Voir le poste vacant – Assistant de la section de défense AO (11/24 ACC)
| Objectif du poste : |
L’administrateur fera partie d’une équipe de sept personnes qui soutiennent les relations de défense du Royaume-Uni avec le Ghana ; elle est dirigée par le conseiller en matière de défense (DA). Les tâches quotidiennes comprennent le soutien administratif au bureau, la liaison avec les contacts externes de la section de défense, les tâches de secrétariat et la tenue du journal du DA. L’assistant de la section de défense (DSA) : 1. Joue un rôle dynamique et important en tenant le DA, le POLAD et l’assistant du conseiller en matière de défense (ADA) informés des cours pré-planifiés et des mouvements d’étudiants ; 2. Aide à la coordination des tâches plus larges de la section de défense. Le DSA rendra compte à l’ADA.
Rôles et responsabilités:
• Assurer la liaison et travailler en personne et par écrit avec les forces armées du Ghana, les DA du Royaume-Uni en Afrique de l’Ouest et les directions de formation du MOD du Royaume-Uni, les institutions de formation et les équipes internationales de développement de la formation, afin de faciliter les cours parrainés par le ministère britannique de la Défense au Royaume-Uni, à l’étranger et au Ghana ; cela comprend les dispositions administratives, les plans de voyage et d’autres questions pertinentes.
• Aider aux questions de compassion, de visa et de bien-être pour les ressortissants ghanéens servant dans les forces armées du Royaume-Uni.
• Compiler les programmes de visite pour les événements de la section de la Défense, y compris les visites de navires, les équipes de formation, les exercices militaires, les déploiements et autres visiteurs liés à la défense au Ghana.
• Rédiger la correspondance officielle.
• Aider à l’organisation de la section de la Défense ou d’événements plus larges du Haut-Commissariat.
• Aider à l’accueil des visiteurs de la section de la Défense.
• Gestion des fichiers électroniques, maintenance et mise à jour des feuilles de calcul pour tous les cours basés au Royaume-Uni, les vols, les mouvements médicaux et de la section de la Défense, leurs procédures opérationnelles permanentes et les listes de contacts de la section de la Défense.
• Tâches d’assistant personnel du DA selon les besoins, y compris la gestion de l’agenda.
• Participation à des événements sociaux/cérémoniaux officiels au nom de la section de la Défense.
• Tâches courantes à l’appui du Haut-Commissariat dans son ensemble, y compris certaines tâches liées à la valise diplomatique et au courrier.
• Évaluer le DA et l’ADA chaque semaine/quotidiennement sur les progrès, les problèmes et les défis.
- Membre d’équipe solide, capable de travailler au sein d’une organisation multiculturelle et ayant la confiance nécessaire pour évaluer le DA et l’ADA.
- Un administrateur confiant, auto-organisé, professionnel, doté de capacités de communication écrite et verbale formelles et informelles et de solides compétences administratives.
- Capacité à prioriser, effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais en suivant les processus du système pour les tâches avec une supervision minimale dans un environnement au rythme effréné.
- Soutenir des approches créatives et innovantes pour projeter l’engagement de défense du Royaume-Uni avec le Ghana
- Excellente maîtrise de Microsoft Office et des outils de reporting.
- Discrétion dans le traitement d’informations confidentielles et sensibles.
- Flexibilité et adaptabilité lorsque les axes de travail changent.
- Une connaissance de base des questions de défense ou militaires et/ou des environnements de travail associés serait un avantage.
- La capacité de communiquer en français est considérée comme un atout.
Exigences linguistiques :
Langue : français
Niveau de langue requis : Courant
Langue : Français
Niveau de langue requis : Niveau opérationnel souhaité
- Tous les candidats doivent être légalement en mesure de travailler au Ghana avec le visa/statut ou le permis de travail approprié.
- Le candidat retenu devra démontrer qu’il répond aux exigences de la loi ghanéenne pour travailler au Ghana.
- Le Haut-Commissariat britannique à Accra est un employeur garantissant l’égalité des chances, soucieux de l’inclusion, d’une main-d’œuvre diversifiée et de la valorisation de la différence.
- Le personnel recruté localement par le Haut-Commissariat britannique à Accra est soumis aux conditions de service conformément au droit du travail local ghanéen.
- Une vérification des références et des autorisations de sécurité seront effectuées.
- Capacité à travailler dans un service en constante évolution, à s’engager à l’international, solides compétences en matière d’organisation et de communication, tenue précise des dossiers/documents administratifs/tenue de registres, et souci du détail tout en travaillant sous pression. Bonne connaissance de Microsoft et de l’informatique de bureau, confiance en soi pour évaluer lors des réunions hebdomadaires tout en travaillant en étroite collaboration au sein d’une petite équipe.
