Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
Arrière-plan
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous apprécions la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous favorisons l’inclusion comme moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous assurons l’équité et d’équité dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est un programme institutionnalisé des Nations unies ayant pour objectif d’apporter un soutien aux pays en développement, mais aussi de stimuler et d’organiser l’aide qui leur est apportée. Le financement et la coordination sont au cœur des activités du PNUD. Son action vise non seulement à éradiquer la pauvreté, mais également à réduire les inégalités et l’exclusion.
Devoirs et responsabilités
Sous la supervision générale du Chargé des Operations (OM), et la supervision journalière du Chef de l’Unité TIC, l’Assistante Administratif au Registry travaille en collaboration avec les Opérations, le Programme, différents projets et Agences du Système des Nations Unies dans la distribution de courrier et la diffusion d’information.
Il/Elle fait preuve d’une approche optimisée sur le client, de tact et de la capacité de travailler avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.
- Assurer la maintenance du système d’enregistrement du courrier entrant /sortant en vue de la réalisation des résultats suivants :
•Mise en place et maintenance du système de classement du bureau conformément au système de classement global du PNUD.
•Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
•Maintenance des archives, en s’assurant que les dossiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
•Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel.
•Aide à la collecte des documents de référence et d’information à partir des dossiers du registre.
•Mise en place et entretien d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des fichiers de circulation et de lecture du bureau.
•Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du greffe.
• Supervision du personnel de soutien du greffe
• Participation à la création et à la maintenance d’un système de registres/archives électroniques en étroite collaboration avec le personnel des TIC.
•Assurer la réception, le dépouillement, la préparation et l’expédition des Valises Diplomatiques (New York, Genève, Vienne, Copenhague)
•Assurer la réception, le dépouillement, la Codification et l’enregistrement du courrier ordinaire, fax, messagerie électronique et autres documents destinés au Bureau du PNUD.
•Veiller à assurer la réception et le dépouillement du courrier destiné aux Agences du Système des Nations Unies arrivé par la poste.
• Veiller à assurer la réception et la distribution des journaux et autres revues périodiques par le Commis au Registry
• Procéder à la répartition des frais d’expédition du courrier et des frais postaux entre les Agences et les Projets des Nations Unies.
•Veiller à la préparation des requêtes de paiement des factures des services rendus par les prestataires. Assister les Finances en procédant au Paiement dans ATLAS des services prestés par les maisons d’expédition des courriers du Bureau.
•Assister les Finances dans le paiement de facture de communications officielles du Bureau.
•Fournir une assistance en matière de formation sur les procédures et règles relatives à la gestion des documents et archivage.
•Procéder à l’archivage électronique des documents reçus sur support papier.
•Retrait et triage du courrier postal.
•Distribution des chèques des pensionnés.
•Véhiculer les informations diverses au PNUD et aux autres Agences du système des Nations Unies.
•Expédition des documents et correspondances à la Caisse de Pension du Système des Nations Unies. - Assurer une gestion efficace du courrier en vue de la réalisation des résultats suivants :
•Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/officier approprié.
•Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et distribution de suivi. Préparer les formulaires de CV des pièces jointes et les documents nécessaires pour tenir le dossier des pochettes reçues pour s’assurer que toutes les pochettes sont déterminées. - Assurer le recouvrement des coûts de l’exploitation de la valise diplomatique « Pouch » en vue de l’atteinte des résultats suivants : •
Un calcul au prorata et une facturation appropriée des agences utilisatrices de ses services.
•Classement des dossiers et effectué toutes autres tâches administratives ponctuelles qui pourraient être désignées par le Superviseur.
Compétences
- Maitrise des techniques d’archivage électronique est requis mais pas requis
- Bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés.
- Avoir une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies est un atout.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
- La connaissance professionnelle de l’anglais sera considérée comme un atout.
Compétences et expérience requises
Éducation:
Diplôme d’enseignement secondaire, ou Diplôme de premier cycle universitaire en gestion administrative, ou Diplôme de documentaliste
Expérience:
Quatre (04) ans d’expérience avec le diplôme d’enseignement secondaire et 2 ans avec le diplôme de premier cycle universitaire, dans les fonctions de documentaliste d’une organisation de bonne réputation ou au sein d’une administration publique est requise
Veuillez noter que le maintien de l’engagement au-delà des 12 mois initiaux est subordonné à la réussite d’une période probatoire.
Clause de non-responsabilité
En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au sein du PNUD, une organisation internationale, peut avoir des implications importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD avise les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent américain et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant le début de l’emploi.
Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance sur la demande de citoyenneté américaine et, par conséquent, les candidats sont invités à demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration concernant toute demande.
Informations sur les candidats concernant les listes du PNUD
Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi cette annonce de vacance. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Non-discrimination au PNUD
Le PNUD a une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.
Le PNUD est un employeur inclusif et garantissant l’égalité des chances qui ne fait aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.
Avertissement d’arnaque
L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’appliquer un soin particulier lors de la soumission
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