Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
L’Assistant.e de gestion aura sous ses responsabilités, en plus des termes de références génériques, les attributions suivantes liées a la gestion de ITS:
1- Assure le upload dans ITS de toutes les factures reçus dans l’adresse électrique des factures.
2- Réceptionner les factures physiques et les numériser et assurer ensuite le upload dans ITS via l’adresse [email protected].
3- Assurer de passer au peigne fin toutes les communications reçues dans ladite adresse.
4- Assurer le dispache dans ITS de chaque facture reçue auprès des unités concernées pour traitement
5- Suivre les factures en retard de traitement (pour rappel) auprès des unités concernes.
6- Produire un rapport hebdomadaire et mensuel pour chaque unité sur le statut de ses factures et les actions attendues par finances
7- Alerter Finance pour toutes les factures approuvées non encore payées, celles à rejetées mais non encore supprimées de ITS
8- Produire les correspondances adressées aux les vendors sur instruction du chef d’unité ou du OIC.
9- Assurer la circulation des documents pour la collecte des signatures et spécialement les chèques auprès des signataires autorisés.
10- Assurer le classement physiques et électroniques des documents et correspondances entrants et sortants.
PROFIL ET QUALIFICATIONS
Education: Niveau d’études secondaires appuyé par un diplôme universitaire de niveau BAC + 2 dans le domaine de l’Administration, Gestion, Logistique et domaines similaires.
Expérience: Plus de 03 années d’expériences professionnelles dans les domaines suivant : Finance, Administration, Logistique ou domaines similaires.
Connaissances et compétences:
Maitrise des outils informatiques tels que les systèmes d’exploitation Windows 7, les logiciels Microsoft office 2013, les navigateurs Internet Explorer, Google Chrome ou Mozilla Firefox. SAP. Maitrise des systèmes du PAM tels que WINGS II, ITS, SAP/ERP serait un atout…
Langues: Bonnes expressions orale et écrite en français et en anglais.
Compétences souhaités:
Capable de travailler sous pression; Capable d’anticiper et de proposer des solutions alternatives aux clients;
Avoir de l’expérience dans la gestion des factures avec les compagnies aériennes ou les agences de voyages serait un atout;
Bonne communication à l’interne et à l’externe; Bonne connaissance du système des Nations Unies.
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