Chargé de Recrutement : Dakar, Senegal
Le PNUD, en tant que partie intégrante de sa mission de lutte contre la pauvreté et d’amélioration de la vie des personnes dans le monde, s’engage à être ouvert, transparent et responsable. Dans le cadre de cet engagement, le PNUD a adopté les Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) et créé un Centre mondial de services partagés (GSSC) pour fournir des services d’enregistrement des transactions IPSAS (dans les domaines des recettes, des dépenses et des immobilisations), des achats, des conseils et des services d’appui. aux bureaux du PNUD dans le monde entier et à dispenser une formation aux bureaux du PNUD en cas de besoin. Les services des ressources humaines au sein du GSSC ont été créés plus tôt en 2003 à Copenhague et fournissent des ensembles de services personnalisés à plus de 40 000 membres du personnel des Nations Unies provenant d’agences, de fonds et de programmes du système des Nations Unies. Le GSSC/HR à Copenhague a établi un héritage en tant que centre d’administration des ressources humaines majeur au sein des Nations Unies et est reconnu comme un centre d’excellence. Le Centre mondial de services partagés (GSSC) fait partie du Bureau des services de gestion (BMS).
Dans le domaine des ressources humaines, le GSSC soutient à la fois le personnel et la direction des bureaux et unités du PNUD, avec le cycle complet des services RH allant du recrutement, de la gestion des talents, de l’apprentissage et du développement, de la politique RH et des services consultatifs, de la gestion des avantages et des droits, de la paie et opérations bancaires.
Dans six centres de services des bureaux régionaux (RSC) du PNUD – Addis-Abeba, Amman, Bangkok, Dakar, Istanbul et Panama – le recrutement et l’administration du personnel local seront basés sur la proximité et gérés par le personnel du GSSC détaché qui relève directement du Global Shared Services Centre (GSSC) à Copenhague.
L’associé au recrutement dans les 6 RSC du GSSC soutient la mise en œuvre transparente du recrutement délocalisé du personnel pour les bureaux de pays dans chaque bureau régional. Il/elle est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’exactitude des services de recrutement et des ressources humaines, en assurant le plein respect des politiques et procédures des ressources humaines. L’associé au recrutement conseille les clients et les gestionnaires internes et externes sur les politiques, les lignes directrices et les services et promeut une approche collaborative et axée sur le client, partageant les connaissances et les meilleures pratiques, y compris la conduite de cours de formation et le coaching. Les clients avec lesquels il y a un contact direct peuvent inclure le personnel des agences des Nations Unies et d’autres membres du personnel des bureaux de pays ainsi que d’autres unités du PNUD.
L’associé au recrutement est conjointement responsable de la réalisation des livrables convenus du plan de travail des RH du GSSC soutenant la stratégie globale des RH. Il/elle prend en charge la coordination du travail de l’équipe, afin de répondre aux livrables du plan de travail.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre à l’évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Administrer et mettre en œuvre la stratégie et les plans de recrutement en pleine conformité avec les règles et règlements du personnel, les politiques et directives du PNUD en matière de ressources humaines, pour obtenir les résultats suivants :
- Fournir un soutien à l’interaction régulière avec les points focaux RH dans les bureaux de pays sur l’opérationnalisation consolidée à l’échelle régionale des stratégies et des plans de recrutement.
- En collaboration avec les responsables du recrutement dans les bureaux de pays, soutenir l’élaboration de stratégies de recrutement pour chaque cas de recrutement.
- Assurer la pleine conformité des activités RH avec les règles et règlements des Nations Unies, les politiques, procédures et directives du PNUD.
- Promouvoir l’équité, la transparence et la cohérence dans l’interprétation, la détermination, la mise en œuvre et l’administration des politiques, procédures et directives de recrutement des RH applicables au personnel.
- Soutenir la prestation d’un service de recrutement de haute qualité, rapide et précis pour améliorer la compréhension et la confiance des clients dans GSSC HR en tant que fournisseur de services RH crédible.
- Assurez une gestion précise des données dans Quantum.
- Contribuer à l’élaboration et à la maintenance des SOP sur la gestion des listes de candidats pour les postes vacants locaux/régionaux et encourager l’utilisation des listes pour les recrutements accélérés.
- En étroite coopération avec les bureaux de pays, organiser des appels périodiques à des listes pour des niveaux et des typologies d’expertise sélectionnés.
Fournit des services de recrutement axés sur l’atteinte des résultats suivants :
- Mise en œuvre des processus de recrutement, y compris la rédaction des termes de référence, la contribution à la notation/validation des termes de référence, les avis de vacance, la sélection des candidats, l’évaluation des candidatures, la collecte des références des candidats, le soutien à l’organisation des jurys d’entretien, la finalisation des sélection / approbation des candidats et remise des dossiers de recrutement terminés à l’équipe des avantages et droits du GSSC et / ou à l’équipe PSA pour l’embauche, l’intégration et la gestion des contrats.
