À propos du haut-commissariat britannique
Objectif principal du poste :
Le titulaire du poste soutiendra le projet de renforcement du Règlement sanitaire international (RSI) financé par l’aide publique au développement (APD) de l’Agence britannique de sécurité sanitaire (UKHSA), sous la direction du responsable supérieur de soutien au projet et du responsable pays de l’UKHSA pour le Nigéria, afin d’assurer la coordination et livraison des résultats identifiés. Le projet de renforcement du RSI vise à contribuer à l’amélioration de la sécurité sanitaire mondiale grâce à une conformité accrue au RSI dans certains pays et régions d’Afrique et d’Asie. Le titulaire du poste jouera un rôle crucial en soutenant les différents projets dans le cadre du plan de travail convenu avec le Centre nigérian de contrôle et de prévention des maladies (NCDC), d’autres départements gouvernementaux et parties prenantes, en garantissant que les activités sont exécutées de manière efficiente et efficace.
Le titulaire du poste assurera une gamme d’activités administratives, logistiques et de coordination de projet au nom du projet de renforcement du RSI au Nigeria, permettant la fourniture d’une expertise sur le terrain. Le titulaire du poste doit parler couramment l’anglais et posséder d’excellentes compétences en matière d’organisation, de priorisation et de coordination pour respecter des délais logistiques et opérationnels complexes. Le titulaire du poste apportera son soutien au responsable pays de l’UKHSA pour le Nigeria et aux conseillers techniques, afin d’assurer la coordination et la livraison des résultats identifiés, jouant un rôle crucial dans le soutien des différents projets du plan de travail avec le NCDC.
Le titulaire du poste aura de solides compétences en communication, sera capable de travailler en équipe et de manière indépendante. Il/elle doit également être capable de s’engager efficacement et de développer d’excellentes relations de travail avec un large éventail d’individus et de parties prenantes aux niveaux local, national et international. Bien que le poste soit basé à Abuja, des déplacements nationaux et internationaux occasionnels peuvent être nécessaires.
Gestion de bureau
- Fournir un soutien administratif et logistique complet aux équipes techniques du projet IHR au Nigeria et de l’UKHSA.
- Résumer la correspondance, les rapports et compiler les lettres, tant courantes que ponctuelles, en veillant au respect des délais
- Gérer la correspondance et les courriels entrants, y compris ceux de nature confidentielle et sensible, en faisant preuve d’un jugement indépendant pour prendre les mesures appropriées.
- Évaluer et prioriser sa propre charge de travail dans un délai donné, pour respecter les calendriers du projet
- Soutenir les projets en développant et en identifiant les ressources nécessaires, en veillant à ce que tous les matériaux et ressources soient à jour et appropriés.
- Assurer la liaison avec les prestataires logistiques externes pour répondre aux besoins des équipes techniques entrantes de l’UKHSA et des partenaires nationaux.
- Gérer sa propre charge de travail et ses activités, y compris la gestion des e-mails et de l’agenda des autres membres concernés de l’équipe,
- Participer au développement personnel pour améliorer continuellement les performances/les systèmes et entreprendre les activités de développement identifiées.
Soutien au projet
- Dépannage pour l’équipe nationale rencontrant des problèmes techniques et opérationnels.
- Alerter le responsable supérieur de soutien au projet et le responsable national lorsque des problèmes urgents surviennent.
- Porter des jugements et fournir des informations concernant une gamme de faits ou de situations liés au travail, dont certains nécessitent une analyse et une comparaison d’une gamme d’options.
- Rédiger des briefings et des rapports selon les besoins.
- Identifier les erreurs ou les problèmes, prendre les mesures nécessaires pour résoudre et/ou informer le responsable national.
- Soutenir la planification de réunions, d’événements de haut niveau et de conférences, en travaillant avec le prestataire de services local et le responsable supérieur de soutien au projet.
- Examiner les procédures ou les systèmes pour identifier les améliorations, simplifier les processus et la prise de décision, en capturant les changements dans les méthodes opérationnelles de travail et en les intégrant dans les SOP du programme.
- Aider à l’orientation des équipes techniques de l’UKHSA à leur arrivée au Nigeria en fournissant des connaissances et une compréhension locales.
- Diriger l’intégration du nouveau personnel.
- Planifier et organiser les aspects définis de la réalisation du projet sous la direction du responsable pays.
- Surveiller les progrès d’aspects définis de projets et de processus commerciaux spécifiques, en identifiant les problèmes ou les opportunités, prendre les mesures nécessaires et/ou informer le responsable national.
Communication et engagement des parties prenantes
- Communiquer avec un large éventail de professionnels de la santé et autres, tant au niveau local, national qu’international.
- En liaison avec les équipes de communication de l’UKHSA et du BHC, les partenaires et le HMG au sens large, gérer la communication sur les réseaux sociaux dans le pays.
- Coordonner les flux de communications externes et internes (mémos, newsletters, etc.).
- Travailler avec les membres de l’équipe de communication pour conceptualiser et mettre en œuvre des stratégies et des campagnes de communication.
- Assurer la liaison et négocier avec le personnel et les autres équipes pour soutenir le fonctionnement efficace des projets et des fonctions commerciales, y compris les communications.
- Répondre aux demandes des principales parties prenantes pour fournir des informations conformément aux protocoles et procédures convenus.
- Soutenir la planification de réunions, d’événements de haut niveau et de conférences, en travaillant avec le prestataire de services local et le responsable national.
Qualifications, compétences et expérience essentielles
- Diplôme ou expérience équivalente.
- Expérience antérieure dans un rôle administratif similaire dans le secteur public ou auprès d’organisations bilatérales/multilatérales.
- Expérience administrative avérée, y compris la gestion d’agendas complexes et l’organisation de réunions et d’événements de grande envergure.
- Expérience dans la rédaction de documents d’information, de rapports et de présentations.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale sur des sujets complexes, nécessitant souvent de la persuasion et de l’influence.
- Connaissance des procédures administratives, de la gestion de projet et de l’analyse de l’information.
- Expérience dans l’interprétation et la mise en œuvre de politiques d’entreprise, par exemple les politiques et procédures RH.
- Compétences efficaces en matière d’organisation, de priorisation et de planification.
- Capacité à travailler de sa propre initiative et à organiser sa propre charge de travail sans supervision, dans des délais serrés et souvent changeants.
- Adaptabilité, flexibilité et capacité à faire face à l’incertitude et au changement.
- Capacité à traiter des informations strictement confidentielles provenant de sources internes et externes tout en adhérant toujours aux meilleures pratiques de confidentialité.
- Utilisateur compétent en informatique et compétent des programmes Microsoft tels qu’Outlook, Word, Excel et SharePoint.
- Une compréhension et un engagement en faveur de l’égalité des chances et de bonnes relations de travail, à la fois en termes de pratiques de travail quotidiennes, mais également en matière de systèmes de gestion.
Qualifications, compétences et expérience souhaitables
- Compréhension de la santé mondiale, y compris les défis sanitaires des pays à revenu faible et intermédiaire.
- Capacité à analyser et interpréter des informations et à recommander des actions appropriées.
- Expérience de l’organisation d’événements/conférences.
- Formation complémentaire, expérience ou formation en gestion de projet.
