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Le PAM est pour la diversité. Il s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, de milieu ethnique ou social, d’information génétique, de sexe, d’identité et/ou d’expression sexuelle, d’orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.
| TITRE DU POSTE 1: | Assistant(e) aux Finances | |
| TYPE DE CONTRAT/GRADE : | Contrat de service / SC5 | |
| UNITE/DIVISION : | Finance – Global Funds | |
| LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) : | Bangui, République Centrafricaine | |
| Durée : douze (12) mois avec possibilité de renouvellement
Date de clôture : 27 Mars 2023 à minuit |
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CONTEXTE :
Le PAM fournit des services logistiques dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits médicaux pour trois programmes de santé (paludisme, tuberculose et VIH) en République centrafricaine. Les trois programmes sont financés par le mécanisme de financement du Fonds mondial avec World Vision International et la Croix-Rouge Française comme récipiendaires principaux (PRs) de la subvention.
Le service du PAM comprend la réception, l’entreposage / stockage et la livraison de produits pharmaceutiques à plus de 830 points de distribution (dont 24 hôpitaux et autres centres / postes de santé) situés dans 80 sous-préfectures en République centrafricaine.
OBJET D’EMPLOI :
Soutenir efficacement la mise en œuvre du projet particulièrement pour les aspects financiers et d’administration afin de faciliter une utilisation transparente et efficace des ressources financières.
RESPONSABILITÉS :
Sous la responsabilité globale du Chef de Projet et la supervision directe du Responsable Administratif et Financier pour le projet, l’Assistant (e) financier(e) aidera à la mise en œuvre du processus de la chaîne d’approvisionnement du Projet Fonds Mondial afin de permettre une gestion efficace et efficience de la chaine d’approvisionnement des produits médicaux. Il s’agit entre autres :
- Apporter un soutien en matière de procédures et techniques au personnel du projet dans les domaines des finances et du budget, afin de garantir le respect des procédures du PAM.
- Suivre les prévisions de dépenses mensuelles et fournir des rapports sur les dépenses afin de faciliter la prise de décision par le Management du Projet,
- Contribuer à la production des rapports internes et externes
- Faire le suivi des factures des fournisseurs dans l’outil de suivi de la facturation (ITS) et s’assurer de leur paiement dans les délais
- Traiter les réclamations des fournisseurs et leur fournir une réponse adéquate.
- Traiter les demandes d’avances par les partenaires de mise en œuvre du projet et autres créances, et s’assurer de leur liquidation dans le respect des procédures de gestion financière au PAM.
- Effectuer les transactions relatives aux engagements financiers et au processus de paiement dans l’application WINGS.
- Faire le suivi des factures proforma auprès des Premiers Récipiendaires du Fonds Mondial pour s’assurer de la disponibilité des fonds nécessaires à la mise en œuvre efficace des activités.
- Faire le suivi de tous les actifs du projet (actifs reçus des Récipiendaires Principaux et ceux acquis par le PAM) à travers un inventaire régulier.
- Assurer un bon archivage des documents administratifs et financiers du Projet afin de les rendre facilement accessibles et disponibles notamment pour des fins d’audit.
- Remplacer le point focal financier pour le projet en cas d’absence pour les tâches courantes.
- Autres tâches administratives et fonctions attribuées par le superviseur.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE:
Expérience
- Expérience de quatre(4) à cinq(5) ans dans le domaine financier ; une expérience dans le domaine des activités administratives et financières du PAM étant un atout.
- Expérience dans la gestion des contrats de services avec les tiers.
- Expérience dans le suivi du budget et la production des rapports financiers.
Education : Avoir complété les études secondaires. Un certificat post-secondaire dans le domaine relatif à la présente annonce serait un atout.
Langues : Courant (niveau C) en Français. Des connaissances de l’anglais de travail sont un atout.
