POSTE 1/ AGENT DE GESTION DE PROGRAMME (TJO), P4
Org. Réglage et rapport
Ce poste est au sein du Bureau du Haut-Commissariat aux droits de l’homme (HCDH), situé au sein de la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation, à Bamako, Mali (MINUSMA). Le/la titulaire sera sous la supervision générale du Directeur de la Division des droits de l’homme et de la protection, Représentant du Haut-Commissariat aux droits de l’homme au Mali. Il s’agit d’un fonds de consolidation de la paix (PBF), les activités seront menées conjointement avec le PNUD et ONU FEMMES.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’agent de gestion de programme sera responsable des tâches suivantes :
• Aide à effectuer une étude documentaire approfondie des stratégies, des politiques et des cadres pertinents au contexte, ainsi que des documents et rapports du projet.
• Prend en charge la collecte de données, en particulier lors de la mission sur le terrain. Si nécessaire, le titulaire participera et / ou mènera des entretiens et collaborera pour s’assurer que les données sont collectées conformément à la méthodologie convenue.
• Fournit un soutien et des contributions pour la préparation de la note de démarrage.
• Élabore, met en œuvre et évalue les programmes/projets assignés, etc. ; surveille et analyse le développement et la mise en œuvre des programmes/projets ; examine les documents et rapports pertinents ; identifie les problèmes et les problèmes à résoudre et initie des actions correctives ; assure la liaison avec les parties concernées ; assure le suivi des actions.
• Effectue des missions de conseil, en collaboration avec le client, en planifiant des ateliers de facilitation, à travers d’autres sessions interactives et en aidant à développer le plan d’action que le client utilisera pour gérer le changement.
• Recherche, analyse et présente des informations recueillies auprès de diverses sources.
• Coordonne l’élaboration des politiques, y compris l’examen et l’analyse des enjeux et des tendances, la préparation des évaluations ou d’autres activités de recherche et études.
• Génère des initiatives d’enquête; conçoit des outils de collecte de données ; examine, analyse et interprète les réponses, identifie les problèmes/questions et prépare des conclusions.
• Organise et prépare des documents écrits, par exemple des projets de documents d’information, des analyses, des sections de rapports et d’études, des contributions à des publications,
etc. préparation de documents et de présentations, etc.
• Initie et coordonne les activités de sensibilisation ; organise des ateliers de formation, des séminaires, etc. ; fait des présentations sur des sujets/activités assignés.
• Dirige et/ou participe à de grandes missions complexes sur le terrain, y compris la fourniture de conseils aux consultants externes, aux responsables gouvernementaux et à d’autres parties et la rédaction de résumés de mission, etc.
• Coordonne les activités liées au financement budgétaire (préparation et soumission de programmes/projets, rapports d’avancement , états financiers, etc.) et prépare les documents/rapports y afférents (engagement, programme de travail, budget programme, etc.).
• Effectue d’autres tâches au besoin.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance et compréhension des théories, concepts et approches pertinents pour un secteur particulier, un domaine fonctionnel ou un autre domaine spécialisé. Connaissance du contexte juridique malien. Capacité d’identifier les enjeux, d’analyser et de participer à la résolution des enjeux/problèmes. Capacité à effectuer la collecte de données en utilisant diverses méthodes. Compétences analytiques et évaluatives conceptuelles pour mener des recherches et des analyses indépendantes, y compris la connaissance et l’expérience de l’utilisation de diverses sources de recherche, y compris des sources électroniques sur Internet, intranet et autres bases de données. Aptitude à faire preuve de jugement dans le contexte des missions confiées, à planifier son propre travail et à gérer des priorités conflictuelles. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
RESPONSABILISATION : Assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, en gestion, en économie ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience professionnelle qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de sept années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion de projets ou de programmes, l’administration ou un domaine connexe est requis.
Une expérience des approches de gestion du cycle de projet et de cadre logique est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais ou du français (à l’oral et à l’écrit) est requise ; la connaissance de l’autre est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
POSTE 2/ AGENT DE GESTION DE L’INFORMATION (TJO), P3
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, le responsable de la gestion de l’information sera responsable des tâches suivantes :
Général
• Configure et gère le contenu sur les plates-formes pertinentes, fournit un contrôle de qualité global pour la plate-forme et s’assure que le contenu est à jour, complet et respecte les normes de métadonnées pertinentes.
• Fournit des services consultatifs sur les pratiques de tenue de documents, notamment : analyse des besoins et des processus opérationnels; organisation et maintenance des ressources d’information de l’ONU; la conservation et l’élimination des dossiers ; et politiques et procédures de gestion de l’information, en mettant l’accent sur les applications technologiques.
