Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant.
L’ONG FHI 360 recrute pour ces 02 postes (27 Septembre 2023)
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Formation : Diplôme d’études supérieures avec 3 ans d’expérience professionnelle ou premier diplôme avec 6 ans d’expérience professionnelle dans l’une des disciplines suivantes : commerce/administration publique, ingénierie ou autres domaines pertinents liés à la gestion de bureau et à l’administration.
Langue : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise et de la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
OBJECTIF DU TRAVAIL
Contribuer à la planification quotidienne et à la fourniture de services administratifs de qualité, axés sur le client et offrant un bon rapport qualité-prix, qui permettent au personnel des opérations dans les pays/emplacements de fournir une aide alimentaire aux bénéficiaires, conformément à la stratégie du PAM.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
2. Élaborer des plans annuels, contribuer aux stratégies à long terme et aux améliorations des politiques, des systèmes et des procédures pour garantir que les services fournis soutiennent les objectifs stratégiques du PAM et sont conformes aux politiques, normes, réglementations et processus de l’entreprise.
3. Effectuer une analyse de données complexe pour fournir à la direction et aux clients des informations et des rapports précis pour une planification et une prise de décision efficaces.
4. Gérer les ressources existantes dans le domaine de responsabilité (par exemple, installations gérées par le PAM, gestion des actifs et des voyages, etc.) et estimer les nouveaux besoins visant l’efficacité, la rentabilité et la rapidité des opérations et des services.
5. Faciliter la conformité des services fournis (par exemple, installations gérées par le PAM, gestion des actifs et des voyages, etc.) avec la politique de l’entreprise en matière de sécurité et de santé au travail et contribuer à la fourniture de recommandations à la direction sur les améliorations/changements.
6. Soutenir une culture de durabilité environnementale dans l’ensemble du PAM en donnant l’exemple d’actions qui favorisent la durabilité dans toutes les activités administratives.
8. Construire et maintenir le partenariat avec les parties prenantes du PAM, d’autres agences des Nations Unies et les bureaux des gouvernements locaux.
9. Soutenir le renforcement des capacités du personnel et des partenaires du PAM à travers l’organisation ou la conception de formations, d’ateliers, d’interactions quotidiennes, etc. pour une fourniture efficace et efficiente de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.
10. Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour garantir que le PAM est en mesure de réagir rapidement et de déployer la nourriture et les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début de la crise.
11. Autre au besoin.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE DES 4P
But
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Comprend les objectifs stratégiques du PAM et le lien avec ses propres objectifs de travail.
- Être une force de changement positif : Adapte avec flexibilité les contributions individuelles pour s’adapter aux changements d’orientation des superviseurs et aux changements internes/externes (tels que l’évolution des besoins des bénéficiaires, les nouvelles exigences des partenaires).
- Rendre la mission inspirante pour notre équipe : reconnaît et partage avec les membres de l’équipe la manière dont les contributions individuelles sont liées à la mission du PAM.
- Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : fixe ses propres objectifs en adéquation avec les opérations globales du PAM et est capable de communiquer ce lien aux autres.
Personnes
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : évaluer ses propres forces et faiblesses pour accroître la conscience de soi, et les inclure dans les conversations sur ses propres besoins de développement.
- Créer une culture inclusive : participe à un dialogue ouvert et valorise les opinions diverses des autres, quels que soient leur origine, leur culture, leur expérience ou leur affectation au pays.
- Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : recherche de manière proactive des commentaires et du coaching pour renforcer la confiance, développer et améliorer les compétences individuelles.
- Créer un esprit « Je le ferai »/« Nous le ferons » : Participe à la réalisation des activités et des objectifs de l’équipe face à des circonstances difficiles.
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : montre la volonté d’explorer et d’expérimenter de nouvelles idées et approches dans son propre travail.
- Se concentrer sur l’obtention de résultats : fournit systématiquement des résultats dans le cadre de son travail individuel, dans les délais, dans les limites du budget et sans erreurs.
- Prendre des engagements et tenir ses engagements : s’engage à respecter les responsabilités individuelles face aux priorités nationales ou fonctionnelles en constante évolution.
- Être décisif : prend des décisions rationnelles concernant des activités individuelles face à des circonstances incertaines, y compris en période d’ambiguïté concernant les informations ou les directives du gestionnaire.
