Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
L’Assistant.e de gestion aura sous ses responsabilités, en plus des termes de références génériques, les attributions suivantes liées a la gestion de ITS:
1- Assure le upload dans ITS de toutes les factures reçus dans l’adresse électrique des factures.
2- Réceptionner les factures physiques et les numériser et assurer ensuite le upload dans ITS via l’adresse [email protected].
3- Assurer de passer au peigne fin toutes les communications reçues dans ladite adresse.
4- Assurer le dispache dans ITS de chaque facture reçue auprès des unités concernées pour traitement
5- Suivre les factures en retard de traitement (pour rappel) auprès des unités concernes.
6- Produire un rapport hebdomadaire et mensuel pour chaque unité sur le statut de ses factures et les actions attendues par finances
7- Alerter Finance pour toutes les factures approuvées non encore payées, celles à rejetées mais non encore supprimées de ITS
8- Produire les correspondances adressées aux les vendors sur instruction du chef d’unité ou du OIC.
9- Assurer la circulation des documents pour la collecte des signatures et spécialement les chèques auprès des signataires autorisés.
10- Assurer le classement physiques et électroniques des documents et correspondances entrants et sortants.
PROFIL ET QUALIFICATIONS
Education: Niveau d’études secondaires appuyé par un diplôme universitaire de niveau BAC + 2 dans le domaine de l’Administration, Gestion, Logistique et domaines similaires.
Expérience: Plus de 03 années d’expériences professionnelles dans les domaines suivant : Finance, Administration, Logistique ou domaines similaires.
Connaissances et compétences: