À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Elle sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour ouvrir la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité aux personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique.
Chez WFP, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons et la vision du futur du personnel de WFP est celle d’équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs de WFP (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que WFP sert.
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1. Assistante du service aéronautique Client GS-5
POURQUOI REJOINDRE LE PAM?
- Le PAM est lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
- Le PAM offre un environnement de travail hautement inclusif, diversifié et multiculturel.
- Le PAM investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés à travers une gamme de programmes de formation, d’accréditation, de coaching, de mentorat et d’autres programmes ainsi qu’à travers des opportunités de mobilité interne.
- Un cheminement de carrière au PAM offre une opportunité passionnante de travailler dans différents bureaux nationaux, régionaux et mondiaux à travers le monde, et avec des collègues passionnés qui travaillent sans relâche pour garantir qu’une aide humanitaire efficace parvienne à des millions de personnes à travers le monde.
- Nous offrons une rémunération attractive (veuillez vous référer à la section Conditions générales de cette annonce de poste).
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire mondiale de lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre la faim zéro. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu’aucun enfant ne soit affamé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
Le titulaire du poste rapporte au Chef adjoint du Transport Aérien (DCATO) Management Support à Ouagadougou. Il doit avoir la capacité de proposer des directives élémentaires aux employés, de répartir les responsabilités, et d’apporter son soutien à ses collègues.
LE POSTE
Assurer diverses activités de coordination et tâches administratives qui contribuent à la fourniture de services aériens sûrs et efficaces à la communauté d’aide humanitaire.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
L’Assistant(e) aux opérations aériennes devra assurer les tâches suivantes :
• Maintenir à tout moment de bonnes relations avec l’ensemble des utilisateurs de vols UNHAS.
• Faire le suivi des départs et arrivées des vols UNHAS.
• Effectuer la réconciliation des passagers/cargo sur TAKEFLITE.
• Recevoir les demandes de réservation des partenaires, les analyser, les traiter et les faire approuver
• Aider les utilisateurs à la mise en application des procédures d’utilisation de vols UNHAS
• Contrôler la conformité des demandes de réservation insérer dans le logiciel Takeflite par rapport au programme et aux destinations de vols
• Vérifier les noms des passagers pris en compte sur les manifestes des vols du lendemain avec ceux des Staff List respectifs des Organisations
• Superviser le classement des demandes de réservation et tous les documents liés à la gestion des Réservation
• Faire le suivi de la réactualisation des dossiers d’enregistrement (Focal Point/ Staff List) par les Organisations
• Assurer la création et la mise à jour des comptes des Utilisateurs agréés par UNOCHA dans le logiciel « Takeflite ».
• Organiser les réunions du groupe d’utilisateurs et du comité de direction
• Produire et envoyer les manifestes des vols
• Coordonner les réservations de fret aérien
• S’assurer de l’enregistrement des passagers dans le logiciel « Takeflite »
• Communiquer de manière permanente avec les utilisateurs concernant toutes les modifications liées aux vols UNHAS (report, retard, annulation, changement de programme de vol).
• Gérer les réclamations des partenaires et travailler à satisfaire leurs demandes.
• Fournir les statistiques hebdomadaires UNHAS Burkina Faso à la direction pour l’élaboration du SITREP.
• Créer un dossier ou fichier de classement approprié pour gérer les annulations et les remboursements.
• Informer les points focaux des agences des procédures de réservation d’UNHAS ;
• Garder en possession la version papier et le fichier électronique des conditions générales et financières de l’UNHAS ;
• Actualiser la liste des points focaux autorisés et des signataires selon les besoins, partager ces informations avec les collègues concernés, et mettre à jour les dossiers en conséquence ;
• Traiter les lettres d’introduction des agences conformément aux procédures établies.
• Interagir avec les finances, pour envoyer les reçus des paiements aux clients à la réception des bordereaux de virement.
• Coordonner de manière intensive avec les unités / sections liées à UNHAS et maintenir une communication fréquente avec les membres de l’équipe interne.
• Fournir aux clients des informations sur les services UNHAS, SAOP et les procédures de réservation ;
• Exécuter toute autre mission assignée par le superviseur direct, le CATO/DCATO, en cas de nécessité.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :
Niveau d’éducation & d’expérience exigés :
- Obtention au moins du diplôme de fin d’étude secondaire (Licence).
- Cinq (5) ans d’expérience générale demandée dont (3) années d’expérience dans la gestion de clients ; éventuellement dans le domaine de l’aviation .
Facteurs de réussite :
- L’expérience avec des compagnies aériennes est considérée comme un atout.
- Bonne expression orale et écrite.
- Capacité de communiquer avec les usagers sur des sujets complexes avec courtoisie et tact.
Langues et Informatique :
- Excellente maîtrise écrite et orale du français et niveau intermédiaire (écrit et oral) de l’anglais ;
- La connaissance du pack office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) est essentielle.
CADRE DE LEADERSHIP DU PAM
Le Cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.
Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM
LOGEMENT RAISONNABLE
Le PAM s’engage à favoriser la diversité, l’équité et l’inclusion. Notre processus de recrutement est conçu de manière inclusive pour accueillir des candidats de tous horizons, célébrer la diversité et assurer un environnement respectueux pour tous. Nous visons un processus de recrutement accessible et équitable. Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables ou si vous avez des préoccupations en matière d’accessibilité, veuillez nous contacter en toute confidentialité à l’adresse [email protected]. Notre équipe DEI est là pour assurer votre pleine participation à notre processus de recrutement.
AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.
RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE DEMANDE
- Nous vous recommandons fortement que votre profil soit précis, complet et qu’il comprenne vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade UN (le cas échéant).
- Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
- Assurez-vous de télécharger votre CV professionnel en anglais.
- Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.
- Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats académiques, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.
- Veuillez nous contacter au[email protected]au cas où vous rencontreriez des difficultés lors de la soumission de votre candidature
- Seuls les candidats présélectionnés seront informés.
Toutes les décisions d’embauche sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents.
Aucun poste sous quelque forme que ce soit ne sera offert aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires des Nations Unies (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de surveillance du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service.
Veuillez cliquer sur les postes pour postuler.