Partenariat
- Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : cherche à comprendre et à s’adapter aux priorités et aux styles de travail préférés des équipes internes ou inter-unités.
- Établir des partenariats externes solides : démontrer une capacité à comprendre et à répondre de manière appropriée aux besoins des partenaires externes et/ou à les faire remonter.
- Être politiquement agile et adaptable : Démontrer une attitude informée et professionnelle envers les partenaires et parties prenantes internes et externes.
- Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : fournit un soutien opérationnel aux analyses et évaluations qui quantifient et démontrent la valeur unique du PAM en tant que partenaire.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Services de soutien aux entreprises et rapports | Forte capacité à identifier les exigences au niveau national et à développer des solutions et des plans d’action axés sur le client. Communique les résultats basés sur des données d’une manière très percutante et adaptée au public. |
| Contrôles internes et gestion des risques pour l’administration et l’ingénierie | Démontre une connaissance approfondie des contrôles internes et des procédures et systèmes comptables appropriés pour recommander des améliorations si nécessaire pour remédier aux faiblesses actuelles, atténuer les risques pour les opérations critiques de la mission du PAM et maximiser la satisfaction des clients. |
| Gestion des ressources pour l’administration et l’ingénierie | Supervise la dotation en personnel pour les ressources du siège et sur le terrain au niveau du programme, en tenant compte des tendances d’utilisation des ressources et des données prévisionnelles. |
| Connaissances spécialisées en services administratifs | Applique une compréhension théorique avancée des meilleures pratiques, concepts et principes administratifs et une connaissance approfondie des normes, processus et infrastructures du PAM pour garantir une amélioration continue de la fourniture de services administratifs efficients et efficaces, en résolvant les problèmes complexes à mesure qu’ils surviennent. |
| Orientation client | Surveille de manière proactive les performances et fournit un service de haute qualité pour répondre aux besoins des clients, en demandant leurs commentaires et en s’appropriant les problèmes des clients qui surviennent. Anticipe les besoins des clients en fonction de l’expérience. |
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DU POSTE
1. Assurer la collecte des données et préparer l’analyse des données afin de fournir à la direction des informations et des rapports précis pour une planification et une prise de décision efficaces en effectuant les tâches suivantes.
2. Surveiller la consommation de carburant des véhicules et s’assurer également que les rapports mensuels sur le carburant des véhicules sont préparés et saisis dans le FMS à la date prévue.
3. Assurer le réapprovisionnement en diesel pour les générateurs, en surveillant la consommation de diesel et en veillant également à ce que les rapports mensuels sur le diesel pour les générateurs soient préparés et saisis dans le FMS à la date prévue.
4. S’assurer qu’un inventaire adéquat de papeterie est conservé dans le magasin et que les réapprovisionnements sont effectués à temps.
5. Assurer la documentation de tous les changements tels que les changements d’ajout, d’emplacement et de statut au registre des actifs.
6. Surveiller les contrats existants et s’assurer que les SOW/LTA sont envoyés aux achats pour le lancement des processus d’approvisionnement en vue de leur renouvellement avant l’expiration du contrat.
7. Gérer le plan de congés annuels de l’administrateur.
8. Assurer la gestion des locaux en veillant au bon fonctionnement des installations et des services publics en créant un environnement de travail propice.
9. Effectuer des processus d’approvisionnement complets pour les articles inférieurs à la limite MPO de 5 000 USD.
10. Servir de point focal pour Archibus, GVLP.
11. Assurer la liaison avec l’équipe d’entretien des locaux du bureau pour garantir que le service fourni est conforme aux normes convenues par le PAM.
12. Effectuer d’autres tâches assignées par le chef de l’administration.
13. Agir à titre d’officier responsable en l’absence du chef de l’administration.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE
Expérience
- • Au moins 6 années d’expérience professionnelle et pratique pertinente, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration.
- • Expérience dans la fourniture d’orientations et d’instructions à des membres du personnel plus juniors dans un domaine d’expertise.
- • A acquis de l’expérience en administration.
- • A fourni des orientations et des instructions aux membres du personnel plus juniors dans leur domaine d’expertise.
TERMES ET CONDITIONS
Les candidates qualifiées sont encouragées à postuler.
Seuls les ressortissants nigérians peuvent postuler.
Les candidatures doivent être soumises en ligne et en anglais uniquement.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Toute démarche de démarchage entraînera automatiquement la disqualification du candidat concerné.
