La Banque mondiale est une institution financière qui accorde des prêts et des dons. La Banque mondiale aide les pays pauvres à financer leurs projets de développement.
Le bureau de pays de la Banque mondiale en RDC (Kinshasa) est à la recherche d’une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable de travailler efficacement dans un environnement très exigeant et dynamique pour servir d’assistant d’équipe. L’adjoint d’équipe sera sous la supervision directe de l’adjoint exécutif principal (Sr.EA) qui est responsable de son perfectionnement technique et professionnel et de son évaluation du rendement. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et d’appui aux clients du bureau de pays. (L) Il assurera le soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le poste implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres lieux (locaux et internationaux), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
Remarque : Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque titulaire d’un engagement régulier ou à durée indéterminée, il conservera son engagement régulier ou à durée indéterminée. Tous les autres se verront offrir un engagement de 2 ans.
Rôles et responsabilités
Les fonctions du titulaire comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel et administratif
• Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc. complexes, selon le format et la distribution de la Banque.
• Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état d’avancement des projets.
• Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer un traitement efficace de tous les documents de projet.
• Rédiger la correspondance courante (lettres, notes de service, courriels, etc.) conforme aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et en relisant des documents corrects.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et fournir une assistance pour l’édition de documents volumineux.
• Tenir à jour les dossiers de projet de la Division (papier et électronique) et extraire des données de diverses sources et les compiler à l’intention du Directeur de pays et/ou du Groupe de la gestion de pays.
• Organiser les agendas des missions
Gestion de l’information et interaction avec les clients
• Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, au besoin, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les acheminer aux personnes appropriées pour traitement.
• Maintenir les listes de distribution actuelles, les listes de téléphone / adresses des contacts de projet / produit et distribuer des documents pour l’équipe.
• Assurer la coordination avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays.
• Suivre les aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe et en rendre compte
Gestion du temps et planification logistique
• Coordonner la gestion du temps et les échéanciers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
• Suivre les tâches assignées / étapes du projet / calendriers en utilisant les technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et / ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes inhabituels de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple, conférences, ateliers, négociations, présentation et signature du conseil d’administration, etc.
Autres fonctions
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe spéciale sur les tâches de projet et administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
Critères de sélection
• Baccalauréat minimum.
• Au moins 2 à 3 ans d’expérience directe en soutien de bureau dans une grande organisation internationale ou multinationale, d’entreprise ou de service public.
• Capacité à réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en place au moment du recrutement (par exemple, langue anglaise, applications informatiques, etc.).
• Maîtrise de la langue Français et de l’anglais (oral et écrit).
• Working knowledge of word processing and Microsoft Office.
• Good team player with ability to interact tactfully and effectively with staff at all levels.
• Willingness to seek assistance from supervisor(s)/colleagues and learn from them.
• Ability to deal accurately and complete tasks every day according to specific standards.
• Ability to function effectively in multi-disciplinary teams within a matrix management environment.
• Ability to follow through on work priorities and respond creatively to client requests.
• Demonstrated interpersonal skills, initiative, resourcefulness, effective time management, organizational skills and ability to handle confidential information.
Competencies
• Project/Task Management
Completes assigned tasks / projects with supervision as needed. Pays attention to detail and
ensures good quality products. Takes action to identify and resolve routine and non-routine
issues. Is motivated and willing to do whatever is required.
• Client Focus
Acquires awareness of Unit’s key programs and products. Able to describe the World Bank’s mission.
Interacts with internal and/or external clients, Washington, and field offices
• Communication
Speaks up, listens, and participates in meetings and dialogues.
Shares knowledge and information appropriately across the Department. Delivers accurate information in a timely manner.
Handles
confidential material with judgement and tact.
• Teamwork
Makes strengths known and seeks opportunities to contribute, participates in addressing obstacles to effective teamwork.
• Connaissances institutionnelles et expertise fonctionnelle
Comprendre où aller pour obtenir de l’information sur les politiques, les procédures et la technologie de l’établissement.
Utilise des applications (p. ex., Excel, PowerPoint) pour exécuter et exécuter des tâches courantes.
En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles sont censées être
conformément à nos valeurs fondamentales : honnêteté personnelle, intégrité, engagement, collaboration
équipes – avec ouverture et confiance; responsabiliser les autres et respecter les différences; encourager la prise de risques et la responsabilité; Profiter de notre travail et de nos familles.
La pauvreté n’a pas de frontières. L’excellence non plus. C’est pourquoi nous recherchons continuellement des personnes qualifiées d’origines diverses du monde entier. Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et d’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages complets, y compris un régime de retraite; l’assurance médicale, l’assurance-vie et l’assurance-invalidité; et les congés payés, y compris les congés parentaux, ainsi que les aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et d’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur notre travail à la Banque mondiale et à l’IFC, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