- Gérer la communication avec les candidats en ce qui concerne le résultat de leurs candidatures.
- Saisie et suivi de toutes les transactions liées aux processus de recrutement.
- Contribuer à la production de rapports d’analyse de recrutement perspicaces en ce qui concerne les postes vacants critiques, en tenant compte des priorités institutionnelles du PNUD en matière de parité des sexes et de diversité de la main-d’œuvre.
- Maintenance et mise à jour des mesures de recrutement et des systèmes de suivi.
- Gestion et mise à jour des listes de candidats.
- Soutenir les membres de l’équipe pour atteindre les objectifs de l’équipe et du GSSC RSC.
- Fournir des conseils sur la réduction des coûts d’exploitation et des coûts connexes aux clients et partenaires. Aider les bureaux de pays à valider et à recouvrer en temps voulu les frais liés aux services de recrutement fournis aux projets et/ou à d’autres agences des Nations Unies.
Recommander, soutenir et maintenir le contenu prescriptif de la gestion des connaissances pour le recrutement, la sélection et le placement afin d’atteindre les résultats suivants :
- La distribution/le système de gestion des connaissances RH contient une couverture précise et complète des questions de recrutement, de sélection et de placement.
- Identifier le besoin de politiques et de pratiques nouvelles et/ou modifiées et initier ou proposer les actions requises. Assurer activement la liaison avec les entités pertinentes du PNUD / des Nations Unies pour rechercher des éclaircissements sur les politiques et / ou identifier des solutions convenues.
- Organiser des cours de formation périodiques sur les recrutements locaux pour les bureaux de pays et le hub régional.
- Activer et responsabiliser l’équipe grâce à l’accès à la base de connaissances GSSC RH et en partageant ses propres connaissances.
- Analyser régulièrement la typologie des profils d’emploi requis pour les projets au niveau du bureau de pays.
- Apprentissage et développement continus pour le personnel RH en poursuivant son propre développement et en acquérant de nouvelles connaissances sur les meilleures pratiques RH.
Le titulaire exécute d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion : aucune
Les compétences de base:
Atteindre des résultats
- NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante
- NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations
Apprendre en continu
- NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
Adaptez-vous avec agilité
- NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination
- NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer
- NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
Activer la diversité et l’inclusion
- NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques :
Développement des affaires / Facilitation des connaissances
- Capacité à animer des individus et des communautés de contributeurs pour participer et partager, notamment en externe
Gestion d’entreprise / Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public.
Gestion d’entreprise / Satisfaction client / Gestion des clients
- Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Gestion d’entreprise / Sensibilisation et littératie numériques
- Capacité et propension à adopter rapidement de nouvelles technologies, soit en saisissant habilement leur utilisation, soit en comprenant leur impact et en donnant aux autres les moyens de les utiliser au besoin
Gestion d’entreprise / Conduite du changement
- Capacité à préparer, soutenir et aider les individus et les équipes dans la conception et la mise en œuvre du changement organisationnel.
RH / Conception et gestion du recrutement
- Connaissance, capacité à concevoir et à gérer des processus de recrutement de bout en bout
RH / Evaluation et Sélection
- Connaissance et capacité à appliquer diverses méthodologies, outils et plateformes d’évaluation et de sélection des candidats ; capacité à les aligner efficacement avec des besoins de recrutement spécifiques
- L’enseignement secondaire est obligatoire.
- Un diplôme universitaire en ressources humaines, en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
- Une certification spécialisée en RH est hautement souhaitable.
Expérience:
- Un minimum de 6 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec un baccalauréat) d’expérience pertinente en RH, y compris une expérience spécifiquement en recrutement, au niveau national ou international est requis.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion basés sur le Web tels que ERP.
- Une expérience dans d’autres domaines de la gestion des ressources humaines, tels que l’administration des prestations et des droits, est hautement souhaitable.
- Une connaissance de l’interprétation et de l’application des politiques, règles et réglementations de l’ONU/PNUD est hautement souhaitable.
- Une connaissance avérée des systèmes intégrés de gestion des ressources humaines serait un atout.
- Une expérience avec des logiciels et des plateformes d’acquisition de talents est méritoire.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral) est requise.
- Une connaissance pratique d’une autre langue des Nations Unies est souhaitable.
Tous les postes des catégories GS font l’objet d’un recrutement local.
Seuls les candidats présélectionnés seront informés.
Les candidats sélectionnés en vertu de ce poste vacant peuvent être soumis à la politique du PNUD en matière de probation lors de l’affectation.
