Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : Diplôme d’études secondaires.
Expérience : Trois ans ou plus d’expérience dans le travail administratif général.
Connaissances & Compétences :
• Capacité d’utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
• Connaissance des routines et des méthodes de travail normalisées de soutien aux entreprises.
• Connaissance des progiciels de bureautique standard, par exemple Microsoft Word.
• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec diverses personnes.
• Bonne attention aux détails afin d’identifier les écarts de données.
• Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.
Langue : Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou la connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le domaine de responsabilité.
Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue des Nations Unies en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste fournissent généralement un soutien administratif à l’équipe ou aux équipes et/ou prennent en charge un domaine d’activité spécifique, et rendent compte à l’associé concerné. A ce niveau, les travaux sont exécutés sous étroite surveillance ou avec une assistance immédiatement disponible. Les titulaires de poste doivent produire un travail organisé et précis.
OBJECTIF DU POSTE
Exécuter une gamme de tâches courantes de soutien aux entreprises, afin de s’assurer que le personnel est efficacement soutenu.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
1. Recueillir, trier et diffuser la correspondance, les rapports et autres documents pour répondre aux demandes requises du personnel dans les délais impartis.
2. Répondre aux requêtes de routine reçues et les escalader le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Relisez les documents écrits, tels que les rapports standard et la correspondance, pour contribuer à l’exactitude des informations écrites développées par le personnel.
4. Fournir un ensemble d’activités de soutien commercial standard, le cas échéant, pour contribuer au fonctionnement efficace des opérations commerciales.
5. Organisez vos déplacements et organisez des événements, etc., pour aider le personnel à travailler efficacement.
6. Soutenir la maintenance des dossiers, documents et dossiers du bureau conformément aux systèmes et processus établis afin que les informations soient à jour et facilement accessibles pour le personnel.
7. Entreprendre des tâches de saisie de données standard conformément aux systèmes définis, pour s’assurer que les informations sont organisées et facilement disponibles pour l’équipe commerciale.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4Ps
But
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : permet de mieux comprendre les objectifs stratégiques du PAM.
- Être une force de changement positif : Aborde les tâches et responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs.
- Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Comprendre l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
- Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : relie les tâches et les responsabilités individuelles aux objectifs et à la mission de l’unité.
Personnes
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Chercher des opportunités pour développer et améliorer les compétences individuelles.
- Créer une culture inclusive : Démontrer du respect et de la compréhension pour la diversité et les différences culturelles.
- Être un coach et fournir des commentaires constructifs : Identifie et approche des collègues ou des superviseurs pour servir de coachs.
- Créer un esprit « Je veux »/« Nous allons » : Fixe des objectifs clairs et des cibles mesurables pour ses propres tâches et responsabilités.
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Évalue ses propres tâches et responsabilités pour trouver des moyens d’être plus efficace.
- Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : Tient des registres précis des délais d’exécution et des tâches dans ses propres domaines de responsabilité.
- Prendre des engagements et respecter ses engagements : comprend les responsabilités et les paramètres associés à ses propres tâches.
- Soyez décisif : Informe les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels qui peuvent survenir sur le terrain ou au bureau.
Partenariat
- Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : comprend la structure organisationnelle du PAM, y compris le but et la mission de chaque unité.
- Construire des partenariats externes solides : Aide l’équipe à travailler avec des collègues et les partenaires du PAM sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
- Être politiquement agile et adaptable : Entretenir une relation professionnelle et courtoise avec les autres employés et partenaires du PAM sur le terrain.
- Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Comprend les contributions de sa propre équipe dans ses partenariats avec les parties prenantes internes et externes.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
N / A
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DE L’EMPLOI
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le travail spécifique
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE
N / A
COMPÉTENCES
TERMES ET CONDITIONS
DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES
