Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Elle sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour ouvrir la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité aux personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique.
Assistant/Assistante de gestion (Gestion de la flotte) GS5, Niamey
Effectuer un large éventail de tâches et d’activités d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
-Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d’autres membres du personnel à travailler avec efficacité.
-Répondre à des questions courantes et donner des orientations précises en temps voulu.
-Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
-Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement.
-Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
-Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s’acquitter de leurs tâches.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste) :
-Superviser les chauffeurs ; encadrer, développer les plans de travail des chauffeurs et faire les évaluations selon le système d’évaluation du PAM.
-Veiller à l’utilisation des véhicules selon les procédures et politiques de PAM.
-Assurer le contrôle et le suivi du stock des consommables, et le pièces rechange, (lubrifiants, pneus etc.)
-Tenir un registre précis de tous les articles utilisés et fournir un rapport mensuel.
-Animer et faciliter des séances d’information et de formation divers dans le domaine.
-Assister avec la préparation et la coordination des divers activités et évènements dans le portefeuille administration ; des visites, évènements et réceptions divers etc.
-Initier les requêtes d’achats (PR) dans le système électronique selon les besoins de l’Unité, créer les SES et GRN, et faire le suivi de paiement des factures;
-Assister dans la préparation des appels à cotation (en se basant sur liste de fournisseurs actualisée) pour les MPOs;
-Faire toutes autres taches connexes selon le besoin.
NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS:
Formation:
Achèvement des études secondaires.
Expérience professionnelle:
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion de la flotte automobile, assortis d’une expérience du travail administratif.
Connaissances et compétences:
-Connaissance des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d’une formation technique et de l’expérience professionnelle.
-Aptitude à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d’appui efficace.
-Aptitude à mener des analyses simples de données et à corriger en toute autonomie des problèmes appelant une attention particulière.
-Bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d’horizons divers.
-Aptitude à préserver la confidentialité des informations.
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