Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
CONTEXTE ET OBJECTIF :
Ces postes sont à pourvoir au Siège, dans des bureaux régionaux ou dans des bureaux de pays, et les titulaires incarnés du ou de la Responsable de l’unité, du de la Chef du service ou du ou de la Chargé(e) des achats .
Les titulaires à ce niveau font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions et à des problèmes alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Les titulaires de ces emplois ont le savoir-faire et les connaissances permettant d’adapter les systèmes et les procédures ou de contribuer à leur mise au point pour améliorer sans cesse le niveau d’appui fourni. Ils supervisent, conseillent sur le plan technique, accompagnent et coordonnent une équipe de personnel d’appui.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :
Assurer des services de coordination, fournir des services administratifs et effectuer des recherches pour contribuer à l’efficience et à l’efficacité des services d’achat.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
1. Assurer une coordination opérationnelle et des services administratifs pour appuyer les projets et les activités d’achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l’acquisition efficace de biens et de services.
2. Identifier et recommander des fournisseurs potentiels, et rassembler des données et des documents pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.
3. Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d’achat, et apporter un soutien aux demandeurs, afin de faciliter les achats de biens et services appropriés au moindre coût pour le PAM.
4. Participer, aux côtés d’un fonctionnaire principal, aux négociations avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d’obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.
5. Établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour l’approbation par la partie prenante concernée et qualifiant les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l’acquisition rapide de biens et de services.
6. Traiter les problèmes relatifs aux biens livrés, en faisant preuve d’initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, pour trouver des solutions justes en temps voulu.
7. Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d’établir des rapports qui aident les chargés d’achats à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d’assurer la cohérence des informations contenues aux parties concernées.
8. Gérer les mises à jour et enrichir les bases de données et les fichiers, afin de s’assurer que les informations sont exactes, écartées et accessibles, et accélérées le respect des exigences en matière d’établissement des rapports.
9. Entretenir les relations avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d’achat s’inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d’adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d’assistance.
10. Superviser le travail du personnel d’appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s’assurer que les objectifs individuels et collectifs sont conformes conformément aux normes et délais convenus.
11. Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à anticiper les ressources nécessaires dans les zones prévues dès le début des crises.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste) :
La présente rubrique, facultative, permet de décrire les autres responsabilités et connaissances associées au poste considéré.
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES « MRPP » :
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Compétences Thématiques MRPP |
Compétence |
Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis |
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Motivation |
Comprendre et communiquer les
Objectifs stratégiques |
Accompagne l’équipe aussi efficacement que possible pour faire connaître les objectifs stratégiques aux équipes et aux partenaires du PAM sur le terrain. |
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Être une force de changement positif |
Met en œuvre des méthodes ou des outils nouveaux pour améliorer les processus de travail et la productivité de l’équipe. |
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Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe |
Relie les activités et les tâches réalisées par l’équipe aux bons résultats obtenus dans les communautés bénéficiaires pour montrer l’impact de l’action du PAM. |
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Faire connaître la mission du PAM au quotidien |
Explique aux membres de l’équipe comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM. |
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Ressources Humaines |
Rechercher des moyens de manière optimale les compétences individuelles |
Recherche des possibilités de perfectionnement des compétences, notamment au moyen de modules de formation ou d’expériences pratiques, pour lui-même ou elle-même, ses collègues et ses subordonnés directs. |
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Créer une culture de l’ouverture d’esprit |
Anime des activités de développement du travail en équipe dans le but de renforcer les relations au sein de son unité. |
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Accompagner et assurer un retour d’information constructif |
Met en relation des collègues moins expérimentés avec des accompagnateurs de son équipe. | ||
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Adopter et prôner une attitude volontariste |
Anticipez les problèmes et élaborez des plans d’atténuation pour faire en sorte que l’équipe atteigne les objectifs et les cibles fixés. | ||
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Performance |
Encourager l’innovation et les solutions créatifs |
Recherche des possibilités d’être créatif/créatif dans son domaine d’activité ainsi que des moyens d’aider les membres de l’équipe à être plus innovants et plus rigoureux dans leurs tâches et domaines de travail respectifs. | |
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Donner la priorité à l’obtention des résultats |
Surveillez les réalisations attendues de l’équipe et communiquez des observations de sorte que les résultats fournis soient de manière cohérente et précise. | |
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Prendre des engagements et s’y tenir |
Fournit des orientations précises aux membres de l’équipe quant aux tâches et responsabilités qui leurs sont impartiales, tout en tenant ses propres engagements envers l’équipe. | ||
| Savoir prendre des décisions | Montre l’exemple et donne des orientations aux membres de l’équipe les moins expérimentés pour ce qui est de décider du moment auquel il convient de faire remonter au niveau supérieur de la hiérarchie les problèmes auxquels ils sont confrontés sur leur lieu de travail ou sur le terrain. | ||
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Partenariat |
Relier et faire travailler ensemble les unités du PAM |
Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour mener à bien les missions sur le terrain. | |
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Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs |
Montrez l’exemple et donnez des orientations à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires extérieurs. | ||
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Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique |
Exposer clairement à ses collègues ou à ses dénommés dirige l’intérêt que présentent les contributions à d’autres équipes du PAM et aux partenariats conclus avec d’autres organismes pour atteindre les buts et objectifs du PAM. | ||
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Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats |
Organise, surveille et hiérarchise les efforts qu’il ou elle et l’équipe déploient pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes. |
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :
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Compétence |
Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis |
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Appels d’offres et gestion de contrats |
Montrez, en collectant les informations nécessaires, qu’il ou elle a une compréhension élémentaire des procédures utilisées pour faciliter la mise en œuvre des contrats/d’appels d’offres au PAM. |
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Gestion des fournisseurs |
Tire parti de sa connaissance élémentaire des besoins opérationnels pour définir les conditions à remplir par les fournisseurs et fixer les critères de sélection. |
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Informations recueillies sur les aliments et sur les produits et services |
Gère de manière appropriée les produits et les services en s’appuyant sur sa connaissance des sources d’approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliquées en matière d’achat. |
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Systèmes et rapports |
Manifeste une connaissance approfondie des systèmes d’achat, du système d’exploitation interne et des outils nécessaires pour mener diverses analyses et produire des rapports facilitant la prise de décisions. |
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Éthique et mise en conformité |
Effectue un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d’audit simples. |
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
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- Démontrez que vous avez une expérience de six (6) ans dans le domaine des achats de marchandises/biens/services (transferts de type monétaire, dons en nature, etc.).
- Avoir une expérience de la recherche de fournisseurs et de la coordination avec les commerçants de détail, les grossistes et les négociants.
- Montrez que vous avez des connaissances sur les procédures d’achat et les liens avec d’autres opérations (avec les opérations logistiques, par exemple).
NIVEAU D’ÉTUDES EXIGENCES MINIMALES :
Formation:
Achèvement des études secondaires. Certificat d’études post-secondaires dans le domaine des achats, la passation du marché, economie, statistiques, gestion…
Connaissances Linguistiques :
Avoir un bon niveau en français. la connaissance de l’anglais sera un atout.
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