Le Bureau de l’HCR a été créé le 14 décembre 1950 par l’Assemblée générale des Nations Unies. L’agence a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes des réfugiés dans le monde entier. Son objectif principal est de protéger les droits et le bien-être des réfugiés.
HCR recherche un Chargé d’approvisionnement adjoint
– Soutenir le processus d’approvisionnement pour assurer une livraison rapide, rentable et adéquate des produits et services pour soutenir les besoins opérationnels.
– Mener des études de marché, identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs potentiels.
– Garantir des normes de qualité élevées pour les biens et services achetés par le HCR en élaborant, si nécessaire, et en maintenant des critères/procédures spécifiques de contrôle interne et d’auto-évaluation.
– Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’approvisionnement du HCR lors de la planification de l’achat de produits et services importants.
– Examiner les demandes, les spécifications et la livraison requise.
– Préparer les documents d’appel d’offres (demande de propositions, termes de référence) en s’assurant que le processus d’appel d’offres est conforme aux règles et procédures financières établies par l’ONU/le HCR et aux réglementations et directives en matière d’approvisionnement.
– Analyser les offres, préparer/examiner l’évaluation financière et coordonner l’ensemble du processus d’évaluation.
– Négocier avec les fournisseurs, élaborer et préparer des contrats souvent complexes pour l’achat de biens et services en définissant les termes et conditions, en garantissant les meilleures conditions de qualité/livraison et une gestion proactive des risques associés.
– Établir des relations constructives avec les agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les autorités gouvernementales et d’autres partenaires, le cas échéant.
– Gérer les fournisseurs et les processus associés, notamment l’identification, l’évaluation et la sélection des fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des biens et des services. Veiller à la mise à jour des bases de données des fournisseurs et des articles.
– Superviser les processus d’appel d’offres et examiner ou rédiger les propositions d’attribution de contrats à l’intention du comité des contrats compétent.
– Mener des évaluations périodiques de l’exécution des contrats en collaboration avec les unités demandeuses et fournir un retour d’information aux demandeurs et aux fournisseurs.
– Guider les bureaux en cas de besoin d’espaces de bureaux supplémentaires, de prolongations de leurs baux, d’améliorations locatives ou d’autres travaux de construction. Assurer le volet achats de l’établissement ou de la prolongation des baux de bureaux.
– Collaborer avec les parties prenantes du CBI à la conception et à la mise en œuvre de l’évaluation et du suivi du marché afin de déterminer si le CBI est une option. Contribuer à la procédure d’achat pour la contractualisation des prestataires de services financiers (PSF).
– Conseiller les équipes opérationnelles et leurs collègues sur le rôle de l’équipe multifonctionnelle des achats des partenaires et sur les processus et exigences de qualification des achats des partenaires.
– Recommander des partenaires pour des projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des atouts et des ressources du partenaire et/ou du prestataire du HCR, conformément aux critères conformes aux règles et réglementations du HCR.
– Recueillir des dossiers précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, périodiquement et sur demande.
– Assurer la liaison, le cas échéant, avec les unités demandeuses au siège et sur le terrain, afin de fournir des conseils en matière d’approvisionnement sur les politiques et procédures pertinentes et de clarifier les termes de référence/spécifications.
– Favoriser un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement.
– Surveiller le respect des politiques, normes et directives mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
– Travailler sur des projets pratiques pour améliorer les performances d’approvisionnement qui ont des objectifs clairs, des délais, des tâches et des ressources définis et surveiller l’exécution du projet par rapport aux plans et prendre des mesures lorsque la mise en œuvre réelle s’écarte des plans.
– Contribuer à l’identification et à la gestion des risques et saisir les opportunités qui impactent les objectifs de son domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques en fonction du domaine fonctionnel. Signaler les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– S’acquitter de toute autre tâche connexe, au besoin.
Au sein des bureaux régionaux :
– Soutenir les opérations pays dans la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement en fonction des besoins, des risques et du contexte d’urgence.
– Aider les opérations pays à se conformer pleinement aux règles et réglementations dans toutes les activités d’approvisionnement.
– Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) d’approvisionnement mondiaux au sein de la zone de responsabilité et contribuer à la préparation des indicateurs régionaux, si nécessaire.
– Suivre l’avancement d’opérations spécifiques et fournir des orientations pour une mise en œuvre rapide.
– Surveiller tous les exercices d’approvisionnement périodiques et ponctuels définis par le bureau régional ou le siège et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
– Assister les opérations pays dans la gestion de CloudERP au sein de la zone de responsabilité.
– Assurer le traitement rapide des autorisations et le dédouanement des envois.
– Faciliter la formation du personnel des achats et contribuer à l’encadrement et au conseil des personnes ou des équipes d’approvisionnement, selon les besoins.
– Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et collaborer avec les cadres supérieurs pour traiter les aspects liés aux achats des opérations.
– Soutenir les plans d’évaluation des besoins des pays et contribuer à leur intégration dans les plans d’approvisionnement régionaux, et surveiller leur mise en œuvre rapide et les modifications en fonction des besoins opérationnels.
– Soutenir le travail du Comité régional des marchés (RCC) en compilant et en examinant les documents destinés aux réunions du RCC.
Dans les opérations nationales :
– Acquérir des biens et des services conformément aux règles et réglementations du HCR ainsi qu’aux procédures opérationnelles standard (POS) spécifiques à chaque pays.
– Coordonner les activités d’approvisionnement des partenaires et/ou des sous-traitants du HCR au sein de la zone de responsabilité, s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
– Participer à l’évaluation des fournisseurs et à la préparation des soumissions aux chaînes de contrôle concernées.
– Soutenir la mise en place et le maintien d’une main-d’œuvre efficace et qualifiée, capable de soutenir les opérations en cours, et organiser des formations et des ateliers, si nécessaire.
– Diriger l’équipe de projet (MFT) pour évaluer les capacités d’approvisionnement des partenaires, contribuer à la délégation du processus d’approvisionnement, par le biais de recommandations documentées.
– Assurer le traitement et le dédouanement des envois dans les délais impartis.
– Résoudre les difficultés de la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulots d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles.
– Selon la taille de l’opération, agir d’office au sein du comité de coordination de la chaîne d’approvisionnement. Examiner et valider les dossiers d’approvisionnement pour l’autorité compétente.
Qualifications minimales
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour P2/NOB – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études supérieures ; ou 1 an d’expérience pertinente avec un doctorat.
Domaine(s) de l’éducation
Achats ; Approvisionnement ; Logistique ; Administration des affaires ; Droit ; ou autre domaine pertinent.
