Le NRC recrute pour ce poste (24 Mai 2023)

Le Forum des ONGI au Mali (FONGIM) est une association de droit malien reconnue par les autorités. Il compte actuellement 109 ONG internationales membres. Le FONGIM a pour objectif d’assurer/renforcer, de manière indépendante, la coordination entre les ONG membres, de faciliter un meilleur partage de l’information et de l’expertise et l’adoption de lignes directrices communes. Il veille au respect des principes fondamentaux par une utilisation plus coordonnée, efficiente et efficace des ressources humanitaires, de relèvement et de développement en réponse aux besoins de la population malienne.  Il assure l’interface entre les membres et les autorités locales et nationales, les Nations Unies, les bailleurs de fonds, les représentations diplomatiques et les partenaires extérieurs.

Les activités du FONGIM sont statutairement développées autour de 5 piliers : (i) Information / plateforme d’échanges (ii) Coordination / représentation (iii) Plaidoyer (iv) Communication (v) Renforcement de capacités.

Sous la supervision du Directeur Exécutif du FONGIM, le Coordinateur Exécutif est chargé d’optimiser l’efficacité et le fonctionnement de la Direction Exécutive du FONGIM en apportant un soutien administratif et logistique de haut niveau au Directeur Exécutif du FONGIM et à son adjoint, dans l‘organisation des réunions mensuelles du Bureau, des deux Assemblées Générales annuelles, des réunions des Groupes de Travail du FONGIM, dans la rédaction des compte-rendu et le suivi des points d’action, et dans la gestion des relations de la Direction Exécutive avec les partenaires externes. Le Coordinateur Exécutif travaille de manière autonome à la coordination, la recherche et la collecte de données, l’analyse et la préparation de présentations PPT.

Responsabilités générales : 

1. Coordination des réunions internes du FONGIM (Bureau, Assemblée Générale, Groupes de Travail, Sous-groupes régionaux, réunions ad hoc);
2. Gestion des relations et représentation de la Direction Exécutive du FONGIM;
3. Soutien administratif à la Direction Exécutive.

Responsabilités spécifiques : 

Coordination des réunions internes du FONGIM 

• Coordonner la logistique des réunions internes du FONGIM (Bureau, AG, Groupes de Travail, Sous-groupes régionaux, réunions ad hoc), convoquer les réunions, préparer/partager les ordres du jour et organiser en temps utile des salles/lieux, des services de restauration, des déplacements et du matériel audiovisuel nécessaire, des fournitures et des prestations de service ;
• Planifier les réunions et mettre à jour régulièrement le calendrier des réunions ;
• Préparer les présentations et rédiger les compte-rendu des réunions ;
• Gérer les points de décision des différentes réunions et en assurer le suivi pour leur bonne exécution ;
• Organiser les documents de la Direction Exécutive et développer un système d’archivage numérique des documents des différentes réunions internes ;
• Faire office de point de contact pour les demandes de soutien que les Chefs de file des Groupes de Travail adressent à la Direction Exécutive ;
• Apporter un soutien ponctuel au Chefs de file des différents Groupe de Travail du FONGIM ;
• Appui l’équipe de direction dans la gestion des membres du forum (liste de contacts, inscriptions, rapports, compte-rendu, gestion des RDV, lancement des invitations, etc.) ;
• Aider à la planification des évaluations des Groupes de Travail et à la rédaction des rapports aux bailleurs.

Gestion des relations et représentation de la Direction Exécutive

• Contribuer à trier et à gérer les communications écrites et numériques avec les partenaires externes, dans certaines circonstances, à déterminer le suivi à donner au nom de la Direction Exécutive ;
• Planifier et coordonner au nom de la Direction Exécutive, les réceptions, conférences ou événements particuliers auxquels participent les membres du FONGIM ;
• Gestion du calendrier du Directeur exécutif pour ses engagements extérieurs ;

Soutien administratif

• Appuyer la Direction Exécutive dans la gestion des membres du forum (liste de contacts, adhésion, gestion des RDV, lancement des invitations, etc.) ;
• Rédiger et réviser des documents de correspondance interne et externe au nom de la Direction Exécutive ;
• Développer un système d’archivage des documents de la Direction Exécutive ;
• Apporter un soutien administratif direct à la Direction Exécutive, notamment en photocopiant, classant, scannant, en organisant et gérant des documents.

1. Compétences professionnelles : 

Compétences professionnelles générales :

• Expérience acquise dans le cadre d’un poste administratif de haut niveau ;
• Expérience en tant que point de contact pour un cadre supérieur ;
• Expérience au sein d’une organisation de développement et/ou humanitaire ;
• Expérience en coordination (consortium ou forum par ex) ;
• Résultats documentés liés aux responsabilités du poste ;
• Maîtrise parfaite du français, connaissance de l’anglais.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

• Compétences de haut niveau en informatique (applications Microsoft office).

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer les environnements peu sûrs ;
• Planifier et obtenir des résultats ;
• Autonomiser et renforcer la confiance ;
• Communiquer de façon respectueuse.