Logistics Associate G6 _ Ouagadougou (161995)
A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
CONTEXTE ORGANISATIONEL
Ces postes sont à pourvoir à Ouagadougou et FADA . Les titulaires relèvent du de la logistique ou du ou de la Responsable de l’unité, ou de son suppléant ou du chef de bureau terrain .
À ce niveau, les titulaires des emplois concernés font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d’appui logistique. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils encadrent généralement une petite équipe, dont ils assurent la supervision et l’accompagnement.
DESCRIPTION DU POSTE
Assurer des fonctions d’appui spécialisées et/ou superviser le personnel qui met en œuvre les procédures et les activités standard d’appui logistique/d’approvisionnement de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d’exécution
Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d’appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.
Coordonner les expressions de besoins de stock et veiller à la livraison en temps voulu des produits et des fournitures aux partenaires habilités et sur les sites autorisés.
Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l’évaluation de la performance.
Aider à collecter des informations commerciales et à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.
Répertorier les demandes techniques et les demandes d’aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d’esprit d’initiative et en suivant les procédures standard, afin d’assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
Participer à l’établissement, le suivi et la révision des budgets(FLA ,logistique) pour toutes les modalités d’exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux normes institutionnelles.
Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire.
Aider au contrôle de la qualité et de l’intégrité des données sur la comptabilité des produits.
Analyser la filière d’approvisionnement opérationnelle et contribuer aux évaluations et à la planification des opérations pour toutes les modalités d’exécution, afin de s’assurer que les exigences relatives à la chaîne d’approvisionnement sont prises en considération.
RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)
Gérer le traitement de la documentation relative à l’exécution des opérations logistiques (transport, magasins , manutention , vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes à la responsable hiérarchique.
Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, rapports de clôture financière, rapports d’inventaire physique, rapports sur la performance des transports, etc.) et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour aider à gérer les opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
Superviser le travail du personnel d’appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s’assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus, et ce pour toutes les modalités d’assistance.
Appuyer les activités logistiques de préparation aux situations d’urgence et d’intervention en cas de crise, y compris l’actualisation de l’évaluation de la capacité logistique et du plan d’urgence, pour renforcer l’intervention du PAM dans les situations d’urgence.
Veiller à l’assurance qualitative et quantitative des données saisies sur les mouvements des stocks dans les différents systèmes du PAM (WINGS -LESS-COMET)
Répertorier les demandes techniques et les demandes d’aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d’esprit d’initiative et en suivant les procédures standard, afin d’assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire.
Aider au contrôle de la qualité et de l’intégrité des données sur la comptabilité des produits.
Gérer le traitement de la documentation relative à l’exécution des opérations logistiques (transport, magasins , manutention , vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes à la responsable hiérarchique.
Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, rapports de clôture financière, rapports d’inventaire physique, rapports sur la performance des transports, etc.) et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
- Effectuer des recherches, recueillir des données et effectuer des analyses, produire des rapports (p. Ex., CCTI, SPR, fermeture financière, inventaire physique, performance du transport) et assurer l’exactitude de l’information dans les systèmes de l’entreprise pour permettre une prise de décision claire.
- Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
- Superviser le travail du personnel de soutien, fournir des conseils pratiques pour s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont respectés conformément aux normes et délais convenus pour toutes les modalités d’assistance.
- Soutenir les activités de préparation et d’intervention d’urgence en matière de logistique, y compris l’évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d’urgence, pour soutenir la réponse du PAM en cas d’urgence
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Développe l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
- Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM
Equipe
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences en milieu de travail pour soi-même, ses collègues et les rapports directs
- Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
- Développer et fournir une rétroaction constructive: Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d’être créatif dans son propre travail et aider l’équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
- Se concentrer sur l’obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une rétroaction pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
- Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe
- Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain
Partenariat
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
- Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externe
- Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement | Démontre la capacité de concevoir des réseaux de base de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’évaluation appropriée et l’intensification des défis pour s’assurer que le PAM est en mesure de fournir un service constant et ininterrompu à ses bénéficiaires et partenaires. |
| Planification, gestion des projets et des ressources | Recueille et analyse les données techniques pertinentes de diverses sources pour prévoir les besoins opérationnels dans divers scénarios et fait des propositions fondées sur des données probantes. |
| Gestion de l’information et rapports | Assure la liaison avec les intervenants internes et externes pour consolider l’analyse préliminaire des données, rédige des rapports et diffuse des informations qui représentent des préoccupations et des tendances. |
| Analyse du marché, passation de marchés et exécution opérationnelle | Démontre sa capacité à recueillir des informations sur le marché et traite et analyse les propositions conformément aux règles et réglementations standard du PAM afin de fournir une livraison efficacement. |
| Gestion des entrepôts et des stocks | Démontre sa capacité à mettre en place des procédures d’entrepôt opérationnelles et des directives normatives pour gérer l’entrepôt du PAM, gérer efficacement l’inventaire à l’aide des systèmes de l’entreprise et assurer l’atténuation des pertes. |
| Assistance technique et coordination | Démontre ses capacités à donner des conseils techniques de base et à maintenir des mécanismes de coordination logistique efficaces (inclusifs, collaboratifs, unifiés) avec les partenaires humanitaires et les autres parties prenantes concernées. |
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
| Education: | Avoir un BAC+2 et/ou un certificat d’études post-secondaire en logistique ,comptabilité , gestion , économie , informatique de gestion ,etc… |
| Langue:
Experience |
Avoir une maitrise de la langue française et niveau B (intermédiaire ) en anglais
5 ans d’expérience |
QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Expérience de la gestion des systèmes d’entreprise et des requêtes sur les envois en cours, les renseignements sur les pipelines, les demandes d’indemnisation et les stocks alimentaires.
- Expérience dans l’administration de contrats fournisseurs de services de tiers .
- Expérience dans la compilation de la documentation contractuelle.
- Expérience dans l’exécution du contrat.
- Expérience dans le suivi budgétaire et des rapports
- Expérience de la gestion des systèmes internes et de l’exécution des requêtes concernant les expéditions en cours, les approvisionnements, les demandes d’indemnisation auprès des assurances et les stocks alimentaires.
- Expérience de l’administration des contrats conclus avec des prestataires de services tiers.
- Expérience de l’établissement des documents contractuels.
- Expérience de l’exécution des contrats.
- Expérience du suivi des budgets et de l’établissement des rapports y afférents.
- Expérience de l’analyse des données
- Expérience de l’utilisations des systèmes de gestion intégrées , ERP ( SAP,WINGS )
- Expérience dans la gestion électronique des stocks et de l’établissement des rapports y afférents.
MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI
DATE DE FIN D’AFFICHAGE
11 mai 2022