Postulez ici
Associé(e) aux Opérations : Abidjan, Cote d’Ivoire
L’associé aux opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets au sein du Bureau Pays et avec le personnel d’autres agences des Nations unies afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.
- Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
- Contribuer au fonctionnement effectif et efficace de l’Unités des Opérations
- Aider dans le cadre des services de gestion administrative et financière
- Aider dans le cadre du renforcement des connaissances et de la diffusion des connaissances
1.) Garantir la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après :
- Pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/du PNUD ;
- Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels administratifs du Bureau du Pays et mise en œuvre des procédures d’utilisation (SOPs) ;
- Participation effective à l’élaboration de plans de travail annuels axés sur les résultats (Plan de Travail Intégré – IWP ou le Plan de Travail annuel pour les Opérations – AOW) ;
- Fournir régulièrement au DRR/O et personnel chargé des Opérations des comptes rendus sur l’état de mise en œuvre de l’AOW ;
- Servir de point focal pour la diffusion et la mise en œuvre des initiatives de l’Organisation.
- Réunions, assurer les services d’interprète le cas échéant et/ou assurer la rédaction des procès-verbaux à l’intention du DRR/O ;
- Prendre part aux réunions de l’Equipe de Gestion des Opérations (OMT) en qualité de preneur de notes à l’intention du DRR/O ;
- Apporter de l’assistance au DRR/O en étroite collaboration avec l’Unité RH dans le cadre de toutes les initiatives RH, dont notamment les enquêtes inter-villes, les enquêtes globales sur les traitements salariaux, les revues DSA, etc.
- Prendre part aux différentes réunions de l’Unité des Opérations en qualité de preneur de notes et faire des comptes rendus au DRR/O pour garantir des synergies dans les mesures prises par les différentes unités ;
- Compiler et préparer les documents d’information, de présentation, de discours ainsi que la documentation pour les réunions et les missions;
- Traduire le cas échéant les correspondances en anglais.
3.) Apporter une assistance effective en matière de gestion administrative et financière, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après :
- Performance du secrétariat technique dans le cadre des différentes activités de suivi du Bureau du Pays, dont notamment la mise à jour régulière des pages intranet du Bureau du Pays relatives aux Opérations, l’envoi de messages électroniques de relance à destination des Unités des Opérations afin de diligenter le processus de prise de décisions, travailler en étroite collaboration avec l’équipe des TIC en qualité de point focal pour les besoins du rapport sur la Gestion du Bureau du Pays.
- Assurer la liaison avec les différentes unités pour collecter des données d’entrée en vue de l’élaboration du budget annuel. Enregistrement/archivage des données relatives à l’administration des budgets destines aux projets de gestion (Bureau du Coordinateur Permanent/Résident – RCO, les budgets de l’UNDSS, les budgets du Bureau.
- Assurer les fonctions relatives aux Finances, le cas échéant, pour garantir la continuité de l’activité de l’Unité des Finances ;
- Aider dans le cadre de l’organisation des voyages et des processus liés à la logistique en faveur de l’Unité des Opérations, comme :
- La préparation des Ordres de Mission et les demandes liées aux voyages/mission
- Assistance administrative dans le cadre des conférences, des ateliers, des retraites.
- Collecte d’informations pour les besoins du DSA, les enquêtes sur les agences de voyage et les autres enquêtes administratives ; aider dans la fourniture de services communs.
- S’occuper des formalités liées aux déplacements en véhicule, de l’entretien régulier et de l’assurance des véhicules. Tenue du système d’enregistrement pour assurer la bonne garde des informations confidentielles.
- Récupération des données à partir de différentes sources. Recherche et collecte de données statistiques à partir de sources internes et externes ; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques.
- Suivi des échéances, des engagements pris, des mesures prises et coordination de la collecte et du dépôt des rapports destinés aux chefs d’unité.
- Gérer de manière optimale la dotation en carburant du Bureau. S’assurer que toutes les demandes pour l’utilisation des cartes carburant se font à travers le système de gestion informatisé FMS (Fuel Management System) ;
- Contrôler systématiquement tous les reçus et les expertises afin de s’assurer que les quantités servies correspondent aux quantités demandées ;
- S’assurer que les rapports mensuels de consommation en carburant du Bureau Pays sont produits dans les délais et transmis aux Finances pour les besoins d’épurement.
- Former le personnel sur les procédures administratives ;
- Information/échanges d’information (briefing/debriefing) avec le personnel sur les questions liées à leur secteur d’activité professionnelle respectif Contribution active/effective aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique
- Contribution active à l’organisation de sessions de formation et assurer les tâches de secrétaire au sein du Comité d’Apprentissage.
