contributions à la préparation de plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
- Toute autre tâche opérationnelle demandée par le Superviseur entrant dans ses domaines de compétences.
2.) Assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau/unité opérationnelle/unité administrative), en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, rôle d’interprète au besoin et/ou rédaction de procès-verbaux.
- Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions.
- Traduction de correspondances simples, si nécessaire.
3.) Assurer un soutien administratif et logistique efficace, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Organisation des expéditions, arrangements de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçus/envoyés). Préparation de tous les documents nécessaires, mise en œuvre des actions de suivi.
- Exécution d’un rôle d’acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage.
- Soutien à l’organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des appels d’offres (RFQs, ITBs ou RFPs), la réception des devis, des soumissions ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des Purchase Orders (POs).
- Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents.
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.
- Collecte d’informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation de services communs.
- Organisation du transport par véhicule, entretien régulier du véhicule et assurance.
- Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et tenue du rapport historique du véhicule.
- Gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de fourniture, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
- Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.
- Extraction de données provenant de diverses sources.
- Recherche et récupération de données statistiques provenant de sources internes et externes ; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques.
- Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au Chef d’unité.
- Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
- Recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par l’unité à des projets et/ou à d’autres organismes.
- Classement des dossiers de l’unité (administratifs et achats).
4.) Fournit un soutien à l’entretien des bureaux, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Gestion des dossiers sur les actifs et l’économat, préparation des rapports.
- Appuie l’exercice régulier de vérification de l’inventaire physique annuel en vérifiant l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens et de l’économat.
- Tenue à jour des dossiers pertinents pour l’entretien des bureaux.
- Soutien à l’entretien des locaux du PNUD, des locaux communs et des services communs.
5.) Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau-Pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur l’administration.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Supervisory/Managerial Responsibilities:
REQUIREMENTS
Education
- L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis ou
- Un diplôme universitaire en finance, en affaires ou en administration publique sera dûment pris en considération
- La certification en administration est un atout.
Experience, Knowledge, and Skills
List:
- Minimum 5 ans (Enseignement secondaire) ou 2 ans (Diplôme universitaire) d’expérience pertinente dans l’administration ou le service d’appui aux programmes.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et office de progiciels (MS Word, Excel, etc.).
- Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.
- Maîtrise d’une langue officielle de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation.
- Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais sont des atouts.
- Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationaux.
- Expérience dans l’utilisation d’un logiciel ERP.
- Expérience du service diplomatique, protocolaire et de dédouanement du lieu d’affectation.
Expected Demonstration of Competencies
Core
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously:
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination:
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
People Management:
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.
Cross-Functional & Technical competencies
Thematic Area/ Name/ Definition
- Ethics
UN policy knowledge – ethics:
Knowledge and understanding of the UN Staff Regulations and Rules and other policies relating to ethics and integrity
- Administration & Operations
Documents and records management:
Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
Vehicle management:
Knowledge of policy & procedures on fleet management
Events management (including retreats, trainings and meetings):
Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
Travel policy and procedures:
Knowledge of travel policy and procedures; ability to interpret travel policy, the Staff Rules, administrative circulars and financial regulations and rules on travel- related matters
UN travel documents:
Knowledge of regulatory frameworks and processes related to UN travel documents; ability to facilitate the insurance of UN travel documents for UNDP and UN agencies; processing of visas, and ensure oversight and endorsement
Management of shipments:
Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation
KEYWORDS
- Résultats
- Procédures
- Solutions
- Rapidité
- Communication
DISCLAIMER
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats.
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.