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:
| Compétences
thématiques MRPP |
Compétence | Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis | ||
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Comprendre et communiquer les
Objectifs stratégiques |
Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM. | ||
| Être une force de changement positif | Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique. | |||
| Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe | Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires. | |||
| Faire connaître la mission du PAM au quotidien | Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM. | |||
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Rechercher des moyens
de renforcer les compétences individuelles |
Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités. | ||
| Créer une culture de l’ouverture d’esprit | Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents. | |||
| Accompagner et assurer un retour d’information constructif | Assure l’accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité. | |||
| Adopter et prôner une attitude volontariste | Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique. | |||
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Encourager l’innovation et les solutions
créatives |
Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d’efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues. | ||
| Donner la priorité à l’obtention de résultats | Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience. | |||
| Prendre des engagements et s’y
tenir |
Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris. | |||
| Savoir prendre des décisions | Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain. | |||
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Relier et faire travailler
ensemble les unités du PAM |
Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique. | ||
| Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs | Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs. | |||
| Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique | Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe. | |||
| Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats | Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
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COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:
| Compétences | Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis |
| Contrôles internes et mise en conformité | Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles du PAM. |
| Budgétisation fondée sur la performance, analyse et établissement de rapports | Se montre capable de participer aux initiatives de planification des activités et d’établir à cet effet des budgets et des prévisions élémentaires par projet, en intégrant des informations issues de diverses sources si nécessaire pour effectuer le suivi des indicateurs de performance clés. |
| Gestion des ressources | Se montre capable de suivre l’évolution des effectifs au Siège et sur le terrain et l’utilisation des ressources par projet et d’établir les rapports y afférents. |
| Gestion financière et principes comptables | Met en application sa connaissance des principes et usages financiers et comptables pour garantir le respect des politiques du PAM, des procédures applicables et des normes comptables. |
| Connaissance de la chaîne d’approvisionnement et des opérations | Montre qu’il ou elle a une compréhension élémentaire des principes du PAM relatifs aux programmes, à la mise en œuvre et à la chaîne d’approvisionnement (notamment des modalités et de la structure des projets). |
Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises sur la base des besoins de l’organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la cessation de ce service.
Titre du poste 2 : Assistant de soutien aux entreprises G4 (Programme) (400269)
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les Bureaux régionaux (RB) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l’Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d’unité concernée, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes concernent un secteur d’activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d’unité concerné, au chef ou au représentant désigné.
À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s’attend à ce que les titulaires de titres produisent un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.
DESCRIPTION DU POSTE
Fournir des processus standard de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces
RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustifs)
- Rassembler les informations avec les orientations claires pour soutenir la rédaction des documents et préparer les rapports des autres membres du personnel.
- Répondre aux requêtes et intensifier le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
- Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et en temps opportun des ressources.
- Fournir des services de révision et de vérification des documents standard, afin de contribuer à l’élaboration d’une documentation précise.
- Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des fichiers standards établis, pour s’assurer que les informations sont exactes et facilement accessibles pour la fonction..
- Identifier les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et faire rapport au personnel supérieur afin de soutenir les clients pour livrer leur travail.
- Assumer la responsabilité de l’intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d’informations précises dans les systèmes de l’entreprise.
- Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien aux jeunes collègues afin de s’assurer que les services sont fournis de façon cohérente et selon les normes requises.
- Travailler avec une variété de personnes, en prenant en compte les commentaires, le cas échéant, pour aider à la prestation de soutien aux entreprises pour le personnel.
FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question.
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aider les coéquipiers à mentionner les objectifs stratégiques du PAM.
- Être une force pour un changement positif : suggestion d’améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.
Équipe
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
- Créer une culture inclusive : Chercher des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
- Développeur et fournisseur d’une réponse constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
- Créer un esprit « Je veux » / « Nous férons » : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explorez les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partagez de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
- Se concentre sur l’obtention de résultats : se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
- Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
- Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat
- Connecter et partager entre les unités du PAM : suggestion de possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
- Établir des partenariats externes solides : Identifiez les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
- Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et des objectifs de l’équipe.
- Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
QUALIFICATIONS NORMES MINIMALES
| Expérience: | Quatre ans ou plus d’expérience de travail progressivement responsable dans le secteur des affaires relatives avec l’expérience dans le travail administratif général.
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| Langue : | Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) en langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou les connaissances intermédiaires (niveau B) d’une autre langue officielle peuvent être requises en fonction de l’emplacement du poste ou du domaine de responsabilité.
Service général (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU utilisée au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle diffère.
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QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Maîtrise de l’utilisation d’équipements de bureau et de logiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
- Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
- Utilisez le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l’information à un large éventail de personnes.
- Capacité d’identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
- Capacité d’offrir des conseils ou une formation de base sur le tas à un personnel plus jeune
MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI
Titre du poste : Programme d’aide aux entreprises (Roster)
Durée du poste : 1 année
Lieu : Bangui et toutes autres localités
Date de fin d’affichage : Le 28 mars 2023
Le PAM a une approche de tolérance zéro à l’égard des comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. La fausse déclaration des informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou la résiliation de l’emploi
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l’application de la loi pour qu’elles prennent les mesures appropriées.
