Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et luttons contre la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité sexuelle, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des opportunités de travail flexibles et adaptées à la famille, lorsque les besoins opérationnels et de sécurité le permettent. Le FCDO exploite une main-d’œuvre agile et pour faciliter cela, vous pouvez être amené à effectuer d’autres tâches de temps à autre, selon nos besoins raisonnables.
Voir le poste vacant – Responsable de bureau AO (25/04 ACC)
Catégorie d’emploi
Ministère des Affaires étrangères, du Commonwealth et du Développement (Opérations et services généraux)
Description du poste (rôles et responsabilités)
Objectif principal du poste :
Le rôle de responsable de bureau est essentiel aux services de l’entreprise et facilite le fonctionnement efficace et harmonieux des bureaux de BHC et des opérations quotidiennes.
Le quotidien sera varié : une partie du temps sera consacrée à soutenir les responsabilités administratives de l’équipe de direction des services généraux. Une autre partie sera consacrée à l’organisation de l’entretien et du nettoyage de l’infrastructure du bureau, à la gestion des fournitures et de la papeterie de bureau, des services publics et à la création d’un environnement de travail confortable.
Rôles et responsabilités :
Le gestionnaire de bureau aura de l’expérience dans l’organisation et la coordination des tâches administratives, de l’entretien du bureau et des procédures. Votre rôle est de créer et de maintenir un environnement de travail agréable, garantissant des niveaux élevés d’efficacité organisationnelle, de communication et de sécurité.
Les rôles et responsabilités se répartiront dans les domaines suivants :
· Gérer les services de bureau en veillant à ce que l’espace/l’agencement du bureau, les activités, les procédures (telles que les systèmes d’enregistrement, les demandes de fournitures, les services publics, etc.), l’équipement et la maintenance (y compris le nettoyage) soient organisés et contrôlés.
· Gérer les contrats et les négociations avec les fournisseurs de bureau et les prestataires de services et s’assurer que les indicateurs clés de performance des contrats sont atteints ou dépassés.
· Assurer la responsabilité de la planification des réunions et des rendez-vous de l’équipe, de l’organisation des fournitures de bureau et de la papeterie, de l’accueil des visiteurs externes et de la fourniture d’un soutien administratif général à l’équipe CS.
· Coordonner avec le service informatique et les autres services tout l’équipement de bureau.
· En fin de compte, le responsable de bureau doit être en mesure d’assurer le bon fonctionnement des bureaux de BHC et de contribuer à améliorer les procédures de l’entreprise et les activités quotidiennes.
· D’autres situations surviendront et le titulaire devra être réactif et discret lorsque le Haut-Commissaire ou son adjoint se tournera vers lui pour obtenir des conseils ou un soutien. Travailler avec les chefs des services généraux, le chef des domaines, le directeur des travaux du projet sismique et le chef de projet ESD pour fournir rapidement les informations nécessaires sur les domaines de la Mission.
· Assurer la continuité des opérations du BHC Estates pendant le programme sismique. Par exemple, trouver des solutions créatives pour organiser des événements sans la Résidence ; résoudre les problèmes liés au fonctionnement du personnel de la Résidence dans le nouvel environnement ; assurer la continuité des emplacements de secours et des communications du BHC en temps de crise. De nombreux problèmes ne sont pas encore connus – une attitude positive et la capacité à résoudre les problèmes de manière créative sont indispensables.
· Fournir un soutien immobilier au directeur de la résidence, au chef cuisinier, au personnel domestique et aux autres membres du personnel du TWG et, parfois, être prêt à assumer un rôle de gestion active lorsque les directives et les décisions ne sont pas claires
Qualifications, compétences et expérience essentielles
- Expérience en gestion de bureau et en administration.
- Expérience de travail dans un environnement où le protocole est attendu.
- Expérience de Microsoft Office.
- Discrétion avérée.
- Anglais courant, twi et ga parlés.
Qualifications, compétences et expérience souhaitées
- Expérience de travail au sein du BHC au sein de différentes équipes et de différents domaines politiques.
- Gestion des budgets.
- Expérience de travail avec de hauts fonctionnaires ou des VIP.
Comportements requis
Communiquer et influencer, livrer à un rythme soutenu, prendre des décisions efficaces, gérer un service de qualité, travailler ensemble.
Date limite de candidature : 14 février 2025
Grade : Agent administratif (AO)
Type de poste : Permanent
Heures de travail par semaine : 35
Région : Afrique
Pays/Territoire : Ghana
Localisation (ville) : Accra
Type de poste : Haut-commissariat britannique
Nombre de postes vacants : 1
Devise du salaire : Dollars américains
Salaire : 810,69 payés 12 fois par an
Type de salaire : mensuel
Date de début : 1er avril 2025
