Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir. Nous intervenons dans des situations de crise dans plus de 31 pays, fournissant chaque année une aide d’urgence et une assistance à long terme à des millions de personnes. Nous défendons les personnes contraintes de fuir, défendant leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, aide à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir, préparer, répondre et se remettre des crises. Le NRC gère également l’Observatoire des déplacements internes à Genève, un chef de file mondial dans le domaine des rapports et de la défense des personnes déplacées dans leur propre pays.
RESPONSABILITÉS
Rôle et responsabilités
- Assiste dans la mise en œuvre des fonctions support admin et RH conformément au plan d’action.
- En coordination avec la Coordinatrice des Ressources Humaines, assure le lien avec les partenaires et institutions clés dans le domaine des ressources humaines.
- Appuyer la Coordinatrice des Ressources Humaines et de l’Administration dans la mise en place du comité d’hygiène & sécurité et les délégués du personnel.
- Signaler toutes problématiques liées au respect du Code du Travail, Code de Conduite et autres lignes directrices de la Coordinatrice des Ressources Humaines et de l’Administration ou au Directeur Pays.
- Participer aux négociations et la résolution des conflits avec le personnel
- Assurer le suivi et la mise à jour du Tableau de suivi du congé, des contrats et de la liste du personnel
Responsabilités spécifiques :
- Aider à la mise à jour des dossiers et des fichiers du personnel, y compris les contrats, les congés, Assurance maladie, évaluations de performances, etc et en assurer l’archivage.
- Fournir un soutien dans les processus de recrutement en cas de besoin, convocation des candidats, l’organisation de lieux d’entrevue etc
- Suivre les procédures administratives concernant le personnel.
- Recevoir, distribuer et enregistrer des mails, des documents et des rapports, documents RH, administratives et financières conformément aux procédures
- Accueillir et orienter les visiteurs au bureau du NRC Niamey
- Mise à jour régulière des admins trackers, rapport mensuel de la soumission des timesheets
- Gérer bien les permissions conformément à notre règlement intérieur et normes de NRC
- Veuille sur la bonne hygiène des lieux de travail et Ghuest
- Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
- Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
- S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC.
- Assurer la mise à jour de toutes les bases de données par rapport aux : contrats, visas, liste de contact, baux, liste de présence, etc.
- Superviser les staffs de ménage et autres prestataires sur les taches qui leur sont dévolues en conformité avec la politique de gestion des performances de NRC.
- Gérer tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires et formations (y inclus les pauses-café, déjeuners et diners).
- S’assure de la bonne gestion des contrats de baux et des conventions avec les tiers.
- Effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.
QUALIFICATIONS
Compétences et Qualification
- Expérience professionnelle de deux ans en tant qu’Assistant Admin et RH idéalement dans une ONG Internationale et dans un contexte humanitaire.
- Au moins une licence ou équivalent en Ressources Humaines/Administration
- Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
- Expérience de travail en classement des dossiers et l’administration.
- Capacité de travail en autonomie.
- Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et de divers horizons
- Connaissance de Word et Excel
- Parler et écrire aisément le français.
- La connaissance de l’anglais un atout.
Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences de NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
- Planifier et obtenir des résultats
- Autonomiser et renforcer la confiance
- Communiquer de façon respectueuse et impactante
- Une grande discrétion
- Forte capacité de travailler en équipe
