Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité ou handicap.
Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes. Les candidates sont fortement encouragées à postuler.
À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est de mettre fin à la faim dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site Web et suivez-nous sur les réseaux sociaux pour suivre nos dernières nouvelles : LinkedIn, Instagram, Facebook et Twitter.
CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION :
Le Bureau régional du PAM pour l’Afrique de l’Ouest (RBD) fournit des orientations stratégiques, un soutien technique et une direction aux opérations et activités du PAM dans 19 pays.
Le Programme alimentaire mondial a développé et continue d’améliorer et de maintenir un ensemble de solutions numériques pour aider à mieux gérer les actifs. Cela comprend le module du système mondial de gestion des équipements (GEMS), qui est l’outil de gestion des actifs opérationnels du PAM. Il suit tous les actifs qui répondent à la définition et aux critères de la taxonomie GEMS et est utilisé à des fins opérationnelles, c’est-à-dire pour gérer efficacement les actifs tout au long de leur cycle de vie.
En collaboration avec GEMS, l’organisation utilise trois autres outils. Lorsqu’un actif est enregistré dans plusieurs systèmes, les données communes de ces systèmes doivent correspondre. Un processus de rapprochement périodique est nécessaire pour assurer la cohérence entre ces systèmes.
La mise à jour de GEMS en temps réel tout au long du cycle de vie des actifs du PAM jette les bases pour rendre possible une réactivité accrue aux changements opérationnels. Avec des informations mises à jour, les actifs peuvent être rapidement redéployés là où ils sont stratégiquement nécessaires. Le suivi en temps réel des actifs permet de réduire les coûts fixes inutiles (par exemple, en optimisant le stockage, les assurances, etc.). Les cessions en temps voulu permettront de maximiser les bénéfices à réinvestir dans les activités du PAM.
Le poste fournira également un soutien administratif et financier sur les demandes d’achat pertinentes d’équipements et de services informatiques dans le plan d’approvisionnement. La création de bons de commande pour l’achat interne d’équipements et de services informatiques. Maintenir de bons dossiers de bons de commande électroniques et physiques et soumettre le rapport à l’équipe d’approvisionnement sur demande.
Surveiller l’état et le suivi des dépenses et des allocations budgétaires informatiques via les systèmes financiers du PAM appelés WINGS. Examiner l’état des dépenses informatiques pertinentes et le comparer avec le budget approuvé et préparer un rapport régulier des dépenses informatiques et organiser des réunions telles que des ateliers et des séminaires. Examiner les pièces justificatives, les factures et vérifier les demandes d’action dans WINGS et les systèmes informatiques. Publier une feuille de saisie des services (SES) mensuelle pour les services contractuels et créer des correspondances de factures et assurer le suivi jusqu’à ce que le paiement du fournisseur soit effectué. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives courantes.
RESPONSABILITÉS/RESPONSABILITÉS :
- Préparer et/ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et mener des recherches dans le domaine de travail.
- Rechercher activement et utiliser les commentaires pour améliorer les processus et les procédures de l’entreprise.
- Répondre aux demandes complexes de soutien aux entreprises afin de fournir une résolution rapide et précise des demandes des clients.
- Superviser la maintenance des dossiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont organisées et facilement disponibles pour le personnel et conformes à toutes les réglementations et politiques pertinentes.
- Effectuer la gestion quotidienne des actifs dans son domaine de responsabilité et assurer des enregistrements d’inventaire précis et adéquats dans le système mondial de gestion des équipements (GEMS).
- Être responsable de la réception des actifs dans son bureau respectif et de l’enregistrement en temps opportun dans GEMS, sur la base des bons de commande et des bons de réception des marchandises. Notez que dans ce contexte, « en temps opportun » s’entend comme étant effectué à la même date de réception des actifs en question. Étiquetez tout l’équipement reçu et entrez toutes les informations pertinentes dans GEMS et, s’il s’agit d’une immobilisation, assurez-vous que l’AMR existe et reliez-la à l’EMR.
- Mettez à jour GEMS immédiatement avec tout changement de détail d’actif.
