Résumé des fonctions:

Le Haut-commissariat du Canada à Accra, au Ghana, sollicite des candidatures pour un poste d’assistant(e) principal(e) SPED. Sous la supervision directe du gestionnaire du programme SPED, l’assistant(e) principal(e) SPED fournira un soutien administratif et de programme à la section des affaires politiques et publiques de l’ambassade. L’assistant(e) SPED sera responsable des processus du bureau de la mission qui soutiennent les intérêts du Canada par le biais de la diplomatie, de l’élaboration de conseils en matière de politique étrangère et de la programmation.

Ses responsabilités sont les suivantes :
– Rôle principal : Fournir des services de coordination et de soutien administratif de haut niveau au programme SPED de la mission. Il s’agit notamment de coordonner les processus et les fonctions administratives et de bureau tels que l’organisation des déplacements et de l’hébergement, la programmation des réunions et des rendez-vous, l’aide à la préparation des visites et des événements d’accueil, ainsi que les projets et les mises à jour des programmes de visite, et la recherche, la collecte et/ou la vérification d’informations pour une série de sujets, de dossiers et d’affaires liés au programme SPED.
– Conseils et recommandations : Fournir des conseils et des recommandations sur les questions administratives liées aux projets de plaidoyer, à la planification des visites et des événements, aux options de programme de visite, aux contacts de plaidoyer, aux lieux et aux partenaires pour les initiatives de plaidoyer et de diplomatie culturelle, ainsi qu’aux changements de procédures et de pratiques pour répondre à des situations nouvelles ou changeantes. Contrôler les dépenses budgétaires pour le programme SPED et formuler des recommandations relatives au système de gestion financière de la mission.
– Documents et services : Rédiger des propositions budgétaires, des notes de réunion, de la correspondance de routine, des rapports administratifs et des rapports d’avancement et/ou des rapports statistiques périodiques pour le programme SPED. Il suit, contrôle et surveille le budget du programme à l’appui des initiatives et des événements/projets du programme à la mission et en rend compte, notamment en traitant les paiements, les recettes et les soldes de fonds et en fournissant des rapports connexes.
– Recherche et analyse : Soutenir la recherche et l’analyse des tendances et des développements liés à un ou plusieurs services de base du programme SPED. Recherche et coordination de la collecte et de la gestion des informations relatives à un éventail de sujets, de dossiers et d’affaires liés au programme SPED de la mission. Cela peut inclure l’examen des médias d’information et l’analyse des émissions de radio et de télévision (souvent dans la langue locale) pour repérer les références au Canada et aux valeurs canadiennes afin d’en savoir plus sur les récents développements politiques/économiques locaux.
– Création de réseaux et d’alliances : Établir et maintenir des contacts opérationnels avec des représentants du gouvernement local, des organisations et des agences afin d’échanger des informations sur les politiques locales, les réglementations, les procédures administratives, les tendances et les développements susceptibles d’affecter la mise en œuvre du programme SPED.
– Communications et services à la clientèle : Fournir des informations sur les procédures, les formulaires appropriés ou les exigences en matière de documents, répondre aux demandes de renseignements relatives aux services et/ou orienter les clients vers les autorités compétentes. Il contribue aux stratégies de communication, planifie, élabore et publie le contenu des médias sociaux et assure la surveillance des médias et l’établissement de rapports pour tous les services du programme SPED sur les plates-formes de médias ordinaires et sociaux.
– Comités et groupes de travail : Participe aux comités et aux groupes de travail lors d’événements et de visites importants. Organiser et coordonner les dispositions administratives et logistiques pour les voyages, les événements culturels et de partenariat, les initiatives promotionnelles ainsi que les visites officielles organisées par le programme SPED.
– Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Coordonner les fonctions administratives du programme SPED et superviser le travail du personnel administratif. Il peut superviser un ou plusieurs postes administratifs.
– Autres tâches : Le candidat peut être amené à traduire des documents et/ou à servir d’interprète pour le personnel canadien.

Toutes les activités des employés du gouvernement du Canada sont régies par le Code de valeurs et d’éthique du gouvernement du Canada.

Zone de sélection:

Ce poste est ouvert aux candidats qui ont le droit de travailler et de résider au Ghana sans restriction, qui satisfont à toutes les exigences essentielles énoncées et dont les candidatures ont été reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada au Ghana ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études :

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.

• Diplôme universitaire d’une université reconnue
  OU une combinaison d’études, de formation et d’au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un rôle administratif (ou équivalent) au sein d’un gouvernement, d’une société civile, d’une ambassade ou d’une organisation internationale.

Profil linguistique :

• Maîtrise de l’anglais (écrit et oral).

Expérience :

– Expérience récente* du travail dans un bureau, les tâches principales étant liées à au moins trois des domaines suivants : soutien financier et administratif ; planification ; administration ; recherche et analyse ; mise en œuvre de politiques et de procédures ; relations avec les parties prenantes.
– Expérience récente* dans la fourniture d’un service d’assistance aux clients à Ghana.

*L’expérience récente est définie comme un minimum de trois ans au cours des cinq dernières années.

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances :

• Connaissance des outils Microsoft Office (par exemple, Excel, Word, Outlook) ;
• Connaissance des outils de médias sociaux tels que Twitter.

Compétences :

• Service à la clientèle ;
• Souci du détail ;
• Jugement, y compris la formulation de recommandations judicieuses ;
• Esprit d’initiative ;
• Adaptabilité et flexibilité ;
• Intégrité professionnelle ;
• Travail d’équipe.

Capacités :

• Communication écrite et orale efficace en anglais ;
• Préparer et gérer un budget ;
• Capacité à gérer son temps, à fixer des priorités et à respecter les délais.

Qualifications constituant un atout :

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Connaissance des politiques et programmes du Canada en matière de paix et de sécurité ;
• Capacité à préparer des documents et des présentations de haute qualité pour les communications externes, y compris le formatage de documents Word et la conception de PowerPoints ou de Prezis ;
• Expérience de travail avec des outils de gestion financière tels que SAP ;
• Expérience de travail au sein d’une organisation internationale ou d’une ambassade ;
• Capacité à travailler en français à l’écrit et à l’oral.

Exigences opérationnelles :

• Horaires de travail : 37,5 heures par semaine ;
• Peut être amené à faire des heures supplémentaires ;
• Peut être amené à travailler en dehors des heures normales de travail (c’est-à-dire les soirs et les week-ends).

Conditions d’emploi :

Les conditions d’emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

– Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

– Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d’emploi.