Opportunités de carrière : Adjointe administrative G5 (153446)
Avis de vacance externe
N° WFP/GHA/ADMIN/Accra/03/2021
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE G5
Date limite de candidature : 14 jours à compter de la publication
Le Bureau du Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM), Accra, invite les candidatures des candidats appropriés pour pourvoir le poste ci-dessous.
Titre du poste : Assistant administratif
Durée : 1 an à durée déterminée (renouvelable)
Grade de poste : G5
Lieu d’affectation : UNHRD, Accra
OBJECTIF DU TRAVAIL
Soutenir la prestation et le maintien efficaces de pratiques administratives de qualité axées sur le client et axées sur l’optimisation des ressources.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Sous la supervision directe du gestionnaire UNHRD du Ghana et la supervision générale du directeur/représentant de pays, l’assistant administratif devra effectuer les tâches suivantes :
S’assurer que les services administratifs annuels sont fournis correctement et en temps voulu dans le Hub, par exemple les services de nettoyage, les services de messagerie, le téléphone, la création de demandes d’achat (PR)
Agir en tant que point focal des actifs pour le DRH Accra et extraire les rapports sur les actifs des systèmes d’entreprise tels que le système mondial de gestion des équipements (EMS) et les modules financiers, pour le package mensuel de fermeture mensuelle minimale (MMC)
Apporter un soutien dans la préparation et lors des formations, ateliers, réunions, séminaires ou visites
Maintenir l’enregistrement et les mises à jour des données FMS (Fuel Management System) pour le DRH Accra
Enregistrement et contrôle dans SAP des engagements dus aux services administratifs récurrents (ex : nettoyage, factures de téléphone, coursier).
Aider à la préparation de la documentation du protocole pour le DRH Accra
Tenir à jour un certain nombre d’enregistrements de contrôle administratif, tels que les engagements et les dépenses, l’assurance voyage, les achats et autres.
Initier et traiter des actions administratives telles que celles trouvées dans les ressources humaines, les voyages, les achats, les décaissements.
Examiner les documents justificatifs, vérifier les demandes d’action et la conformité aux règles et règlements administratifs, et assurer la liaison avec d’autres bureaux, le cas échéant.
Effectuer des calculs, des calculs et des estimations et préparer des rapports de base ou aider à la préparation de rapports périodiques, y compris des formulaires, des tableaux, des graphiques et autres.
Répondre aux requêtes provenant de diverses sources en fournissant les informations disponibles et fournir des conseils et des orientations sur les règles et réglementations liées au domaine de travail ou directement à la source la plus appropriée.
Rédiger la correspondance relative au domaine de responsabilité.
Concevoir et mettre à jour des graphiques et des tableaux à l’aide d’un logiciel graphique, concevoir des formulaires papier et informatisés ; initier, mettre à jour et suivre le traitement assisté par ordinateur des actions administratives.
Rechercher, récupérer, compiler, assembler et archiver une variété de données statistiques à partir de fichiers informatiques, d’enregistrements, de rapports ou d’autres sources à usage interne ou externe.
Organiser les déplacements du personnel du DRH conformément aux règles et procédures administratives
Exécuter d’autres tâches connexes, au besoin et assignées selon les exigences opérationnelles
COMPÉTENCES ET L’EXPÉRIENCE
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
Capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser la charge de travail quotidienne et la proactivité
Souci du détail et compétences en résolution de problèmes
Discrétion professionnelle, confiance et confidentialité
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES ACADÉMIQUES MINIMALES STANDARD :
Éducation :
Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe, administration publique ou des affaires.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RLE :
Doit avoir un minimum de 4 ans d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration et dans un domaine connexe.
Esprit d’équipe et capacité à travailler avec des personnes d’horizons divers
Langue :
Maîtrise de la langue anglaise écrite et orale.
Comment s’inscrire :
Les candidats doivent soumettre leurs candidatures et leur CV en indiquant 3 références en ligne à: www1.wfp.org/careers/job-openings et suivre les étapes.
Les candidates qualifiées sont encouragées à postuler
Seuls les candidats présélectionnés répondant aux critères seront contactés.