• Recherche, analyse et évalue les nouvelles applications des technologies de l’information aux archives et à la gestion des documents et fait des recommandations pour leur déploiement.
• Participe aux projets d’amélioration de la tenue de dossiers, en contribuant aux études de faisabilité, à l’analyse des systèmes, à la conception, au développement et à la mise en œuvre et à l’évaluation et aux tests des améliorations des applications de tenue de dossiers et des nouveaux systèmes ; assure l’assistance aux utilisateurs.
• Élabore des systèmes détaillés et d’autres spécifications et normes fonctionnelles du point de vue de la tenue de dossiers et de la documentation utilisateur pour les nouveaux systèmes.
• Élabore du matériel de formation et des manuels d’utilisation; forme le personnel à l’utilisation du système d’archivage assigné.
• Gère les fonctions d’acquisition et d’élimination des documents en appliquant le concept de cycle de vie aux actifs informationnels, y compris l’évaluation en assurant la liaison avec les bureaux d’origine des documents concernant le transfert et/ou l’élimination de leurs documents ; veille à ce que les calendriers de conservation, l’enregistrement et les aspects physiques des transferts de documents respectent les normes établies ; supervise les contrats de gestion de l’espace et d’entreposage commercial; supervise le personnel des services généraux dans l’exécution des tâches connexes ; et procède à l’évaluation des dossiers.
• Comprend, se tient au courant et applique les techniques et stratégies de préservation des documents sur tous les supports. S’assure que les installations d’entreposage de la section respectent les normes environnementales.
• Gère les activités de traitement des archives en supervisant le respect des normes internationales de conservation, bibliographiques, de description et de base de données ; produit des inventaires descriptifs; prépare le balisage des inventaires descriptifs pour diffusion électronique; et formule des recommandations concernant la planification et la priorisation des exigences du programme de préservation et de description.
• Exécute et supervise les fonctions de référence en conseillant les utilisateurs internes et externes sur les fonds documentaires et l’accessibilité ; maintenir les communications avec d’autres réseaux de gestion de l’information et des spécialistes des dossiers et des archives ; superviser les activités de récupération et de reproduction du personnel des services généraux.
• Évalue l’adéquation des outils de gestion des documents et de référence existants. Met en œuvre de nouvelles technologies dans la gestion de l’information pour s’assurer que les outils développés pour un accès efficace à l’information sont accessibles au personnel dans toute l’Organisation.
• Maintient les normes d’accès et de déclassification en assurant la liaison avec les bureaux d’origine des documents/bureaux d’intérêt concernant l’accès aux documents classifiés de sécurité et met en œuvre les déterminations d’accès et de déclassification.
• Participe à l’élaboration de stratégies de sensibilisation des clients et à leur mise en œuvre. Mène des programmes de sensibilisation et d’éducation des utilisateurs pour améliorer l’utilisation par les clients des ressources d’information de bureau ; utilise son jugement sur les besoins institutionnels pertinents pour développer des présentations adaptées à l’auditoire du client ; élabore du matériel publicitaire pour faciliter la sensibilisation.
• Aide à l’administration du programme, y compris la fourniture d’assistance ou la supervision des employés contractuels et du personnel des services généraux, la formulation des contrats de consultants et institutionnels et la mise en œuvre ultérieure, l’élaboration du budget du programme, etc.
• Effectue d’autres tâches connexes, selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance de la gestion de l’information, de l’archivage, de la tenue et de l’élimination des documents. Connaissance de la maintenance des données électroniques, y compris l’évaluation, la conservation et la gestion des migrations ; conservation et description des documents. Capacité à mener des recherches et à formuler des recommandations sur les tendances en matière de gestion de l’information. Capacité à démontrer des compétences conceptuelles, analytiques et évaluatives et à mener des recherches et des analyses indépendantes, à identifier et évaluer les problèmes, à formuler des options et à formuler des conclusions et des recommandations. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
SENSIBILISATION TECHNOLOGIQUE : Se tient au courant des technologies disponibles ; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
Éducation
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en archivistique, sciences de l’information, systèmes d’information, sciences sociales ou domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience professionnelle qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion moderne des archives, la tenue de documents, la bibliothèque, la gestion de l’information ou un domaine connexe est requis.
Une expérience dans ou sur la région est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais ou du français (à l’oral et à l’écrit) est requise ; la connaissance de l’autre est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
CE POSTE EST TEMPORAIREMENT DISPONIBLE JUSQU’AU 3 FÉVRIER 2023, AVEC POSSIBILITÉ DE PROLONGATION – SOUS RÉSERVE DE LA DISPONIBILITÉ DES FONDS.