- Attribuer des actifs dans GEMS aux employés du PAM sur la base de l’approbation du responsable des biens. Recevoir les actifs des cessionnaires lors de leur réaffectation, de leur séparation ou de la fin de la période de prêt et préparer tous les documents et documents nécessaires pour l’attribution des actifs aux employés du PAM, ainsi que pour le transfert des actifs à d’autres bureaux de pays et le prêt à d’autres Agences des Nations Unies, ONG, etc. L’unité autorisant l’affectation / le transfert d’équipements fournit les informations nécessaires au bon suivi des actifs aux points focaux des actifs.
- Réviser et examiner la correspondance et la documentation, fournir des commentaires et apporter des modifications, le cas échéant, pour contribuer à la production de ces documents dans le respect des normes de temps et de qualité.
- Aider les gestionnaires à planifier, surveiller et rapprocher les budgets pour s’assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement. Planifie les réunions du Local Property Survey Board (LPSB) et prépare les soumissions pour la cession des actifs pour examen par le conseil. Cela comprend également la soumission de rapports sur les actifs manquants (en cas de perte, de vol, d’actifs non trouvés lors du décompte physique annuel)
- Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques, afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien aux entreprises.
- Fournir une gamme complète de services de soutien aux entreprises complexes au personnel pour contribuer au fonctionnement efficace des opérations commerciales.
- Fournir des conseils, un soutien et/ou une formation au personnel de soutien subalterne dans la prestation de services de soutien aux entreprises, afin de soutenir leur apprentissage en matière de soutien aux entreprises.
- Coordonner les tâches des collègues juniors pour s’assurer que les services de soutien sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
Éducation:
Tu as
Premier diplôme universitaire (équivalent baccalauréat, BAC +3), reconnu par https://www.whed.net/home.php ) en technologie de l’information, gestion d’entreprise ou autre domaine pertinent ou diplôme d’études secondaires avec une expérience professionnelle progressive.
Si vous ne trouvez pas votre diplôme universitaire dans ce lien, veuillez noter qu’il vous incombera d’obtenir une lettre officielle de votre ministère de l’Éducation indiquant la reconnaissance de l’université et du diplôme.
De l’expérience:
Tu as:
Six (6) années ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion et l’administration de bureau, la gestion d’actifs ou un domaine d’activité connexe avec une expérience dans les systèmes d’information et le travail administratif général. Avoir travaillé dans les systèmes d’information et les processus et systèmes de télécommunications sera un atout supplémentaire car le poste nécessite la gestion d’actifs informatiques et de télécommunications en plus du soutien administratif.
Connaissances & Compétences :
- Connaissance spécialisée de l’application des processus commerciaux courants, des méthodes pratiques de soutien aux entreprises, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine de travail, acquise grâce à une formation technique et à une expérience de travail.
- Bonnes compétences en communication afin de fournir des services de soutien aux entreprises spécialisés à un large éventail de personnes.
- Capacité d’analyser, d’interpréter les données financières et de surveiller les budgets.
- Capacité d’identifier et de recommander de manière proactive des domaines d’amélioration de la conception et de la prestation de services spécialisés.
- Capacité à établir des relations avec une variété de personnes à travers les fonctions.
- Expérience de la coordination du travail des autres et de soi-même, de la formation et du soutien des autres. Capacité à maintenir la confidentialité.
Langues :
Maîtrise (niveau C en lecture, écriture et expression orale) de l’anglais et du français.
Date limite de candidature : 19 janvier 2023
Proposition de valeur du PAM
- Des carrières significatives et percutantes – Notre travail quotidien fait une différence dans la vie des personnes que nous servons.
- Apprentissage et formation continus – Nous fournissons des outils d’apprentissage à notre personnel pour développer continuellement leur carrière.
- Environnement de travail multiculturel et stimulant – Nous encourageons la diversité des genres et des cultures pour renforcer nos équipes.
Avant de postuler…
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité, handicap physique ou mental.
Toutes les décisions d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à fournir un environnement de travail inclusif, exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Aucun engagement, quel que soit le type de contrat, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection ( CCI) et d’autres organes similaires du système des Nations Unies exerçant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service.
Avis spécial sur le déménagement des bureaux : Le PAM et d’autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies, actuellement en construction à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre-ville de Dakar vers la mi-2023 environ. Le lieu d’affectation restera à Dakar, au Sénégal.
Recommandation spéciale :
Avant de postuler, veuillez confirmer que (i) votre profil en ligne et votre CV sont exacts et à jour, (ii) votre CV doit inclure vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques et vos compétences linguistiques.
